Разработка корпоративного портала для БФТ-Холдинга

Коллеги из разных филиалов взаимодействовали друг с другом через корпоративный портал, но в связи с динамичным ростом команды БФТ-Холдинга появилась необходимость расширить его функциональность. Росло число корпоративных сервисов и нагрузка на платформу. Руководство БФТ-Холдинга приняло решение модернизировать интранет.

1. Увеличить число корпоративных сервисов, сделать их более удобными и прозрачными.
2. Улучшить внутреннюю коммуникацию, сплотить коллектив, повысить интерес к корпоративной жизни и новостям.
3. Ускорить и сделать более удобным поиск информации о коллегах, документах и др.
4. Настроить сбор обратной связи и аналитики.

Перед компанией встал выбор между существенной доработкой имеющегося интранета или внедрением нового решения. После проведенного анализа доступной функциональности и удобства существующего решения руководство предпочло создать новый корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24».

В качестве партнера выступила компания «КОРУС Консалтинг». Специалисты разработали архитектуру интранета, построили ролевую модель пользователей и перенесли информацию со старой площадки на новую. Корпоративный портал объединил рабочие процессы, оптимизировал их, сократил время поиска информации. Интеграция с применяемой в БФТ-Холдинге кадровой системой «1С» позволила оперативно выгружать данные по отдельным пользователям, назначениям на должности, отпускам, организационной структуре. Для большего вовлечения выполнено брендирование портала. Дополнительно была создана еженедельная автоматическая рассылка для поздравления сотрудников с днями рождения.

С главной страницы пользователи могут перейти во все разделы сайта. Меню навигации расположено в левой части экрана, чтобы не отвлекать внимание от основных блоков. Пользователи могут дополнить стандартное меню, добавив ссылки на часто посещаемые страницы.

Главная страница портала состоит из:

• Сквозных элементов: логотип, быстрый поиск, обратная связь, фото сотрудника с именем и фамилией, блок уведомлений, меню.
• Виджетов (слайдер, быстрые ссылки, баннеры новостей, дни рождения, лучшие сотрудники, новички, опросы).

1. Телефонный справочник

В телефонном справочнике собрана основная информация о коллегах – имя, электронная почта, телефон, должность, департамент и город. Для большего удобства добавлен настраиваемый фильтр и функциональные блоки:

● Избранное – сотрудники самостоятельно добавляют коллег, чьи контакты часто используют

● Недавно вы искали – быстрый доступ к информации о сотрудниках, с которыми пользователи недавно взаимодействовали

1. О компании, подразделения

• О компании

На странице собрана важная для корпоративной культуры информация (видеоролик, продукты, руководство, цели). Пользователи узнают об истории компании.

• Подразделения

Для каждого подразделения могут быть созданы отдельные страницы. Заходя на них, сотрудники узнают больше о жизни подразделения: его бизнесе, ближайших событиях, последних новостях, именинниках и руководстве, а также реквизиты и контакты.

3. Новости и таргетинг

Раздел позволяет персоналу быть в курсе новостей и изменений компании. Чтобы сотрудникам было интереснее читать корпоративные новости, реализована функция таргетинга. При публикации сообщения можно выбрать, показать его на всю компанию или только некоторым филиалам и подразделениям. При желании каждый может подписаться на интересный ему раздел и быть в курсе событий коллег.

4. Обратная связь

Сервис особенно востребован на этапе знакомства сотрудников с новым порталом. Находясь на любой странице, они могут поделиться мнением, сообщить о неудобстве, задать вопрос.

Список тем обращений настраивается модераторами раздела.

Для отправки обращения сотрудник нажимает на кнопку, выбирает тему и вводит текст. Сообщение поступает на обработку ответственному сотруднику.

5. Вопрос-ответ

Раздел с ответами на часто задаваемые вопросы. Если пользователь не нашел нужную информацию, он может самостоятельно задать вопрос, заполнив форму. Когда модератор на него ответит, придет уведомление.

6. Вакансии

На странице с вакансиями пользователи видят, каких сотрудников компания ищет в данный момент. Каждый желающий может предложить кандидата на вакансию, нажав на кнопку «предложить друга». Для этого достаточно заполнить форму и отправить резюме.

Ответственные за процесс сотрудники увидят резюме в разделе «Статистика». Там собраны все предложения кандидатов.

7. Доска объявлений

Раздел для объявлений о продаже или поиске товаров и услуг среди коллег. Пользователи, которые заинтересовались предложением, пишут автору личное сообщение и обсуждают условия в чате.

Создать объявление может каждый, для этого нужно заполнить поля, загрузить фотографии, указать цену.

Список категорий объявлений настраивает администратор портала.

8. Лучшие сотрудники

Информация о коллегах, которые добились успеха в компании. Пользователи могут поздравить их с достижениями, наведя мышкой на фотографию и кликнув на пункт «написать сообщение».

9. Блоги (Живая лента)

Блоги дают сотрудникам возможность рассказать о интересных событиях, поделиться мнением на разные темы, обменяться опытом.

Блоги можно почитать в Живой ленте, самые популярные посты отображаются на главной странице. Сообщения отдельных сотрудников всегда можно найти в личных профилях.

10. Личный кабинет

В разделе собрана вся важная для сотрудников информация: ДМС, дата и остаток ежегодного отпуска, доступные корпоративные сервисы и список отправленных заявок. В блоке «Отпуск» пользователи могут ознакомиться с графиком отпусков коллег, в «Мои заявки» – увидеть статус исполнения всех обращений.

Пользователи могут заказать:

• Копию трудовой книжки
• Справку о доходах за последние 3 месяца
• Справку в Консульство (для визы)
• Справку о получении/неполучении единовременного пособия при рождении ребенка
• Справку с места работы
• Справку 2-НДФЛ

Новые заявки от пользователей отображаются в личных кабинетах сотрудников, ответственных за процессы.

«Портал функционирует несколько месяцев, и мы уже заметили рост вовлеченности коллег. Уверены, что в будущем нам удастся добиться запланированных результатов внедрения – повысить интерес сотрудников к корпоративным новостям, наладить коммуникацию, сплотить коллектив, ускорить обработку запросов и сделать ее более прозрачной», – добавляет Татьяна Савушкина, руководитель управления по обучению и развитию БФТ-Холдинга.

«Для успеха бизнеса важно, чтобы сотрудники работали как единое целое. Новый корпоративный портал BFTEAM помогает этого добиться. Платформа объединяет рабочие процессы и внутреннюю коммуникацию, закрывает потребность в точечном донесении новостей и объявлений. Мы рады, что помогли БФТ-Холдингу пересмотреть взаимодействие всей команды и улучшить бизнес-процессы. Работа над проектом еще не закончена, впереди – настройка интеграции с корпоративной системой управления задачами, оптимизация процесса согласования отпусков, внедрение магазина корпоративных подарков», – комментирует Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг».