Сколько стоит внедрить корпоративный портал? И как компания может сэкономить с помощью него?

Есть стереотип, что просчитать бизнес-эффект от внедрения корпортала, нереально. Но это не так. Следующие формулы помогут обосновать необходимость внедрения корпортала.

Итак, представим. В компании 3000 сотрудников, средняя зарплата — 60 000 руб. с НДФЛ. Средняя стоимость рабочего часа — 360 руб.


1. Экономия на предоставлении корпоративных сервисов в личном кабинете

Каждый сотрудник минимум два раза в год ходит в отпуск, а для его планирования интересуется остатком, несколько раз в год запрашивает расчетный листок, пару раз за год согласовывает отсутствие со своим руководителем, а также запрашивает различные справки типа 2-НДФЛ или справки с работы.

Без личного кабинета запрос этой информации потребует участие сотрудника кадровой службы. Давайте попробуем посчитать экономию на предоставлении корпоративных сервисов в личном кабинете.

Согласование отпуска без автоматизации:

1. Узнаю остаток отпуска у HR.
2. Заполняю заявление на отпуск.
3. Передаю бумажную версию руководителю, подписываем.
4. Передаю в отдел персонала.
5. Руководитель подписывает приказ на оформление отпуска.
6. Заносим информацию в график отпусков.

Целиком процесс займет около 30 минут чистого времени всех сотрудников, участвующих в процессе.

Согласование отпуска с автоматизацией:

1. Узнаю остаток отпуска в личном кабинете (выгружается автоматически).
2. Заявление на отпуск заполняется автоматически.
3. Подписываю ЭП и отправляю на согласование руководителю в портале.
4. Согласованный отпуск автоматически передается в кадровую систему.
5. Автоматически формируется приказ на оформление отпуска, который руководитель подписывает ЭП на портале.
6. Информация автоматически заносится в график отпусков.

Целиком процесс займет около 10 минут чистого времени всех сотрудников, участвующих в процессе.

Формула: Экономия = ((t до автоматизации - t после автоматизации) / 60 ) * Кол-во сотрудников * средняя стоимость часа * кол-во обращений в год

ИТОГО: Экономия = ((30 - 10) / 60 ) * 3000 * 360 * 2 = 720 000 рублей

Вы можете самостоятельно рассчитать экономию для других процессов по данной формуле. Главное — замерить время, которое вы тратите на процесс сейчас.


2. Экономия при поиске информации

Мы ежедневно ищем контакты коллеги или его рабочее место, различные документы (регламент, маркетинговый материал, шаблон, сертификат и пр.), учебный материал. Как правило, контакты хранятся в эксель-табличках, которые часто не актуальны, документы — в сетевых папках, структура, которых не очевидна. А поиск оставляет желать лучшего и работает очень медленно при большом количестве документов. Иногда еще и отвлекаем коллег, чтобы найти нужную информацию.

В среднем, сотрудники тратят около 15 минут в день на поиск информации. После внедрения корпоративного портала мы можем сократить это время до 5 минут.

Формула: Экономия = ((t до автоматизации - t после автоматизации) / 60 ) * Кол-во сотрудников * средняя стоимость часа * кол-во рабочих дней в году за вычетом отсутствий

230 — количество рабочих дней в году с учетом отпуска.

Предположим, только половина сотрудников затрудняется в поиске информации.

ИТОГО: Экономия = ((15-5) / 60 ) * (( 3000 / 2 ) * 360) * 230 = 20 700 000 рублей

Какие бизнес-результаты может принести экономия времени при поиск информации?

Американская компания VEON внедрила интранет от Jiva с технологией PeopleGraph. Эта технология понимает людей, их роли внутри компании и контент, который они создают и потребляют. В итоге интранет предоставляет гиперцелевые рекомендации и те результаты поиска (к примеру, по базе знаний), которые нужны конкретному пользователю в зависимости от роли, задач и так далее. Это позволяет всем сотрудникам быстро находить нужную им информацию.

Важное место занимает и геймификация. Сотрудники могут поблагодарить своих коллег за помощь: у такого коллеги появляется специальный значок в личном кабинете. Все эти улучшения оказали влияние не только на корпоративную культуру, но и на экономические показатели результат. Компания достигла 543% ROI. Во многом это связано с тем, что платформа дает команде возможность выполнять работу быстрее и качественнее.


3. Экономия при внедрении базы знаний

В большинстве компаний сотрудники (особенно новенькие) часто отвлекают коллег и руководителей вопросами. Компания теряет двойное время — ищущего сотрудника и сотрудника, знающего ответ. Наличие базы знаний способно это исправить. Хуже ситуация, когда новички бояться задать вопрос, потому что не хотят выглядеть некомпетентными. Они начинают «изобретать велосипед» или делают что-то вразрез с регламентами.

Решение вопроса с помощью базы знаний бесценно: один раз написав статью для базы знаний, можно передать информацию сотням сотрудников.

t до автоматизации умножаем на 2, потому как до внедрения базы знаний мы тратим время двух сотрудников на решение вопроса.

Формула: Экономия = ((t до автоматизации * 2 - t после автоматизации) / 60) * средняя стоимость часа * кол-во обращений в год

Для примера: мне нужна информация по работе с определенным шаблоном договора. Я обращусь в договорной отдел, и мне расскажут, как правильно заполнять шаблон и почему в нем есть определенные пункты, почему они принципиальны. На это уйдет от 30 минут до 1 часа двух человек. Если бы была база знаний, то за пару минут я нашел нужную статью, и еще 30 минут потратил бы на ознакомление. К базе знаний, в среднем, каждый сотрудник обращается 1 раз в месяц.

