Когда сотрудникам приходится собирать информацию по крупицам в разных системах, вручную переносить данные с одной платформы на другую или постоянно переключаться между разрозненными сервисами, время и силы расходуются неэффективно.

Оптимизировать рабочие процессы и снять утомительную рутину с команды помогает создание единой точки входа на корпоративном портале. О том, зачем нужны интеграции сервисов с HR-платформой, как их настроить и ничего не забыть, а также какие возможности для этого есть в K-Team рассказываем в статье.

НОВОСТИ И СТАТЬИ

Главная >

Блог >

Расширяем горизонты: особенности интеграций на корпоративном портале

30 сентября

10 минут

Расширяем горизонты: особенности интеграций на корпоративном портале

Что такое интеграции и зачем они нужны?
Интеграции на корпоративном портале: с чего начать?
Как быстро наполнить портал необходимой информацией?
Как происходит интеграция корпоративного портала с Active Directory и 1С:ЗУП?

Что такое интеграции и зачем они нужны?

Интеграция — это процесс создания связей между различными информационными системами с целью создать единое информационное пространство, выстроить последовательную цепочку для передачи данных.

Когда корпоративный портал связан с другими системами компании, работа сотрудников становится проще, а число ошибок сокращается. Так, не нужно вручную переносить данные из одной программы в другую, проверять достоверность информации и следить, чтобы обновления происходили вовремя.

Чем еще полезны интеграции?

Простой путь к источникам данных. Пользователь получает всю необходимую информацию на корпоративном портале или переходит в нужный сервис по одному клику.
Защита от ошибок. Обмен данными между системами происходит автоматически.
Удобное управление данными. Когда системы взаимосвязаны, управлять информацией, актуализировать и обновлять ее, становится намного проще.
Прозрачные коммуникации. Улучшается взаимодействие между разными отделами и департаментами, обмениваться данными становится проще и эффективнее.
Высокая скорость работы. Когда вся необходимая информация под рукой, сотрудники могут быстрее принимать решения и реагировать на изменения. Кроме того, им не придется тратить время на переключения между разными сервисами.
Подробная аналитика. Благодаря интеграциям, компания может более эффективно работать с данными — собирать информацию из разных источников, составлять отчеты, смотреть, какие сервисы и страницы наиболее популярны среди сотрудников.
Доступность информации. Благодаря мобильной версии корпоративного портала сотрудники могут получать всю необходимую информацию с любых устройств: смартфонов, компьютеров и планшетов.

Интеграции на корпоративном портале: с чего начать?

С помощью интеграций корпоративных систем с порталом можно решать разные задачи: собирать данные о клиентах в единую базу, хранить историю взаимодействия с ними, чтобы делать выгодные предложения, настраивать напоминания и автоматические рассылки, анализировать эффективность бизнес-процессов, автоматически подгружать данные в формы из сторонних сервисов, получать информацию о контрагентах, создавать новые лиды и многое другое.

Шаг №1. Уточните состав данных

Определите, какие данные необходимы на портале. Опросите заинтересованных, зафиксируйте состав в Excel и расставьте приоритеты.

Необязательно пытаться сделать «всё и сразу» — избыточные данные могут нанести вред: потребуется больше ресурсов для их организации, проверки и актуализации. Лучше двигаться итерационно: начать с необходимого минимума, собрать обратную связь от ключевых пользователей, чтобы постепенно наращивать количество полезной информации на портале.

Что это может быть?

Информация о сотруднике

Фамилия, имя, отчество
Рабочий телефон
Мобильный телефон
Внутренний телефон
Логин
E-mail
Город
Дата рождения
Должность
Подразделение
Дата принятия на работу
Остаток отпуска

Отсутствия

Вид отсутствия: ежегодный отпуск, командировка, больничный и так далее
Дата начала отсутствия
Дата окончания отсутствия

Организационная структура

Наименование подразделения
Вышестоящее подразделение
Руководитель подразделения

Шаг №2. Определите источник данных

Для каждого из потоков выше необходимо определить источник данных. Чаще всего это Active Directory (хранит информацию о корпоративных учетных записях и управляет их доступом) и кадровая система (1С: ЗУП). Но вопрос не всегда очевиден — некоторые данные могут дублироваться в нескольких системах. Выбор будет зависеть от многих факторов: внутренний регламент и процесс работы с системами, момент возникновения и обновления данных в источниках, возможности интеграции с другими системами.

Не забывайте, что информацию из систем необходимо будет «подружить». Для этого определите ключевое поле, проверьте, что информация по нему актуальна в обеих системах.

Шаг №3. Проверьте актуальность данных

При первом приближении вопрос кажется достаточно простым: данные в системах есть, на портал попадают. Но потом оказывается, что структура компании не отражает действительность, а контактные данные сотрудников давно не обновлялись. Позаботьтесь об этом шаге заблаговременно — это снизит риск множества вопросов от пользователей, начиная от неверно указанной почты, заканчивая устаревшей информацией об остатке отпуска.

Если планируете вносить данные о сотруднике или отпусках на портале и в кадровой системе, то следует рассмотреть двусторонний обмен — так информация будет автоматически обновляться во всех системах.

Шаг №4. Оцените свои ресурсы

Интеграция — это непрерывный процесс, требующий вовлечения и стороны команды внедрения, и со стороны кадровой системы. Убедитесь, что в вашей команде есть сотрудники с необходимыми компетенциями, которые смогут поддерживать актуальное состояние систем с вашей стороны, выделять время на коммуникацию с командой исполнителя. Это может быть ваш технический специалист, внешний подрядчик, менеджер по работе с персоналом, который глубокого погружен в то, как данные вводятся и актуализируются в системе.

