Про интранет-портал простыми словами: что такое корпоративный портал, и как его разработать

Интранет-портал – это единое виртуальное пространство, на котором хранится вся необходимая корпоративная информация. Доступ к ресурсу имеют только сотрудники компании. На корпоративном портале они могут общаться друг с другом, получать справки, планировать отпуска или бронировать рабочее место в офисе, вести личные блоги, следить за новостями, проходить обучение и многое другое.

Зачастую интранет путают с корпоративным сайтом. На самом деле интранет-портал – это многофункциональная система, в которую могут входить совершенно разные продукты, необходимые для решения бизнес-задач. Например, CRM, социальная сеть, КЭДО, таск-менеджер и так далее. По сути, интранет объединяет в себе информационный сайт, соцсеть и файловое хранилище, и в разы ускоряет все рабочие процессы для сотрудников и руководителей.

Когда руководство компании задумывается о внедрении интранета, чаще всего они представляют себе личный кабинет сотрудника и раздел с новостями. На самом деле, возможности этого инструмента гораздо шире. С его помощью можно не только оптимизировать кадровые процессы, но и закрыть множество других рабочих вопросов: от развития корпоративной культуры до отслеживания эффективности персонала по целям и KPI.

1. Организация удобной и понятной коммуникации между сотрудниками

Например, разместите на интранет-портале информацию о сотрудниках – фотографии, должности, контакты, достижения, зоны ответственности. Например, из телефонного справочника или оргструктуры можно перейти в профиль любого сотрудника и получить нужные данные. Так люди смогут быстрее адаптироваться в коллективе и всегда будут знать к кому и по какому вопросу обращаться.

2. Оптимизация обмена информацией

Создайте единую базу знаний, в которой будете размещать актуальные документы, элементы корпоративного стиля, подробные отчеты по проектам, полезное обучение. В ней каждый сотрудник сможет за пару кликов найти нужные файлы, что существенно сэкономит время и убережет от ошибок.

Подробно про организацию базы знаний мы уже рассказывали в отдельной статье.

3. Автоматизация кадрового делопроизводства

Каждый сотрудник сможет заказать справку или узнать остаток отпуска, не обращаясь в отдел кадров или бухгалтерию напрямую. Кроме того, через интранет можно организовать ознакомление сотрудников с локально-нормативными актами, что существенно снизит нагрузку на HR-отдел.

4. Организация обучения

Есть несколько вариантов, как организовать обучение на корпоративном портале. Первый – через базу знаний, в которой можно создать разделы по разным темам и добавить в них обучающие инструкции, видео и документы.

Второй – система наставничества, актуальная для внутреннего обучения и онбординга. За сотрудником закрепляется ментор, который проверяет выполнение заданий, консультирует и направляет в рабочих вопросах. Такая система подходит и для офиса, и для удаленной команды, так как все процессы происходят виртуально на портале. А за выполнение заданий сотруднику можно начислять баллы, которые он сможет обменять на мерч в корпоративном магазине.

Третий вариант – интегрировать в портал полноценную LMS-платформу. Дистанционное обучение на интранет-портале позволяет легко отслеживать пройденные и назначенные курсы в личном кабинете, включать геймификацию в обучающий процесс без лишних интеграций. Кроме того, данные по сотрудникам и орг. структуре уже есть в портале, не потребуется авторизаций в новых системах – все в рамках одной платформы.

5. Развитие корпоративной культуры

Публикация новостей – не единственный способ заинтересовать команду тем, что происходит в компании. Дайте сотрудникам возможность вести личные блоги, делиться с коллегами достижениями, мнением и просто личными историями. В блогах люди могут публиковать посты, мемы и фотографии, писать лонгриды, проводить опросы, размещать сторис и многое другое.

Блогосфера способствует более открытому общению между коллегами. Люди смогут узнавать об увлечениях друг другу, объединяться в «клубы по интересам», проявлять поддержку и взаимовыручку.

6. Ведение контроля

Руководители любой компании стремятся контролировать рабочие процессы. На корпоративном портале возможно сделать модуль «Цели и KPI», который позволит ставить задачи, назначать ответственных и отслеживать, выполняются ли установленные KPI.

Кроме того, интранет – отличный инструмент для сбора обратной связи, разнообразной аналитической информации и проведения опросов.

7. Обеспечение безопасности

Хороший интранет-портал – гарант надежной защиты внутренней информации. В любой момент руководитель может проверить журнал действий и понять, кто из сотрудников заходил в тот или иной раздел, скачивал документы или вносил изменения в файлы.

Общение во внутреннем мессенджере на портале гораздо безопаснее, чем переписка по электронной почте или в сторонних сервисах.

