Адаптация сотрудников: цели, методы, преимущества и лучшие технические решения для онбординга

Адаптация персонала – это процесс включения новичков в компанию. При выходе на новую работу, человек привыкает к корпоративной культуре, ценностям, правилам и особенностям трудовых обязанностей. Цель заключается в том, чтобы обеспечить максимально комфортное вхождение новичка во все рабочие операции и сократить время, необходимое для его интеграции в коллектив.

Помимо интереса, всё новое вызывает у большинства людей волнение и страх. Если на предприятии нет проработанной системы, новобранец попадает в быстрый круговорот незнакомых заданий – ему сложно искать информацию, неудобно обращаться за помощью к коллегам, нарастает раздражение и неудовлетворенность.

Совместное исследование TalentTech, FL.ru и Нетологии показало, что из-за отсутствия плана введения сотрудника в новую должность от 15 до 29% респондентов уходили с новой работы в течение первых месяцев после трудоустройства.

Четыре из пяти работников считают, что хорошо организованная программа онбординга новых сотрудников помогает им лучше интегрироваться. Новые кадры, которые чувствуют себя комфортно и уверенно в новых ролях, скорее всего будут продуктивными, что в конечном счете приведет к положительным результатам для бизнеса в целом.

5 причин заниматься адаптацией сотрудников

1. Снижается текучесть персонала. У 95% компаний с низкой текучестью кадров выстроен понятный процесс адаптации новых сотрудников. При качественном онбординге на 82% увеличивается процент удержания и на 70% эффективность.

2. Сокращаются издержки на найм. В средняя цена найма одного сотрудника составляет 50–60% годового оклада по его должности. Например, американские фирмы тратят около 4000$ на подбор и обучение по одной вакансии, а срок найма занимает 52 дня.

3. Снижается нагрузка на сотрудников, ответственных за онбординг. Более половины руководителей и наставников тратят минимум 10% своего рабочего времени на взаимодействие с новым персоналом. Из-за этого они вынуждены откладывать свои проекты, а потом работать сверхурочно, чтобы всё успеть. При проработанной системе появляется четкая структура обучения, а новенькие в коллективе появляются реже.

4. Ускоряются рабочие процессы. Скорость изменений в бизнесе растет. Компании постоянно обновляют регламенты, корректируют планы, следовательно, стараются применять гибкие подходы в работе. Внимательное отношение дает новичку опору, позволяет быстрее влиться в коллектив, изучить процессы, а значит – оперативно включиться в работу и делать всё в срок.

5. Улучшается репутация работодателя и вовлеченность персонала. Талантливые кандидаты с большей мотивацией работают в организациях с сильным HR-брендом., Вакансия становится более привлекательной для потенциальных кадров, растет конкурентоспособность работодателя на рынке труда.

Как понять, что сотрудник полностью адаптировался в компании?

• Он точно понимает цели, ожидаемые результаты от своей работы
• Не допускает ошибок из-за незнания, где получить ту или иную информацию
• Соблюдает дедлайны
• Знает, к кому обратиться, если возникнет сложная ситуация и задает вопросы
• Не провоцирует конфликты с коллегами
• Достигает поставленных KPI

Адаптацию персонала можно разделить по опыту работы. Первичная происходит, когда человек впервые начинает работать, вторичная – когда у него уже есть трудовой опыт.

Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:

Социальная – интеграция в социум, изучение норм, активное взаимодействие со средой. Человек осваивает правила корпоративной культуры и стандарты поведения,устанавливает отношения с коллегами и руководством.

Производственная – включение в производство, изучение трудовых норм и условий. Человек знакомится с рабочими алгоритмами, изучает новые техники и программное обеспечение.

Профессиональная – освоение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив, изучение программ обучения и повышения квалификации. Человек знакомиться с новыми технологиями, развивает свои навыки, учится работать в установленных условиях.

Физиологическая – приспособление к условиям, графику, нагрузкам. Человек привыкает к распорядку дня, адаптируется к физическим требованиям.

Психологическая – выстраивание отношений с коллегами и руководством. Человек учится работать в команде, строит отношения с руководителями, привыкает к коллегам.

Организационная – изучение механизмов взаимодействия, сфер профессиональных интересов и компетенций коллег. Человек осознает свое место в структуре бизнеса и учится эффективно взаимодействовать с другими людьми.

Экономическая – знакомство с системой материального поощрения. Человек привыкает к заработной плате, правилам начисления премий, штрафов.

1. Ясность и прозрачность целей

Новым сотрудникам важно знать, какие цели стоят перед компанией, каким образом эти цели достигаются. Чем более ясны и прозрачны алгоритмы, тем легче люди понимают, как их действия влияют на достижение общих результатов. Исследование, Glassdoor, показало, что 68% работников считают прозрачность целей ключевым фактором для успешной адаптации.

2. Ориентация на сотрудника

Ориентация на сотрудника – это желание бизнеса удовлетворить потребности и интересы персонала. Новобранцы хотят чувствовать свою ценность, понимать, что их мнение имеет значение. Компании, ориентированные на команду, предоставляют новеньким наставника, который помогает им привыкнуть и разобраться во всех нюансах. В SHRM выяснили, что концентрация внимания на кадрах является ключевым фактором уменьшения текучести кадров и повышения продуктивности.

3. Продуманный образовательный трек

Компании, которые обучают новичков, помогают им быстрее влиться в коллектив и начать работать на полную мощность. Так, для подавляющего числа миллениалов профессиональный рост является ключевым фактором при выборе работодателя.

4. Грамотная открытая коммуникация

Когда бизнес занимается построением коммуникации между сотрудниками, они чувствуют себя частью команды и улучшают качество работы. Согласно информации Watson Wyatt, текучесть в фирмах с хорошей корпоративной коммуникацией снижается на 47%.

5. Развитая корпоративная культура

Людям нужно понимать, какие ценности приняты в компании. В организациях с сильной культурой текучесть кадров уменьшается на 30%, согласно исследованию Deloitte.

6. Наличие социальной интеграции

Новичкам важно не только разобраться в рабочих обязанностях, но и стать частью команды, завязать личные контакты с коллегами, разделить общие ценности.

Исследование TINYpulse, показало, что 91% работников считают социальную интеграцию важным фактором для акклиматизации в коллективе.

Адаптацию персонала можно разделить по опыту работы. Первичная происходит, когда человек впервые начинает работать, вторичная – когда у него уже есть трудовой опыт.

Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:

Социальная – интеграция в социум, изучение норм, активное взаимодействие со средой. Человек осваивает правила корпоративной культуры и стандарты поведения,устанавливает отношения с коллегами и руководством.

Производственная – включение в производство, изучение трудовых норм и условий. Человек знакомится с рабочими алгоритмами, изучает новые техники и программное обеспечение.

Профессиональная – освоение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив, изучение программ обучения и повышения квалификации. Человек знакомиться с новыми технологиями, развивает свои навыки, учится работать в установленных условиях.

Физиологическая – приспособление к условиям, графику, нагрузкам. Человек привыкает к распорядку дня, адаптируется к физическим требованиям.

Психологическая – выстраивание отношений с коллегами и руководством. Человек учится работать в команде, строит отношения с руководителями, привыкает к коллегам.

Организационная – изучение механизмов взаимодействия, сфер профессиональных интересов и компетенций коллег. Человек осознает свое место в структуре бизнеса и учится эффективно взаимодействовать с другими людьми.

Экономическая – знакомство с системой материального поощрения. Человек привыкает к заработной плате, правилам начисления премий, штрафов.

1. «Оптический» подход

Сначала специалист приступает к работе, а только потом работодатель обсуждает с ним зарплату и обязанности в полном объеме. Подход имеет массу минусов, например, человеку не предоставляют нужное обучение и он чувствует себя ненужным. Мотивация быстро падает.

2. «Армейский» подход

Специалисту сразу дают сложные и ответственные задачи. При этом он не получает необходимого обучения, инструкций. Его не поддерживают и не помогают коллеги. Такой подход применяют, чтобы отобрать самых целеустремленных. Но менее мотивированные кадры быстро сходят с дистанции и приходится заново запускать найм.

3. «Партнерский» подход

Сотрудник получает помощь и поддержку по всем вопросам. Работодатель отвечает на все вопросы, проводит обучение, назначает наставников. Компании, которые выбирают такой путь, показывают лучшие результаты в удержании сотрудников и повышении их производительности.

Этап 1. Ознакомление

На этой стадии человек знакомится с задачами компании, корпоративной культурой и коллективом. Важно, чтобы он мог анализировать, соответствуют ли его ожидания тому, что предлагает работодатель. Работодатель оценивает компетенции сотрудника и принимает решение, подходит ли он для данной должности.

Этап 2. Приспособление

Эта стадия длится от 1 месяца до года, в зависимости от сложности работы и уровня ответственности. Продолжительность зависит от помощи коллег и объема обязанностей. Например, кладовщик или продавец-кассир адаптируется минимум в два раза быстрее, чем программист или HR-специалист.

Этап 3. Ассимиляция

Работника принял коллектив и он хорошо осознает свое место в команде. Теперь человек может сам определять, какие задачи в приоритете, а какие – рутина. Появляется уверенность, а эффективность растет.

Нельзя исключить ни одну из стадий адаптации, но можно ускорить онбординг. В среднем сотрудник адаптируется к работе в компании за 1–4 месяца. Если это первая работа – привыкание может занимать до года, тот же принцип работает в случае, когда человек кардинально сменил сферу деятельности.

1. Проработайте пребординг

Предварительная адаптация кандидата к новым условиям, которую проводят до выхода на работу. Включает в себя ознакомительные рассылки, очные встречи с руководителями и коллегами, знакомство с наставником до начала работы, предоставление Welcome-book и так далее.

Пребординг позволяет снижать уровень стресса, плавно погружаться в рабочие процессы и знакомиться с коллективом. При этом, только в 27% организаций проводится пребординг.

2. Составьте план адаптации

Планирование – первый и самый важный шаг, который поможет ускорить онбординг. В плане адаптации предусмотрите все необходимые этапы и задачи, которые нужно выполнить, чтобы специалист мог быстро и эффективно войти в работу. Пропишите четкий путь – так вы сможете оценить успехи, вовремя оказать помощь в случае сложностей и наглядно показать новобранцу, как компания поможет ему в адаптации.

3. Предоставьте подробную информацию

Специалист должен получить подробную информацию о компании, ее бизнес-процессах, структуре, миссии и целях. Это поможет ему быстрее понять, что ему необходимо выполнить, и как это отразится на результатах всего коллектива.

Например, расскажите, как пользоваться базой знаний на корпоративном портале. В ней он найдет всю необходимую информацию о коллегах, проектах и опыте.

4. Закрепите ментора

Примерно 87% сотрудников успешнее адаптируются и работают, если у них есть наставник. Причём на продуктивность положительно влияет даже одна встреча с бадди в неделю. На ней человек может поделиться своими успехами и задать вопросы. Эксперты рекомендуют разделять «непосредственного руководителя» и «наставника», чтобы специалист мог открыто говорить о своих проблемах и чувствах.

5. Упрощайте адаптацию и не перегружайте работников

Вход в новый коллектив – стресс для любого человека. В отчёте Sapling есть данные, что в среднем новичок проходит 54 активности уже в первую рабочую неделю. Одновременно справляться со множеством задач, выстраивать отношения с коллегами и изучать большие массивы данных – сложная задача. Поэтому онбординг важно проводить плавно, не перегружая людей с первых дней.

Затраты на адаптацию могут окупиться в долгосрочной перспективе. Кроме того, компании с хорошо организованной программой онбординга имеют более высокую производительность и доходность.

Также стоит учитывать, что неправильно проведенная адаптация может привести к дополнительным затратам. Средняя стоимость замены одного сотрудника достигает 50-60% его годового оклада. Сюда входят затраты на рекрутинг, найм и обучение, потерянную производительность в период замены.

Стоимость адаптации персонала может быть значительной, но инвестиции в программу адаптации могут привести к существенным экономическим выгодам в долгосрочной перспективе. Главное – правильно выстроить стратегию и использовать эффективные инструменты онбординга.

6 лучших технологий для адаптации персонала

Чат-боты. Решение, которому можно делегировать вводное обучение и информирование. Чат-бот отправит Welcome-письмо с важной информацией, ответит на часто задаваемые вопросы, проведет знакомство с коллегами, поможет найти нужную информацию.

Для компании НИПИГАЗ команда КОРУС Консалтинг внедрила чат-бот для адаптации. Решение позволило снизить трудозатраты HR-департамента и функциональных руководителей на онбординг, а также повысить вовлеченность в адаптацию.

База знаний. Если раньше большинство организаций хранили информацию на Google-диске, то теперь база знаний всё чаще хранится на корпоративном портале. В ней можно найти инструкции, инструменты для работы, навигатор по зонам ответственности коллег, вебинары для обучения, шаблоны документов.