Как быстро наполнить портал необходимой информацией?

В первую очередь стоит настроить типовые механики обмена информацией с Active Directory и 1C:ЗУП.

Active Directory (AD)

AD хранит всю информацию о корпоративных учетных записях сотрудников. Вашему IT-специалисту достаточно создать учетную запись в AD при трудоустройстве нового сотрудника и точно такая же появится на портале, а сотрудник сразу же получит доступ.

Кроме того, интеграция закроет такие задачи:

Наполнение профиля сотрудника — можно подтянуть необходимые атрибуты: почта, логин, контактная информация, фотографии
Управление доступом — портал может назначать группы доступа согласно тому, что «скажет» AD. Например, можно исключить с портала сотрудников, которые работают по ГПХ или внешних совместителей.
Импорт структуры компании. Кейс редкий, поскольку хранение актуальной структуры компании не является основной задачей AD. Но если у вас именно так, то и с этой задачей интеграция справится.

2. 1С:ЗУП

1С:ЗУП обогащает портал кадровой информацией, например:

Структура компании — иерархия, подразделения, информация о руководителях. Отражает административное подчинение сотрудников и влияет на процессы внутри портала: как будут маршрутизироваться заявки и задачи, кто будет отображаться в подчинении или в роли руководителя.
Информация о сотрудниках — фотографии, персональные данные, род занятий, должность, стаж, остаток отпуска.
Информация об отсутствиях — больничные, командировки, отпуска.
Кадровые перестановки — приемы новичков, переводы, увольнения.

Как происходит интеграция корпоративного портала с Active Directory и 1С:ЗУП?

Допустим, в компании X настроена интеграция интранета с AD и 1С: ЗУП. Сценарий обмена на примере приема нового сотрудника выглядит следующим образом.

Шаг №1. Технический специалист создает корпоративную учетную запись в AD

Имя и фамилия сотрудника
Email
Логин и пароль

Уже на этом шаге портал «увидит» учетную запись AD и создаст такую же. Но есть нюанс — в профиле еще нет кадровой информации: ни должности, ни подразделения. Поэтому этот шаг технический, сотрудником с точки зрения системы он станет чуть позже.

Шаг №2. Отдел кадров добавляет информацию о приеме сотрудника в 1С: ЗУП

Заполняется карточка сотрудника с персональными данными
Появляется запись в кадровой истории

Ночью 1С:ЗУП автоматически выгружает информацию об изменениях, и ранее созданный профиль пользователя обогащается информацией:

Внутренний и мобильный номер телефона сотрудника
Дата рождения
Должность сотрудника
Подразделения сотрудника
Дата приема на работу

Чтобы понять, что Иванов Иван из AD и 1С:ЗУП — это один и тот же человек, используется ключевое поле, информация по которому поступает из обоих систем.

Ключевое поле – уникальное и не меняющееся значение, по которому можно однозначно идентифицировать сотрудника. Например, логин или табельный номер — так портал ищет совпадение и обогащает профиль сотрудника.

Шаг №3. Сотрудник авторизуется на портале, используя логин и пароль, актуальный для всех корпоративных систем компании

Профиль уже наполнен всей необходимой информацией, виден коллегам, а сотрудник может начать использовать корпоративные сервисы для онбординга.

Важно знать:

Несколько баз 1С:ЗУП стандартно не поддерживаются для выгрузки на корпоративный портал.
Построить единое дерево структуры подразделений по нескольким организациям и юридическим лицам может быть сложно. Это не блокирует возможность использования стандартного коннектора. Технический специалист может добавить информацию об организациях на второй уровень иерархии подразделений.
Совмещения сотрудников не поддерживаются. В выгрузке совмещения передаются как отдельные сотрудники, которые работают в разных подразделениях, и не объединяются в единый профиль. В таком случае вы можете рассмотреть передачу только по основному месту работы или выполнить доработку системы.

В каких случаях типовые механики могут не подходить?

Другая кадровая система
Большое количество систем: несколько баз 1С:ЗУП или 1С:ЗУП в связке с 1С:УПП
В компании уже организовано единое место хранения информации из нескольких систем, например, корпоративная витрина данных
Строгая политика информационной безопасности внутри компании

В этих случаях речь пойдет о проработке проектного решения и написании собственного коннектора.

Что еще может быть полезно?

Р7-Офис, OnlyOffice — для реализации совместной работы над документами
КЭДО: HRLink, 1С:ДО, Directum — если у вас в компании уже внедрена система кадрового документооборота, то вы можете создать на портале единое окно для формирования заявок, получения уведомлений и отслеживания хода выполнения задач
Service Desk — для подачи заявок на техническую поддержку и отслеживания статуса ее выполнения
Outlook — отправка сообщений с портала на корпоративную почту
Potok — для создания заявок на подбор

Создать единую точку входа, которая повысит эффективность бизнес-процессов — просто. Так, HR-платформа K-Team поддерживает интеграцию через REST API. Это означает, что возможности интеграции с другими системами практически безграничны, вопрос лишь во времени и ценности конечного решения.

Хотите поделиться своим опытом и экспертизой в сфере HR и внутрикома?

Тогда приглашаем стать экспертом блога K-Team.

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Вам также будет интересно

ВОВЛЕЧЕННОСТЬ

28.02.2023

Сложности при запуске базовой функциональности портала

15.01.2024

Управление корпоративным порталом: что должен знать и уметь администратор интранета?

20.03.2024

14 ошибок при внедрении корпоративного портала и как их избежать