Если вам интересно узнать про безопасность данных в интранете, рекомендуем изучить статью на эту тему.

Корпоративный портал зачастую воспринимают как единое информационное пространство, в котором хранится информация и публикуются новости о компании. На самом деле интранет – более разносторонний инструмент, способный не только усилить внутренние коммуникации и повысить эффективность команды, но и создать сильную корпоративную культуру.

1. Растет продуктивность. Люди заходят в базу знаний и за пару кликов получают нужную и актуальную информацию. Снижается количество ошибок, сокращается время на поиск файлов и уточнение деталей у коллег. Все документы собраны и структурированы в одном месте.

2. Снижается нагрузка на HR-департамент и бухгалтерию. В личном кабинете сотрудника можно запросить справки, создать и согласовать заявление на отпуск, получить информацию о ДМС и так далее.

3. Формируется корпоративная культура. Люди ведут блоги, комментируют новости, обмениваются мнениям. Через лидеров мнений и их блоги можно транслировать ценности компании, формируя при этом корпоративную культуру и повышая вовлеченность.

4. Увеличивается вовлеченность. В интранет-портале сотрудники не только решают рабочие вопросы, но и больше узнают о компании: читают новости, участвуют в конкурсах, публикуют сторис, зарабатывают баллы (корпоративную валюту) и получают подарки. Они могут отслеживать свои KPI, видеть, как их действия влияют на развитие компании и больше вовлекаться в работу.

5. Появляется прозрачное управление ресурсами и проектами. Например, в Битрикс24 есть стандартная функциональность «Контроль исполнения поручений», который опирается на реестр поручений и работает через технологию оперативного обмена по горизонтали и вертикали внутри компании. Сервис автоматизирует процессы постановки и учета задач, документооборот, коммуникации между сотрудниками по проекту, а также ведет учет рабочего времени.

6. Растет уровень открытости. Интранет – прекрасный инструмент для обратной связи. Каждый сотрудник может написать руководителю напрямую, попросить совета или узнать что-то новое из блога. Руководители же могут проводить прозрачные внутренние исследования, публиковать опросы и узнавать мнение команды оперативно.

7. Развивается бренд работодателя. Чем больше сотрудники чувствуют заинтересованность со стороны бизнеса, тем выше они оценивают бренд работодателя. А, следовательно, становятся амбассадорами бренда: рекомендуют компанию знакомым специалистам, создают положительный имидж работодателя и стремятся принести бизнесу больше пользы.

1. Технические проблемы. Никто не застрахован от технических сбоев и проблем, которые могут приводить к временным нарушениям в работе и ограничениям доступа к информации. Чтобы избежать негативных последствий, выбирайте вендоров с хорошей технической поддержкой.

2. Высокая стоимость разработки. О том, сколько может стоить разработка и внедрение интранета мы подробно рассказали в отдельной статье. Инвестиции в интранет-портал, который решает задачи бизнеса, окупаются в разы. Индивидуальная разработка стоит дороже, поэтому мы рекомендуем выбирать коробочные решения, например, K-Team. В них есть вся необходимая функциональность для закрытия базовых задач и дополнительные модули, а открытый код и опытная техническая поддержка позволяет доработать проект под индивидуальные потребности компании.

3. Негативное отношение сотрудников. Некоторым сотрудникам может не понравиться внедрение интранета, так как он ассоциируется с дополнительным контролем и сложностями. Проблема решается просто – проведите демонстрацию продукта, расскажите команде о том, как интранет облегчит их работу, организуйте обучение, работайте с вовлеченностью. Когда люди поймут ценность интранет-портала, сопротивление сойдет на нет.

Если вы приняли решение делать корпоративный портал, важно составить план действий и дорожную карту проекта. Это позволит избежать ошибок, продолжительных согласований и споров о том, как должен выглядеть интранет.

В команду по внедрению интранета входит много людей, вне зависимости от размера компании. Обычно это руководители проекта, бизнес-аналитики, HR-специалисты, системные администраторы, дизайнеры, разработчики, редакторы. Специалисты из разных департаментов зачастую имеют собственный взгляд на решение вопросов, поэтому важно четко определить их роли, прописать зоны ответственности и работать в команде.

Выберите лидера, который сможет проанализировать мнения разных целевых групп и определить, какие функции должен выполнять портал. При оценке используйте метод персон – составьте общий портрет целевой аудитории, основанный на информации о реальных людях. Важно думать о потенциальном пользователе как о реальном человеке – как он будет пользоваться порталом, с какого устройства ему удобнее заходить в интранет и так далее.

Соберите запросы со всех департаментов и составьте таблицу с приоритетами задач. Это поможет разрабатывать портал поэтапно, не пытаясь решить всё и сразу. А значит работа будет выполняться более качественно.