Для Банка «Санкт-Петербург» специалисты КОРУС Консалтинг разработали единое универсальное хранилище информации и нормативных документов с возможностью сквозного поиска. Для базы знаний были реализованы удобный путеводитель и глоссарий, чтобы даже новые сотрудники могли быстро найти информацию и разобраться в ней. В результате инструмент оказался настолько удобным, что более 90% работников регулярно обращаются к базе знаний.

Специальные курсы. Всё чаще бизнес выбирает цифровой путь размещения информации. Наиболее эффективны в обучении короткие видеоролики, например, обращение топ-менеджера, видео инструкция по работе с IT-системами и так далее.

Можно записать видео уроки по всем внутренним регламентами компании. Например, если хотите познакомить человека с функциональностью CRM, сделайте запись вебинара, на котором специалист не просто объясняет принцип работы системы, но и выводит демонстрацию экрана.

Появилось множество интересных форматов обучения в компаниях. Например, онлайн-встречи CEO, на которые приглашается вся компания. Команда может выслушать мнение новичков, узнать о новых идеях и предложениях. Случается, что недавно нанятые кадры по-новому смотрят на устоявшиеся процессы и могут направить внимание руководства на необходимые изменения.

Механики геймификации. Согласно исследованиям, игровой формат создаёт интересную среду для обучения. Благодаря большому количеству сенсорных стимулов и структурированных действий, информация в игре запоминается лучше. Поэтому инструменты геймификации в онбординге использует бизнес.

Например, в «ЕСА-Сервис» новичкам дают онлайн-игру «Все на борт!». Это простой способ быстро познакомиться с историями коллег, ценностями через «карты-схемы управления полетом». А в IT-компании «CUSTIS» разработали специальную настольную игру. Она состоит из карточек с описанием коллег и проектов. Вместе с командой новобранцы строят совместную стратегию и изучают рабочие моменты.

1DevFull придумали приложение для онбординга. Наставник ставит подопечным задачи, за их выполнения новички получают баллы и тратят их в корпоративном магазине. А в Google для вовлечения новеньких играют в Мафию, используют пульс-опросы и и тесты.

Наставничество. За новичком закрепляют бадди или нескольких опытных коллег. Они помогают погрузиться в рабочие задачи, координируют и знакомят новобранца с корпоративной культурой и членами команды.

Для наставников это не только возможность проявить себя, но и дополнительный источник дохода. Например, бизнес выплачивает бадди премии или поощряет их материальными и нематериальными подарками.

6. Корпоративный портал

Современный интранет K-Team объединяет в себе все технологичные решения для адаптации персонала: от чат-ботов до базы знаний и обучающих программ. Для каждого новичка можно прописать сценарий онбординга и отслеживать его прогресс в личном кабинете пользователя.

Комплексное системное решение позволяет объединить все необходимые ресурсы и инструменты на одной платформе. Автоматизация онбординга снимает нагрузку по адаптации с HR и руководителей, снижает количество ошибок и помогает вовлечь новичков в корпоративную жизнь компании с момента трудоустройства.

Согласно опросу КОРУС Консалтинг, 41% компаний недовольны тем, как устроен текущий онбординг и хотят сделать его более управляемым. Чтобы оптимизировать систему адаптации, важно просчитывать её эффективность, а уже потом вносить изменения.

4 полезные метрики, которые помогут оценить и улучшить онбординг:

1. Время до достижения полной производительности

Эта метрика показывает, сколько времени требуется принятым специалистам для достижения полной производительности в работе.

Формула для расчета: (Время, затраченное на адаптацию / Количество новых кадров) / Среднее время до достижения полной производительности

2. Уровень удовлетворенности

Формула для расчета: (Количество новых сотрудников, которые высказались положительно об адаптации / Их общее количество) х 100%

3. Уровень сохранения

Метрика показывает, сколько работников остается работать после испытательного срока и полной адаптации.

Формула для расчета: (Количество новых сотрудников, которые остались в компании после прохождения адаптации / Их общее количество) * 100%

4. Уровень продуктивности

Показатель отражает, насколько эффективно новобранцы выполняют свои задачи после прохождения онбординга.

Формула для расчета: (Общее количество задач, выполненных новыми кадрами/ Общее количество задач) * 100%