Как быстро адаптировать сотрудника

Проблемы адаптационного периода одинаковы у компаний из разных сфер, чаще всего это: длительный онбординг (англ. onboarding — «введение, вхождение» — это процесс адаптации), разный уровень подготовки по окончании испытательного срока, низкая вовлеченность новичков, плохой контакт с коллегами, высокая текучесть кадров в первые полгода. Самый невыгодный сценарий для бизнеса – если сотрудник увольняется еще на испытательном сроке: стоимость найма может достигать 50-60% его годовой зарплаты, согласно исследованию SHRM. Давайте разберем результаты исследования опыта крупного и среднего бизнеса в сфере онбординга и поговорим о том, как решать стандартные проблемы адаптации и не терять на этом деньги.

Чтобы разобраться, почему компании сталкиваются с проблемами на этом этапе, мы провели исследование и опросили 70 HR-директоров и специалистов по подбору персонала и 100 новичков по итогам первого месяца работы. В выборку вошли 50 компаний из сфер IT, ретейла, строительства, финтеха, со штатом от тысячи до 10 тысяч человек.

В работе с новичками у всех компаний обнаружили закономерности:

- 86% компаний оценивают эффективность адаптации на основании заполненных сотрудником и руководителем анкет, процесс не структурирован и занимает много времени.
- 71% не оценивают стоимость онбординга в деньгах, и не понимают, из чего складывается эта сумма.
- 65% не имеют отдельного бюджета на цифровизацию онбординга.
- В 57% компаний руководители и наставники тратят на адаптацию около 10% своего рабочего времени.
- 41% недовольны тем, как устроен текущий процесс онбординга, хотят сделать его более управляемым.
- 33% не связывают адаптацию сотрудников с ключевыми показателями эффективности. Если у процесса нет KPI, то невозможно определить, как быстро сотрудник приближается к нужному результату.

Все это негативно влияет на бизнес: согласно исследованию Hays, 18% профессионалов уходят из новой компании из-за плохо организованной адаптации, 4% – были на грани принять такое решение.

Кроме того, при увольнении повышается общий уровень стресса в коллективе.

Новички – одновременно и самые уязвимые и самые вовлеченные сотрудники. При принятии job-оффера они испытывают максимальный интерес к корпоративным ценностям, устоям, новостям. Они становятся источником развития и новых идей для компании или «теряются» из-за недостаточного внимания наставников, непрозрачности целей и оценок.

Топ-6 проблем, с которыми сталкиваются новички на испытательном сроке:
- 43% не знают своих целей, не понимают, как будут оценивать их эффективность. Это снижает мотивацию и инициативность, вызывает неуверенность в своих силах. Они хотели бы видеть чек-листы с задачами и получать промежуточную обратную связь.

- 40% считают, что руководители не уделили им достаточно времени для погружения в рабочие задачи и инструменты. Часто наставники передают новичкам инструкции, с которыми приходится разбираться самостоятельно. Но далеко не все можно регламентировать и прописать в документах. Сотрудники боятся задавать вопросы и обращаться за помощью к коллегам, на выполнение даже простых заданий тратят много времени, адаптация затягивается.

- 38% не ориентируются в помещениях, долго ищут нужные кабинеты, департаменты, коллег. Новички чувствуют себя потерянными и неуверенными, поиск нужного коллеги может превратиться в квест по коридорам.

- 33% чувствуют себя брошенными, особенно в условиях удаленной работы. Сотрудники не знают, к кому обращаться и задавать вопросы, не чувствуют себя частью команды. Из-за этого быстрее развивается эмоциональное выгорание. Они хотели бы участвовать в общих встречах, корпоративных обсуждениях, неформально общаться с коллегами.

- 29% не знакомы с корпоративными правилами компании. Это одна из самых частых причин недовольства и недопонимания коллег.

- 25% не знают, к кому обращаться в разных ситуациях, вынуждены часто отвлекать руководителя. Наставники тратят до 40% своего рабочего времени на решение вопросов адаптации. Возникает обоюдное недовольство.

Когда процесс адаптации не выстроен, затраты бизнеса возрастают: наставники, руководители и HR-специалисты отвлекаются, тратят время на бессистемное общение с новичками, а те, в свою очередь, дольше погружаются в рабочие задачи и медленнее выходят на максимальную эффективность. Чем дольше длится этот этап, тем больше денежные потери.

Какие показатели онбординга влияют на бизнес-результат?
Грамотная адаптация, по данным Northpass, увеличивает вовлеченность персонала на 54%. Вовлеченные сотрудники заинтересованы в успехе компании и стремятся выполнять свою работу более качественно. Для анализа эффективности выстроенного процесса подходят следующие метрики:

- Стоимость адаптации одного сотрудника.
- Экономия времени руководителей, HR, наставников на выполнение однотипных задач.
- Уровень производительности новичков к концу контрольных периодов (1, 3, 6-ой месяц работы), соблюдение сроков.
- Количество ошибок персонала, их стоимость.
- Число жалоб на новых сотрудников со стороны коллег и заказчиков.

Отслеживание этих показателей позволяет замечать проблемы на этапе возникновения, корректировать процесс и предотвращать появление негативных последствий. Чистая прибыль компаний, которые анализируют успешность адаптации, возрастает в 1,9 раз (исследование Deloitte). Добавление digital-инструментов ускоряет завершение онбординга на 60-80%.

Но, несмотря на это, большинство российских компаний не делает ставку на адаптацию, а значит – каждый день теряет деньги.

Понять, насколько выгоден грамотный онбординг, несложно. Достаточно проанализировать ключевые показатели по формулам:
Стоимость подбора и адаптации
Затраты на подбор = прямые (стоимость замещения резюме) + косвенные (время участников процесса).

Важно учесть зарплату новичка на испытательном сроке, время наставника и руководителя, материалы и инструменты для работы. Если кандидат не прошел испытание, то затраты повторяются и стоимость увеличивается в 2 раза. В итоге некоторые компании платят за выход нового сотрудника сумму, равную 6 средним зарплатам.

Текучесть среди новичков
Текучесть на испытательном сроке = количество увольнений на испытательном сроке за период / среднее количество сотрудников на испытательном сроке за период

Текучесть в первый год работы = количество увольнений на испытательном сроке за период / среднее количество сотрудников на испытательном сроке за период

Большинство сотрудников принимают решение об увольнении в первые 2-3 недели работы. Не все уходят сразу: хотят еще присмотреться к компании и коллегам, надеются на улучшение ситуации. Частая причина увольнения в первый год – слишком высокая нагрузка на начальном этапе. Поэтому важно анализировать текучесть не только в первые три месяца работы, но и за более длительный период.

Достаточно умножить объем текучести на сумму затрат на подбор, чтобы понять денежные потери бизнеса из-за плохо организованной адаптации. Недовольные сотрудники не вовлекаются и некачественно выполняют работу, в это время компания упускает потенциальный доход. Этого можно избежать, подходя к онбордингу системно.

Постоянный диалог с новичками позволяет определить, что помогает и что мешает им достичь ожидаемой эффективности. Например, драйверами могут стать стабильность компании и поддержка коллектива, а барьерами – слишком большой объем информации и отсутствие обратной связи наставника.

Анализируя ситуацию и выбирая подходящие инструменты, компании сокращают этот срок и уменьшают затраты.

Во многих компаниях новичкам выдают бумажные welcome-книги и брошюры. Это неэффективно: внимательно их изучают единицы, а ознакомление невозможно проверить. В эпоху удаленной работы нужны более эффективные интерактивные методики:

Формат обучения и постановки задач для вовлечения в процесс. Делает онбординг увлекательным, добавляет игровые элементы, одинаково эффективен среди персонала разных возрастов. Например, на портале могут начисляться баллы за активность и успехи в обучении. Исходя из этого формируется пользовательский рейтинг. Самым активным и целеустремленным сотрудникам выдаются бейджи и сертификаты.

Это информация, раздробленная на маленькие части, чтобы ее легче было усвоить. Например – экспресс-викторины, где пользователи отвечают на вопросы об истории компании, новых продуктах или услугах, профессиональных навыках и т.д. Коллеги сражаются друг с другом в интеллектуальном состязании, имена победителей отображаются на главной странице портала.

У новичка должна быть возможность пройти обучение как с компьютера, так и со смартфона, в любое время и из любой точки мира.

Знакомство с атмосферой компании, корпоративной культурой и интеграция в коллектив. 72% соискателей, по данным Enboarder, считают личное общение с руководителем самой важной частью онбординга. Не стоит забывать и о знакомстве с коллегами. Есть много сервисов для укрепления профессиональных отношений даже в удаленном формате. Например, Random Coffee позволяет в легкой и непринужденной форме организовать онлайн-встречи.

Методики одинаково эффективны для офисных и удаленных сотрудников, независимо от возраста, должности и сферы. Подобный подход позволяет увеличить вовлеченность новичков в несколько раз. Но невозможно улучшить процесс адаптации только с помощью них. Нужны инструменты для отслеживания прогресса, изменения настроения сотрудников, сбора обратной связи, донесения важной информации. С этой точки зрения наиболее эффективны:

Лендинг для онбординга

Помогает новичкам почувствовать себя частью команды, познакомиться с корпоративными целями и ценностями. Это главный инструмент поддержки сотрудника в первый рабочий день, информация на сайте таргетируется под должность. Пользователь получает доступ вместе с job-оффером или за несколько дней до 1 рабочего дня. Здесь можно разместить информацию о документах для оформления, расположении офиса, контакты HR, кто будет руководителем и наставником, какие задачи ждут, кто и как будет их оценивать.

Личный кабинет HR и руководителя

Позволяет отслеживать прогресс новичков, кто на каком шаге находится, кто наставник. В личном кабинете HR могут заранее настраивать сценарии адаптации под разные должности, назначать встречи, формировать опросы и задачи. Это главный инструмент для систематизации и анализа адаптации на уровне компании, подразделения и отдельных сотрудников.

Личный кабинет сотрудника на адаптации и чат-бот новичка

Системно доносит до новичков информацию о задачах, наставнике и руководителе, запланированных встречах. Сотрудник отслеживает свой прогресс, достижения, узнает общую информацию о компании и коллегах. Чат-бот помогает быстро решить возникающие вопросы, выполняя функцию «горячей линии». Отправляет уведомления, поручения, опросы согласно сценарию адаптации. Собирает обратную связь, оказывает эмоциональную поддержку.

При использовании этих инструментов адаптация становится управляемой, понятной и результативной. Такой подход позволяет:

- До 40% снизить время руководителей и наставников, которое они тратят на адаптацию новичков.
- На 20% сократить среднюю продолжительность онбординга каждого сотрудника.

Адаптация длится дольше испытательного срока. Ускорить ее можно с помощью грамотно разработанного плана, понятной системы постановки и оценки задач, использования современных методик и инструментов, автоматизации и подробного анализа. При правильном выстраивании процесса компаниям удается сократить денежные и временные затраты, повысить эффективность работы новых сотрудников, снизить нагрузку на руководителей и наставников, сократить текучесть кадров, сделать атмосферу внутри коллектива доброжелательной.

От адаптационного периода зависит уровень вовлеченности и лояльности персонала, а также эффективность и текучесть кадров в будущем. Если процессы не налажены, новые сотрудники не понимают свои цели и задачи, чувствуют неуверенность, не получают достаточной обратной связи от руководителей.

Источник Marketmedia.ru