Проведите анализ и оцените, на чем можно сэкономить, а в каких случаях экономить не стоит. Например, можно выбрать готовое решение, сделать уникальный дизайн только на главной странице и использовать готовую документацию, чтобы снизить расходы. А вот на создании технического задания, тестировании, опытной эксплуатации и подрядчике экономить нельзя.

Оно должно быть подробным и понятным, чтобы исполнители четко понимали требования компании, сроки, бюджет. В идеале техническое задание должен писать бизнес-аналитик или сотрудник, у которого есть опыт разработки подобных документов. Если такой возможности нет, можно привлечь стороннего эксперта или доверить разработку ТЗ команде исполнителя.

Обязательно включите в техническое задание требования к надежности, безопасности, интеграции со смежными системами, дизайну, функциональности, документированию и мобильной версии. Пропишите назначения и цели создания системы, организационный объем, состав и содержание работ, порядок контроля и приемки готовой системы.

«Слона нужно есть частями», поэтому интранет-портал следует разрабатывать итеративно и внедрять сервисы постепенно. При этом есть функциональность, которую нельзя откладывать на потом из-за сложностей интеграций и тяжелой разработке на бэкэнде.

Подогревайте интерес к корпоративному порталу и мотивируйте людей пользоваться интранетом заранее. На этапе разработки это поможет определить приоритетную функциональность, которой действительно будут пользоваться. Перед тем, как дать доступ к порталу всем сотрудникам компании, выделите отдельную небольшую группу для тестирования, чтобы проверить работу интранета, рассказать об ошибках и сложностях.

Назначьте торжественную дату запуска интернета, чтобы сотрудники ждали этого момента и были заинтригованы. В день запуска можно провести праздник в онлайн или очном формате. Информация о портале должна быть везде: на кухне в офисе разместите баннеры с QR-кодами, сделайте рассылки в мессенджерах, публикуйте посты о функциональности интранета в корпоративных соцсетях, используйте маскота и элементы геймификации.

Необходимость в расширении функциональности интранета появилась в связи с ростом штата компании и числа сервисов, которые было необходимо интегрировать с порталом.

Что было сделано:

1. Разработали архитектуру интранета и построили ролевую пользовательскую модель.
   
   
2. Перенесли всю информацию со старого корпоративного портала.
   
   
3. Интегрировали интранет-портал с кадровой системой «1С», что ускорило выгрузку данных по отдельным пользователям, кадровым изменениям и оргструктуре.
   
   
4. Выполнили брендирование корпоративного портала.
   
   
5. Оформили раздел с новостями, которые можно таргетировать на разные отделы и сотрудников.
   
   
6. Сделали еженедельную автоматическую рассылку с поздравлениями сотрудников в день рождения.
   
   
7. Запустили БФТ-магазин и БФТ-деньги, которые сотрудники могут обменять на корпоративный мерч и настоящие рубли.
   

В связи с бурным развитием ритейла, прошлый корпоративный портал не позволял компании поддерживать быстрые коммуникации между сотрудниками. Руководство решило внедрить новый интранет, чтобы все сотрудники могли оперативно получать необходимую информацию, использовать встроенные инструменты для совместной работы и общения.

Что было сделано:

1. Выполнили брендирование в корпоративном стиле компании.
   
   
2. Настроили систему обмена мгновенными сообщениями между коллегами и в сообществах по интересам.
   
   
3. Внедрили сквозную авторизацию и организовали доступ к основным сервисам со смартфонов.
   
   
4. Интегрировали интранет-портал с внутренними информационными системами компании: «1С:ЗУП», AD, Exchange.
   
   
5. Автоматизировали сервисы и отдельные бизнес-процессы: оформление заявок на внутренние услуги, бронирование переговорных комнат, уведомления об ознакомлении с документами, проведение опросов.
   
   
6. Организовали проектную работу в едином информационном пространстве.
   
   
7. Запустили модули «Бронирование рабочих мест», «Вакансии», «Новости».
   

Ещё больше реализованных проектов ГК «КОРУС Консалтинг» смотрите на сайте.

Интранет-портал существенно упрощает жизнь компании. Благодаря автоматизации снижается нагрузка на сотрудников, сокращается количество рутинных задач, команда регулярно получает актуальные новости о деятельности компании, а из разобщенного коллектива формируются крепкие команды.

Если портал выполнен качественно, в нем публикуется интересный контент, есть удобные сервисы, приятный дизайн, геймификация и возможность проявить себя, сотрудники с удовольствием вовлекаются и активно пользуются интранетом. Главное – понимать, какие задачи должен выполнять портал для бизнеса, и доверять разработку опытным вендорам.