ТОП-3 часто задаваемых вопроса при выборе корпоративного портала и как их решить

Платформ для корпоративных порталов есть много и все они разные. Часто корпоративные порталы путают с HRM-решениями (системами для управления человеческими ресурсами) или пытаются закрыть все задачи с помощью одной платформы. Однако, корпоративный портал и HRM сильно отличаются друг от друга. Они позволяют организациям выстроить управление сотрудниками, но имеют разные функции и цели.

Корпоративный портал представляет собой веб-платформу, которая объединяет различные информационные ресурсы организации: новости, документы, контактные данные сотрудников и другие полезные материалы. Он предназначен для обеспечения доступа к информации и улучшения коммуникаций внутри компании. Как правило, внутри интранета есть инструменты для общения: чаты и видеозвонки, сообщества и блоги.
HRM-система — это стратегия и инструменты, направленные на управление человеческими ресурсами компании. Она включает в себя процессы найма, обучения, мотивации, оценки и управления производительностью сотрудников.

Хотя корпоративные порталы могут содержать разделы HRM, их основная задача — предоставление информации и общение, а не управление человеческими ресурсами.

ТОП-11 популярных платформ для создания интранета

1. SharePoint (от Microsoft)
До 2022 года платформа была самой популярной для создания корпоративных порталов. Сегодня, из-за невозможности покупки и продления лицензий в России, ей пользуются значительно меньше компаний. Хорошая платформа для тех, кто ведет бизнес в других странах.

2. Битрикс24
По статистике примерно 60% крупных российских компаний делают корпоративные порталы на Битрикс24 — это отличная платформа для совместной работы. Причин много — надёжность вендора, большое число внедрений и доступная функциональность «из коробки». У системы есть облачная и коробочная версии — рекомендуем выбирать второй вариант. Дело в том, что функциональность облачной версии можно расширять только через дополнительные приложения, а изменить внешний дизайн или юзабилити не получится. С коробкой всё значительно проще и доступнее. Битрикс24 — это неплохая база для старта, но большинство крупных компаний дорабатывают её дизайн и функциональность, что требует внушительных вложений.

3. K-Team
Готовая HR-платформа с широким набором модулей: корпоративный портал, адаптация, геймификация, цели и KPI, база знаний, личный кабинет сотрудника. Система с современным дизайном и большим количеством настроек, что позволяет сократить сроки и затраты на внедрение.

Особенность платформы — объединение функций классического корпоративного портала и HRM-системы, благодаря чему можно сэкономить бюджет на интеграции систем и их поддержке.

Внутри платформы есть готовые шаблоны для новостей, адаптации сотрудников, целеполагания, что значительно упрощает работу администратора системы. K-Team поставляется с открытым исходным кодом, что делает платформу максимально гибкой. Сотрудники, руководители и HR получают все сервисы и информацию в рамках единого окна с ноутбуков и смартфонов благодаря наличию мобильной версии. А внедрение происходит в короткий срок — от 1 месяца.

4. Mirapolis
Комплексная HRM-платформа, один из лидеров российского HR-Tech рынка.

Покрывает своей функциональностью множество HR-процессов, но только в базовом варианте. Основной фокус построен вокруг системы дистанционного обучения.

Из очевидных минусов — высокая стоимость по сравнению с другими отечественными системами и средний срок внедрения около 3 месяцев. Дизайн сложный и устаревший, а доработки и развитие зависят только от вендора. При этом есть возможность установки на серверы заказчика или использование в облачном формате.

5. WEBSOFT HCM
Система для управления HR-процессами и развития персонала, подходящая для замены SAP. Компания в числе первых стала заниматься HR-системами и сделала ставку на систему дистанционного обучения (LMS). Является одним из лидеров российского HR-Tech рынка с большим количеством кейсов.

Решение больше подходит для крупного бизнеса. Можно установить на сервер предприятия или использовать как облачное решение, при этом стоимость облачного решения будет дороже. Внутри — полный цикл управления талантами и HR-сервисами, единый интерфейс для сотрудников, руководителей и HR.

