Разработка корпоративного портала для БФТ-Холдинга

Коллеги из разных филиалов взаимодействовали друг с другом через корпоративный портал, но в связи с динамичным ростом команды БФТ-Холдинга появилась необходимость расширить его функциональность. Росло число корпоративных сервисов и нагрузка на платформу. Руководство БФТ-Холдинга приняло решение модернизировать интранет.

1. Снизить загруженность служб бэк-офиса: объединить в одном месте все внутрикорпоративные сервисы и заявки, сделать их более удобными и прозрачными
2. Автоматизировать планирование отпусков
3. Улучшить внутреннюю коммуникацию, сплотить коллектив, повысить интерес к корпоративной жизни и новостям.
4. Ускорить и сделать более удобным поиск информации о коллегах, документах и др.
5. Настроить сбор обратной связи и аналитики.
6. Повысить вовлеченность персонала в корпоративную жизнь через элементы геймификации

Перед компанией встал выбор между существенной доработкой имеющегося интранета или внедрением нового решения. После проведенного анализа доступной функциональности и удобства существующего решения руководство предпочло внедрить новый корпоративный портал «K-Team» на базе «1С-Битрикс24» от КОРУС Консалтинг.

Специалисты КОРУС Консалтинг разработали архитектуру интранета, построили ролевую модель пользователей и перенесли информацию со старой площадки на новую. Корпоративный портал объединил рабочие процессы, оптимизировал их, сократил время поиска информации. Интеграция с применяемой в БФТ-Холдинге кадровой системой «1С» позволила оперативно выгружать данные по отдельным пользователям, назначениям на должности, отпускам, организационной структуре. Для большего вовлечения выполнено брендирование портала. Дополнительно была создана еженедельная автоматическая рассылка для поздравления сотрудников с днями рождения.

С главной страницы пользователи могут перейти во все разделы сайта. Меню навигации расположено в левой части экрана, чтобы не отвлекать внимание от основных блоков. Пользователи могут дополнить стандартное меню, добавив ссылки на часто посещаемые страницы.

Главная страница портала состоит из:

• Сквозных элементов: логотип, быстрый поиск, обратная связь, фото сотрудника с именем и фамилией, блок уведомлений, меню.
• Виджетов (слайдер, быстрые ссылки, баннеры новостей, дни рождения, лучшие сотрудники, новички, опросы).

1. Телефонный справочник

В телефонном справочнике собрана основная информация о коллегах – имя, электронная почта, телефон, должность, департамент и город. Для большего удобства добавлен настраиваемый фильтр и функциональные блоки:

● Избранное – сотрудники самостоятельно добавляют коллег, чьи контакты часто используют

● Недавно вы искали – быстрый доступ к информации о сотрудниках, с которыми пользователи недавно взаимодействовали

2. О компании, подразделения

• О компании

На странице собрана важная для корпоративной культуры информация (видеоролик, продукты, руководство, цели). Пользователи узнают об истории компании.

3. Новости и таргетинг

Раздел позволяет персоналу быть в курсе новостей и изменений компании.

Чтобы сотрудникам было интереснее читать корпоративные новости, реализована функция таргетинга. При публикации сообщения можно выбрать, показать его на всю компанию или только некоторым филиалам и подразделениям. При желании каждый может подписаться на интересный ему раздел и быть в курсе событий коллег.

4. Личный кабинет

В личном кабинете представлена вся важная для сотрудников информация: личный профиль, подразделение, непосредственный руководитель, ДМС, даты запланированных отпусков, остаток ежегодного отпуска и привязка к юр. лицу, доступные корпоративные сервисы и быстрый доступ к избранным сервисам, а также количество БФТденег.

На вкладке «Отпуска» пользователи могут ознакомиться с графиком отпусков коллег, в «Мои запросы» – увидеть статус исполнения всех обращений.

На вкладки «Сервисы» сотрудники могут воспользоваться:

• Сервисами АХО (заказать гостевой пропуск, командировку);
• Сервисами ДИТ (оставить заявку на вебинар, запросить обслуживание);
• Сервисами Техподдержки (СЭП, Confluence);
• Сервисами Бухгалтерии (расчетный лист, справка по требованию и 2НДФЛ);
• Кадровыми сервисами (ДМС, Справка в Консульство и др.)
• Награды БФТ;
• Юридическими сервисами;
• Заявками на ДПО.

Каждый сервис может быть добавлен в «Избранное» путем клика на звездочку, который будет находится в быстром доступе в Личном кабинете пользователя.

Каждый из указанных сервисов (за исключением заказа расчетного листа) может быть самостоятельно создан с помощью Конструктора сервисов. Конструктор позволяет создавать простые сервисы в 1 шаг (или 2 шага при условии, что необходимо согласование руководителем) и настраивать ответственных за сервис.

Новые заявки от пользователей отображаются в личных кабинетах сотрудников, ответственных за процессы.

5. Модуль планирования графика отпусков

Команда специалистов «КОРУС Консалтинг» реализовала модуль планирования графика отпусков. Решение доработали под бизнес-процессы компании и интегрировали с внутренней системой «Проектный учет». За неделю с запуска модуля большинство сотрудников оформили графики отпусков на предстоящий год. Система помогла сделать это вовремя при помощи напоминаний. Коллеги высоко оценили возможность управлять своим отпуском онлайн. Корппортал автоматически направляет вносимые в график отпусков изменения на согласование руководителям. Планируя отпуск, можно видеть, сколько дней отдыха будет доступно на определенную дату в будущем, а также есть ли пересечения с периодами отпуска коллег. Сотрудники могут подать заявку, согласовать, изменить или отменить предстоящий отпуск.

6. БФТ-магазин и БФТденьги

БФТ-магазин дает возможность пользователям потратить накопленные БФТденьги на корпоративный мерч или обменять БФТденьги на настоящие рубли при помощи «Компенсации» за доступные услуги (Оплата ОСАГО или детского лагеря и др).

• В БФТ-магазине сотрудникам доступны:
• Каталог с карточками товаров магазина;
• Детальная карточка товара;
• Подбор параметров по цене;
• Корзина;
• Компенсация;
• Просмотр истории начисления и списания БФТденег (Мои заказы или БФТденьги).

7. Обратная связь

Сервис особенно востребован на этапе знакомства сотрудников с новым порталом. Находясь на любой странице, они могут поделиться мнением, сообщить о неудобстве, задать вопрос.

Список тем обращений настраивается модераторами раздела.

Для отправки обращения сотрудник нажимает на кнопку, выбирает тему и вводит текст. Сообщение поступает на обработку ответственному сотруднику.

8. Вопрос-ответ

Раздел с ответами на часто задаваемые вопросы. Если пользователь не нашел нужную информацию, он может самостоятельно задать вопрос, заполнив форму. Когда модератор на него ответит, придет уведомление.

9. Вакансии

На странице с вакансиями пользователи видят, каких сотрудников компания ищет в данный момент. Каждый желающий может предложить кандидата на вакансию, нажав на кнопку «предложить друга». Для этого достаточно заполнить форму и отправить резюме.

Ответственные за процесс сотрудники увидят резюме в разделе «Статистика». Там собраны все предложения кандидатов.

10. Доска объявлений

Раздел для объявлений о продаже или поиске товаров и услуг среди коллег. Пользователи, которые заинтересовались предложением, пишут автору личное сообщение и обсуждают условия в чате.

Создать объявление может каждый, для этого нужно заполнить поля, загрузить фотографии, указать цену.

11. Лучшие сотрудники

Информация о коллегах, которые добились успеха в компании. Пользователи могут поздравить их с достижениями, наведя мышкой на фотографию и кликнув на пункт «написать сообщение».

12. Блоги (Живая лента)

Блоги дают сотрудникам возможность рассказать о интересных событиях, поделиться мнением на разные темы, обменяться опытом.

Блоги можно почитать в Живой ленте, самые популярные посты отображаются на главной странице. Сообщения отдельных сотрудников всегда можно найти в личных профилях.

«Сегодня коллектив БФТ-Холдинга – это территориально распределенная команда, которая на 80% состоит из дистанционных сотрудников. Когда коллеги находятся в разных городах и часовых поясах, особенно важно эффективно взаимодействовать онлайн, и в этом нам помогает корпоративный портал. Особый фокус мы делаем на развитии внутренних сервисов – чтобы решение любых вопросов было для сотрудников быстрым, легким и удобным. Наш портал отвечает этой концепции», - Ирина Чавшино, заместитель генерального директора по персоналу БФТ-Холдинга.

«Для успеха бизнеса важно, чтобы сотрудники работали как единое целое. Новый корпоративный портал BFTEAM помогает этого добиться. Платформа объединяет рабочие процессы и внутреннюю коммуникацию, закрывает потребность в точечном донесении новостей и объявлений. Мы рады, что команда БФТ-Холдинга оценила новые возможности портала, а компания готова развивать и улучшать его в дальнейшем. При помощи модулей K-Team интранет сможет закрыть еще больше HR- и управленческих задач», – комментирует Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг».