35 идей для развития корпоративного портала

Обычно кейсы принято представлять будущим клиентам. Но и для команды они тоже имеют значение. Когда сотрудники видят, как их работа влияет на результаты компании, то вовлеченность в рабочие процессы и в развитие компании растет.

Добавьте на корпоративный портал отдельный раздел, где каждый сотрудник сможет предложить идеи по совершенствованию внутренних процессов. Это выгодно всем: персонал лучше видит, как все устроено изнутри, и может получить признание коллектива, а руководство получает действительно хорошие советы по оптимизации бизнеса. Сделайте такой функционал, чтобы было можно обсуждать идеи друг друга и голосовать за лучшие. Это создаст у сотрудников ощущение, что к ним прислушиваются, повысит мотивацию и приверженность к компании.

Если компания существует уже несколько лет, то наверняка есть какие-то старые фото, записи, архивные видео с первых мероприятий, данные о первых победах/успехах. Такие публикации не только развлекают, но и служат напоминанием о том, как далеко компания продвинулась.

Создайте раздел на портале, где обновляются квартальные и годовые ключевые показатели эффективности, цели и другие данные. Если можете, преобразуйте эти данные в наглядную диаграмму, чтобы сотрудники могли легко видеть прогресс, которого добивается компания.

Когда сотрудники видят, как их работа влияет на результат, это улучшает их эффективность. Большинство сотрудников не имеют доступа к сводной информации, и в таких условиях без достоверных источников черпают ее из слухов.

Кто из коллектива проработал дольше всех? В каком месяце больше всего дней рождения сотрудников? Кто больше всего летал в командировки? Этими забавными фактами и цифрами о своей компании, проектах или сотрудниках можно периодически делиться на главной странице корпоративного портала.

Если работники не верят, что в компании есть место для карьерного роста, они разочаровываются и с большей вероятностью уходят. Продвигайте долгосрочные карьерные цели и рассказывайте о вакансиях, на которые могут претендовать сотрудники. Специальный раздел с вакансиями на корпоративном портале — отличный пример контента, с которым могут взаимодействовать сотрудники.

Благодаря централизованному календарю компании каждый может быть в курсе событий, находить сведения о мероприятиях и следить за любыми последними изменениями.

Пример из практики АО «Первая грузовая компания». В среднем в месяц в ПГК проходит около 15 мероприятий от разных подразделений — онлайн и офлайн. Важно, чтобы они не пересекались. Решением стал общий календарь на портале. В карточке видны не только дата и время, но и владелец события.

Вовлеченность сотрудников и моральный дух команды теперь рассматриваются как критически важные показатели для бизнеса. И их нужно постоянно отслеживать. Здесь пригодятся «импульсные» опросы, которые можно запустить прямо в интранете.

Можно сделать индекс счастья сотрудников, проводя регулярные опросы персонала на тему удовлетворенности взаимодействия с коллегами, офисом, рабочим местом и прочим. Соберите оценки по шкале от 1 до 5, рассчитайте среднее арифметическое и выведите на портал. Сбор и анализ подобной информации даст сотрудникам понять, что для компании это важно, и она стремится улучшить этот показатель.

Привлекайте руководителей — пусть они лично рассказывают сотрудникам о ценностях и корпоративной культуре, достижениях и событиях компании, собственных наблюдениях. Дайте сотрудникам возможность прямой связи с руководством с помощью рубрики на портале в стиле «Вопросы к CEO». Видеосообщения и комментарии могут сделать общение интерактивным и привлекательным для всех. Обращения генерального директора к сотрудникам, как правило, всегда вызывают рекордные просмотры и активное обсуждение.

Простая форма обратной связи обеспечивает максимально быстрый доступ к службе поддержки, чтобы возникающие вопросы решались «здесь и сейчас».

Что должен включать в себя раздел:

• удобное расположение в шапке портала;
  
• выбор темы обращения;
  
• отправка вопроса/предложения ответственному сотруднику, в зависимости от темы обращения.
  

Раздел для объявлений о продаже или поиске товаров и услуг среди коллег. Пользователи, которые заинтересовались предложением, могут написать автору личное сообщение и обсудить условия в чате.

К примеру, на портал БФТ создать объявление может каждый сотрудник. Для этого нужно заполнить поля, загрузить фотографии, указать цену.

Бывает так, что интранет уже внедрен, но у него все еще нет названия. И здесь можно привлечь сотрудников к разработке интранет-имени. Это еще один способ вовлечь их во внутреннюю сеть. Попросите прислать их варианты, а затем устройте финальное голосование.

Мотивационные цитаты — все еще популярный тип контента в социальных сетях, и интранет — не исключение. Они могут мотивировать сотрудников и помочь им начать день с максимальной отдачей.

Лучше публиковать их один раз в неделю. Утро понедельника — наиболее подходящий вариант. Однако постарайтесь не переусердствовать. Слишком частые публикации могут раздражать (или вызывать ассоциации с мотивационными пабликами, над которыми многие смеются).

Сотрудникам нужно быть в курсе общих тенденций в отрасли компании. Это помогает стать лучшими специалистами, независимо от того, какова их роль — продажи, производство и т.д. Периодически готовьте рассылку или дайджест заметных событий, тенденций, исследований в той области, в которой работает ваша компания.

Новости и обновления в компании — это здорово, но их можно воплотить в жизнь и сделать более привлекательными с помощью формата видео. Тем более, инструменты с ИИ позволят создать их без особых затрат. Кроме того, подкасты или видео могут стать отдельной рубрикой. Сотрудники могут снимать небольшие ролики о работе в компании, видеоинтервью и так далее.

Многие компании нанимают десятки и сотни новых сотрудников в год. Теперь, когда все больше и больше новых сотрудников работают удаленно, становится все труднее поддерживать связь со всеми.

Создайте страницу, на которой вы представляете новичков в веселой и увлекательной форме. Вполне возможно, что эта рубрика станет наиболее посещаемой.

Вот несколько вопросов для знакомства:

• Какой ваш последний любимый фильм/книга/музыка?
  
• Чем вы любите заниматься после работы?
  
• Малоизвестный факт о вас?
  
• Каковы ваши специальные навыки (разговорные языки, хобби и т.д.)?

Кроме того, если вы только внедрили интранет, можно разослать такую анкету и тем сотрудникам, которые уже у вас работают.

В идеале, если во всей организации домашняя страница каждого браузера перенаправляет сразу на корпоративный портал. Когда пользователь открывает браузер, то сразу же будет отображается главная страница корпоративного портала. Здесь стоит учесть: в таком случае домашняя страница интранета должна часто обновляться (новости, фото и так далее), чтобы не надоесть.

Поощряйте сотрудников делиться экспертностью и идеями. Корпоративный портал отлично для этого подходит. Интранет позволяет создавать сообщества для обмена знаниями по улучшению продуктов и процессов. При эффективном использовании он может стать не просто местом для неформальных переписок, а драйвером развития компании.

Обучение должно быть системным, а не разовым. Поэтому формы обучения должны быть яркими и разнообразными. Для лучшего результата и вовлеченности используйте инструменты геймификации.

К примеру, компания Selectel реализовала на своем портале выращивание динопарка. С первого дня сотруднику доступен чек-лист по адаптации. При закрытии заданий у сотрудника «вылупляется» тирекс. После выполнения всех пунктов открывается целый парк динозавров.

Не все сотрудники хотят просматривать один и тот же контент на портале. Таргетинг контента вызовет у сотрудников желание чаще посещать корпортал.

Вот несколько способов таргетирования информации:

• Персонализированные обновления контента
  
• Подписки пользователя на предпочтительный контент и новости
  
• Персональные закладки и инструменты

Персонализированный опыт повышает вероятность того, что сотрудники будут чаще пользоваться интранетом.

Пример. В компании БФТ, чтобы сотрудникам было интереснее читать корпоративные новости, реализована функция таргетинга.

При публикации сообщения можно выбрать, показать его на всю компанию или только некоторым филиалам и подразделениям.

Каждый может подписаться на интересные ему разделы и быть в курсе событий коллег.

На начальном этапе, когда интранет еще не используется в компании на 100%, важна помощь заинтересованных сотрудников. Они могут мотивировать других коллег использовать интранет, рассказывать о возможностях, ссылаться на него, давать советы по эффективному использованию инструментов.

Когда вы помечаете контент тегами, поиск информации на корпоративном портале упрощается. Добавьте такие теги, как «маркетинг», «внутренняя документация» и другие категории, которые помогут вашим сотрудникам найти то, что им нужно. Это эффективный способ управления содержимым интрасети, который экономит время всей вашей организации.

Также анализируйте поисковые запросы. К примеру, мы в K-Team собираем запросы пользователей, по которым не нашлась нужная информация (но она есть в документах). Далее — меняем названия материалов или дополняем их тегами. Тогда материал будет найден, даже если в названии или содержимом нет точного совпадения с поисковым запросом.

За активности и достижения начисляйте сотрудникам корпоративную валюту, которую можно потратить во внутреннем магазине призов. К примеру, в компании БФТ накопленные баллы (БФТденьги) можно потратить на корпоративный мерч или обменять на настоящие рубли при помощи «Компенсации» за доступные услуги (Оплата ОСАГО, детского лагеря и др). Во внутреннем магазине важно предусмотреть:

• Каталог с карточками товаров;
  
• Детальная карточка товара;
  
• Подбор параметров по цене;
  
• Корзина;
  
• Компенсация;
  
• Просмотр истории начисления и списания БФТденег.
  

Маскот-символ — это персонаж, от лица которого вы сможете делать обучающие видео и использовать его для создания инструкций.

Еще один вариант геймификации — это ачивки. Сотрудники получают значки или могут «качать» рамку фото за:

• срок работы в компании;
  
• прохождение обучения;
  
• победу в конкурсе;
  
• участие в проекте
  

Корпоративный стикерпак для чатов — это не только забавно. Это отличный способ напомнить о корпоративных ценностях в шутливой форме. Используйте шутки коллег про рабочие моменты, трендовые мемы. Но не стоит шутить про клиентов.

Добавьте возможность для сотрудников создавать и публиковать на главной странице сториз, по аналогии с известными соцсетями.

Создайте каталог электронных и печатных книг, которые есть в компании с возможностью резервирования. Обязательно продумайте удобный поиск и фильтрацию книг, а также возможность ставить им оценки и писать отзывы.

Предоставьте сотрудникам возможность поблагодарить друг друга на портале, подарив виртуальный подарок. Для сотрудников очень важна не только обратная связь, но и понимание, что остальные ценят их труд.

Начисляйте пользователям баллы за любые достижения: передачу лида, продажу определенных продуктов, прохождение обучения и т.п. На основании набранных баллов стройте рейтинг по компании, а лидерам вручайте ценные призы. Имена лучших сотрудников публикуйте на главной странице портала.

Если в вашей компании есть важные для сотрудников проекты, можно сделать виджет с информацией об этом: кто является руководителем, какие плановые сроки реализации, какая результативность исполнения и др.

Предоставьте сотрудникам возможность завести собственный блог. Каждый сотрудник может поделиться своим профессиональным достижением, свежими фотографиями из отпуска или мнением на любую тему. В формате блога можно собрать целое сообщество по интересам.

Постарайтесь вынести возможность ведения блога (сториз, видео) на главную страницу. Чем больше людей увидят контент, тем больше вероятность того, что они будут участвовать в обсуждениях или сами начнут его создавать.

Корпоративный портал — пространство для коммуникации всей команды. Особенно он выручает наших коллег на удаленке и в условиях распределенной команды. Сотрудники могут сами создавать контент, объединяться в группы по интересам и общаться друг с другом. Для быстрого доступа добавьте виджеты сообщества на главную страницу.

Обычно все сотрудники очень заняты, но для продуктивной работы им необходимо время от времени отключаться. Отличным развлечением могут стать пасхалки.

Выберите несколько мест в интранете (разные страницы, разделы, папки) и добавьте «пасхальные яйца», которые могут найти сотрудники. Например, какие-нибудь задачки/загадки или просто изображение с кодом. Когда сотрудники найдут их, первый, кто свяжется с администратором интранета и сообщит о местоположении, выиграет, например, подарочную карту в интернет-магазин.

Это отличный способ, если хочется, чтобы сотрудники освоились во внутренней сети. Пока они ищут пасхалки, они могут найти много полезного контента, о существовании которого, возможно, и не подозревали.

Отдельная страница в интранете помогает новичкам проникнуться корпоративными ценностями и целями, понять к кому по какому вопросу обращаться. Можно создать лендинг в формате сторитейлинга и электронного welcome-book, который познакомит нового сотрудника с компанией.

Комментарии и лайки к постам на корпоративном портале — основа для получения полезной аналитики. А еще возможность для сотрудника выразить свое мнение. Поведенческие тренды, оценка вовлеченности в корпоративную культуру, выявление признаков выгорания, поиск талантов и лидеров мнений — об этом можно узнавать благодаря корпоративным соцсетям.

Важно помнить: запуск интранета — это не финишная черта, а лишь этап. За кулисами интрасети должно быть постоянное тестирование, настройка и оттачивание новых и существующих функций.