Хотя система очень давно существует на рынке, сейчас она не успевает за современными технологиями. Юзабилити и интерфейсы довольно сильно отстают от актуальных тенденций. Также среди минусов высокая стоимость лицензий и ежегодных продлений, продолжительный процесс внедрения (от 3 до 6 месяцев), сложный и устаревший интерфейс, слабая кастомизация, требующая дополнительных затрат со стороны клиента, необходимость привлечения технического специалиста для поддержки системы, сложный алгоритм выгрузки отчётов.

6. VK People Hub
Комплексная система управления человеческим капиталом от VK состоит из 3-ёх модулей:

• Social — корпоративная социальная сеть
• Service — автоматизация HR-сервисов
• Talent — развитие талантов

Каждый модуль нужно приобретать отдельно, но вместе они позволяют комплексно автоматизировать HR-процессы. Данная система стоит значительно дороже других и доступна только крупным компаниям. Для небольших организаций ее функциональность может быть избыточной.

Возможно по этой причине внедрений в портфолио мало, а новые кейсы появляются редко. Многие компании выбирают VK для кадрового документооборота, но не в качестве платформы для корпоративного портала из-за сложности внедрения, кастомизации и высокой стоимости лицензий.

7. СберПульс
HR-платформа полного цикла управления персоналом, подходит для компаний численностью от 1000 сотрудников, но отличается самой высокой стоимостью среди популярных решений. Система облачная, установить её на свои серверы не получится, как и кастомизировать под потребности бизнеса.

Не решает ключевые задачи корпоративного портала, а именно создание единого информационного пространства и системы для совместной работы. При этом в ней есть много различной аналитики для управления персоналом, рекомендательные сервисы на основе AI и мобильная версия.

Решение довольно молодое — разработано в 2022 году для Сбера как замена SAP Success Factors. Поэтому в портфолио компании пока не много внедрений.

8. WSS Portal
Готовый коробочный портал с разнообразным набором сервисов для HR. Существует на рынке давно и имеет много внедрений.

Изначально создан на базе MS SharePoint Foundation, затем переведён на .NET и PostgreSQL. Из минусов — доработка и кастомизация практически невозможны, решение предполагает использование в формате «как есть», хотя и устанавливается на серверы заказчика. Зависимость от вендора высокая.

Также отсутствует партнерская сеть. Многие компании, использовавшие ранее WSS Portal, уже перешли на другие платформы. Тем не менее, WSS Portal может быть полезен малым и средним организациям, которым достаточно базовой функциональности.

9. HRBOX
Комплексная HRM-платформа с богатыми функциональными возможностями. Но ложка дёгтя всё же есть и здесь — кастомизация и возможности настройки ограничены.

Зато решение можно запустить быстро с минимальным участием ИТ-специалистов. Хороший вариант для небольшой компании, не нуждающейся в интеграциях и гибкости системы. Базово закрывает большинство HR-задач, но не подходит для масштабирования. Есть мобильная версия, а внедрение занимает всего 1 месяц.

10. Моя команда
Облачная HR-платформа для малого бизнеса с широкой, но поверхностой функциональностью. Если вы ищете простое готовое решение и готовы мириться с ограничениями, вы сможете быстро запустить систему за небольшой срок.

Хороший вариант для небольшой компании, которая стремится к новому уровню управления HR-процессами. Есть мобильная версия и проект можно запустить всего за 1 месяц.

11. Incomand
Платформа, основанная на Java, чаще привлекает ИТ-специалистов. Имеет много настроек и движок бизнес-процессов, однако дизайн не очень современный.

Возможны сложности с поддержкой и развитием — сейчас Java-разработчики в дефиците и стоят дорого. Платформа позиционируется как Enterprise-решение для замены MS SharePoint в крупных компаниях, отличается наличием бессрочной лицензии в формате on-premise.

Как же выбрать лучший вариант?

Начните с разработки концепции. Опишите цели и задачи, которых вы хотите достичь. Определите целевую аудиторию будущей системы и выясните, чего они хотят, с какими проблемами сталкиваются. Подумайте, для кого вы разрабатываете систему — для HR или для сотрудников. Зачастую HR разрабатывают функциональность для управления персоналом, а сотрудники не пользуются порталом из-за отсутствия пользы для себя.

Продумайте архитектуру HR системы на несколько лет вперед. Продумайте, как вы будете развивать автоматизацию, какие интеграции могут потребоваться, нужна ли возможность настройки системы под свои процессы или вы готовы изменить их под систему. Запустить портал на тысячу и больше сотрудников без кастомизаций и интеграций практически невозможно, поэтому выбирайте решения on-premise (с установкой на свои серверы), а уже потом — функциональность под цели и задачи проекта.

Сравнивайте стоимость лицензий на 3-5 лет вперёд. Условия продления лицензий у вендоров разные: у кого-то 25% от стоимости в первый год, а у других — 100%.

Например, стоимость лицензии HRBOX в первый год на 1 000 пользователей составит 1 980 000 рублей. Ежегодное продление — 100%. Итого стоимость владения за 3 года составит 5 940 000 рублей.

Стоимость лицензий K-Team в первый год на 1 000 пользователей составит 2 098 000 рублей. Ежегодное продление — 25%. Итого стоимость владения за 3 года составит 3 986 200 рублей. То, что изначально кажется наиболее доступным, в перспективе 3-ёх лет становится значительно более дорогим.

Чек-лист по выбору платформы для корпоративного портала

1. Определите цели и задачи корпоративного портала
2. Изучите потребности и предпочтения пользователей, то есть ваших сотрудников
3. Подумайте, какие ключевые функции и модули необходимы: новости, управление документами, личный кабинет, организационная структура, социальные функции и так далее
4. Изучите возможности, дизайн и функциональность различных платформ: Битрикс24, K-Team, VK, Incomand и других
5. Оцените удобство использования и настройки платформ, наличие простой системы управления контентом
6. Определитесь, какая установка вам нужна: облачная или локальная
7. Пропишите список необходимых интеграций: 1С ЗУП, Active Directory, КЭДО, учебный портал, подбор персонала и так далее. Детально изучите возможности интеграции с другими системами и приложениями. Многие вендоры заявляют возможность интеграции, но при подробном рассмотрении выясняется, что они не поддерживают работу с множеством юридических лиц или совмещениями сотрудников
8. Проверьте наличие удобных инструментов для поиска и навигации по порталу
9. Оцените возможности для настройки портала под индивидуальные нужды пользователей
10. Определитесь, какую нагрузку с точки зрения количества пользователей и данных должен выдерживать корпоративный портал. Составьте требования к производительности и время отклика
11. Изучите возможности кастомизации и доработки системы под задачи компании
12. Оцените качество технической поддержки и обновлений вендора
13. Запишитесь на демонстрацию выбранных платформ
14. Получите тестовые доступы для самостоятельной оценки платформ
15. Проанализируйте отзывы, публичные кейсы и рекомендации других компаний, использующих выбранные платформы
16. Оцените стоимость лицензий исходя из количества пользователей и необходимой функциональности на выбранных платформах
17. Проанализируйте затраты на внедрение и настройку системы
18. Оцените сложность и время, необходимое для внедрения платформы
19. Примите окончательное решение о выборе платформы для корпоративного портала

От того, какого подрядчика вы выберите, зависит успех всего проекта. Разработка корпоративного портала — сложный процесс, который требует особых компетенций. Подрядчик должен быть экспертом в области внутренних коммуникаций, иметь опыт в разработке веб-приложений и интеграции портала с другими системами: 1С, CRM, ERP, системами подбора, дистанционного обучения и так далее.

Например, без загрузки персональных данных и организационной структуры из кадровой системы запустить портал невозможно, так как практически вся функциональность и права доступа связаны с этой информацией.

Как же выбрать лучший вариант?

Сравните стоимость услуг. Помните, что самые дешёвые услуги могут быть некачественными. Чтобы собрать оценки и сравнить их, необходимо разработать документ функционально-технических требований. Оценки следует расставлять по детальным планам проекта, так как запуск портала всегда состоит из нескольких этапов:

1. Сбор требований
2. Реализация и документирование
3. Обучение и тестирование
4. Сопровождение эксплуатации

Убедитесь, что смета проекта прозрачна и в ней нет скрытых затрат. Если подрядчик закладывает в оценку только стоимость разработки, это создает риск, что стоимость значительно возрастет в будущем или работы будут выполнены не полностью. К сожалению, некоторые вендоры считают полноценным внедрением отгрузку продукта клиенту и установку на его серверы.

Оценивайте уровень коммитмента. Ключевым моментом здесь является не только технические компетенции в области ИТ, но и понимание методологии, специфики HR-процессов, умение работать с клиентами. Поэтому при выборе исполнителя стоит обращать внимание не только на технические навыки, но и на его отношение к работе с клиентами, готовность к долгосрочному сотрудничеству.

Обратитесь к коллегам и партнёрам за рекомендациями. Изучите последние конкурсы и публичные кейсы, свяжитесь с компаниями, которые уже реализовали похожие проекты, и узнайте, с кем они работали и с какими проблемами столкнулись.

Ознакомьтесь с отзывами клиентов и рейтингами на специализированных платформах. Оцените прошлые работы компаний, особенно те, которые аналогичны вашему проекту. Убедитесь, что у команды есть необходимый опыт и навыки для реализации вашего проекта. Узнайте, как организованы процессы разработки, тестирования и развертывания. Обратите внимание на то, как организована коммуникация между вами и командой подрядчика, насколько оперативно и качественно предоставляется информация и какова вовлеченность подрядчика в реализацию проекта.

Чек-лист вопросов по выбору подрядчика для внедрения корпоративного портала

1. Сколько лет компания работает на рынке?
2. Есть ли рекомендательные письма и референсы от заказчиков из аналогичной отрасли?
3. Каков штат персонала для реализации проекта, есть ли сотрудники для замены в случае увольнения или болезни задействованных специалистов?
4. Есть ли у компании и сотрудников необходимые сертификаты и квалификация?
5. Какая методология управления проектами принята в компании?
6. Как подрядчик обеспечивает качество выполняемых работ?
7. Насколько прозрачно и детально подрядчик формирует стоимость услуг?
8. Какие условия оплаты предлагает подрядчик: предоплата, постоплата, поэтапная оплата?
9. Какие гарантии на свои услуги предоставляет подрядчик?
10. Насколько регулярно подрядчик предоставляет отчеты о ходе работ?
11. Насколько легко и удобно взаимодействовать с командой подрядчика?
12. Совпадают ли ценности подрядчика с вашими?
13. Насколько подробно подрядчик документирует свои работы?
14. Какие услуги по поддержке предлагает подрядчик после внедрения?
15. Обеспечивает ли подрядчик обучение пользователей работе с новым порталом?
16. Помогает ли он с запуском и вовлечением сотрудников в использование платформы?
17. Настроен ли подрядчик на долгосрочное сотрудничество? Способен ли сопровождать и развивать корпоративный портал «в долгую»? Проявляет ли проактивность?
18. Насколько соблюдает договоренности на этапе выборе подрядчика?

В первую очередь, минимальный набор функциональности корпоративного портала должен удовлетворять базовые потребности конечных пользователей. Веди именно для них компания внедряет новое решение.

Что это может быть?

1. Персонализированные настройки. Возможность самостоятельно создавать новые страницы и разделы
2. Внутренние новости и объявления. Удобная верстка, которая позволяет создавать красивые структурированные материалы с фото, видео, заголовками, цитатами, кнопками и так далее.
3. Профили пользователей. Личные профили сотрудников с контактной информацией и базовой информацией о них.
4. Личный кабинет сотрудника. С возможностью получить быстрый доступ к сервисам и заявкам.
5. Организационная структура. Отображение структуры компании с контактной информацией и ролями сотрудников.
6. Справочник сотрудников. Поиск и просмотр информации о сотрудниках компании.
7. Сообщества и чаты. Чтобы обсуждение рабочих процессов, обмен идеями и решение проблем происходили удобно, быстро и безопасно.
8. Хранилище документов. Центральное место для хранения, управления и доступа к документам и файлам.
9. Библиотека медиафайлов. Хранение и управление изображениями, видео и другими медиафайлами.
10. База знаний. Весь проектный опыт компании в одном месте: справочные материалы, руководства, FAQ для сотрудников, маркетинговые материалы, шаблоны и не только.
11. Опросы, голосования, форма обратной связи. Возможность оставлять предложения и отзывы о работе портала и компании в целом.
12. Сквозной поиск. Чтобы за пару кликов получать необходимую информацию, не отвлекая коллег.
13. Инструменты для анализа портала. Чтобы понимать, какие функции наиболее востребованы или нуждаются в улучшении.
14. Адаптивный дизайн. Поддержка мобильных устройств с адаптацией интерфейса под разные размеры экранов.