ИТОГО: Экономия = (( 30 * 2 - 35) / 60 ) * 360 * 3000 * 12 = 5 400 000 рублей


Кейс. Как компании удалось увеличить выручку при внедрении базы знаний

В команде розничного маркетинга туристического агентства Bluegreen Vacations более чем 600 сотрудников из 90 городов. Поскольку сотрудники работают удаленно, у них ограниченный контакт со штаб-квартирой корпорации и другими членами команды. А значит, нет обмена знаниями, новыми механиками продаж и другой важной информации.

Чтобы решить эту проблему, руководители Bluegreen Vacations начали искать платформу для совместной работы, помогающую сотрудникам общаться.

Компания развернула интранет на платформе Jiva. В течение нескольких месяцев после развертывания более 80% сотрудников стали активно ее использовать. За это время компания также увеличила выручку на 12% от продажи путевок. Такой результат они связывают с внедрением интранета: теперь все менеджеры могут легко найти необходимую им информацию, обменяться контентом и совместно работать над проектами.

Кроме того, интранет позволил Bluegreen Vacations повысить вовлеченность сотрудников. Сотрудники перешли от ощущения растерянности и разрозненности к ощущению, что они часть одной команды.

Важно. Не стоит забывать: вовлеченность сотрудника в корпортал также способна бороться с текучестью кадров. А именно из-за нее многие компании теряют деньги. К примеру, Amazon теряет 8 млрд долларов (примерно 25% дохода) в год из-за текучести персонала. Информирование вообще сложно оценить в деньгах, но мы понимаем, что без него никак. Это тоже экономит для компании существенные деньги, минимизирует риски, позволяет зарабатывать больше.

А теперь переходим к еще одному интересному вопросу: сколько стоит внедрить корпоративный портал.

Давайте посчитаем, сколько и на чем мы можем сэкономить благодаря использованию K-Team. Платформа при этом у нас будет одна, это 1С-Битрикс24 коробочная версия. Берем именно ее, потому как в ней открытый исходный код, и мы сможем ее модифицировать под собственные пожелания и задачи. Предполагаем, что нам нужно сделать среднестатистический портал на несколько тысяч пользователей, в котором есть главная страница, новости, личный кабинет сотрудника, организационная структура и телефонный справочник, база знаний, дни рождения, банк идей.

И далее есть два варианта: первый — купить готовую платформу K-Team и внедрить ее в своей компании самостоятельно. Такой вариант подойдет, если в компании есть ресурсы IT-департамента. В этом случае стоимость будет 500 000 руб для компаний до 500 сотрудников, 700 000 руб для компаний до 1000 сотрудников (полную стоимость лицензий можно посмотреть здесь).

Второй вариант, если в компании нет возможности провести все работы самостоятельно, — купить готовую платформу K-Team и заказать услуги по ее внедрению. Как это происходит, и из чего складывается цена.

Техническое задание

Без технического задания невозможно сделать ни один проект. Даже если вы работаете по Agile, вы все равно делаете техническое задание, просто пишете его небольшими итерациями. Важно помнить, что к техническому заданию мы приступаем только после того, как есть концепция будущего портала.

В случае индивидуальной разработки нам потребуется провести интервью с ключевыми пользователями, функциональными заказчиками, ИТ-специалистами для формализации требований к будущему порталу и его интеграциям с другими системами.

Как правило, эти работы занимают 5-10 рабочих дней. Задействованы в процессе менеджер, аналитик и разработчик. По самым минимальным оценкам такие работы будут стоить от 300 000 рублей. Также нужно будет сделать протоколы интервью и согласовать их, а затем написать на основании их Техническое задание. Это занимает еще 5-10 рабочих дней.

Если мы берем готовый портал K-Team и делаем проект на базе него, то нам на первом этапе будет достаточно провести демонстрацию решения и зафиксировать требования к настройкам, а также требования к интеграциям. Эти работы можно сделать за 3-4 дня. Техническое задание на разработку не нужно, достаточно сделать проектное решение по интеграциям и настройкам, это займет 2-3 дня.

Прототипирование и дизайн

Мы хотим, чтобы наш будущий портал был в фирменном стиле, с главной страницей, красиво оформленными страницами о компании, для новичков и другой полезной информацией для сотрудников. Чтобы сделать концепцию дизайна портала (и не одну версию) может уйти от двух недель до месяца (у меня есть опыт, когда в одной крупной нефтяной компании мы согласовывали дизайн несколько месяцев, а количество макетов страниц было более 100).

При использовании K-Team дизайн уже есть, и он продуман. В большинстве случаев достаточно брендирования в фирменном стиле и руководства по стилю. Мы можем сделать несколько вариантов брендирования за один день. На всякий случай заложим два дня.

Верстка дизайн макетов

Всю красоту, которую сделал дизайнер, нужно превратить в код. В зависимости от сложности дизайна и наличия адаптивной верстки процесс front-end разработки может занять до месяца работ.

При использовании K-Team мы можем изменить дизайн в соответствии с концепцией брендирования за 2-3 дня.

Разработка

Пожалуй, один из самых сложных этапов реализации корпоративного портала. Пока мы не сделали K-Team, этот этап занимал от одного до трех месяцев работы нескольких разработчиков и аналитика. Нужно настроить сервера, развернуть систему, сделать интеграции, разработать или доработать функциональность.

Тестирование

Если не уделить внимание тестированию, то тестировщиками будут сразу пользователи портала. А если ошибок много, и они критичные — это может отпугнуть сотрудников от использования портала. Они перестанут доверять данным, ведь если в одном месте неточность, то и в другом такое может быть. Тестирование занимает от 5 до 10 рабочих дней, и в нем задействованы тестировщики и аналитики.

Если мы используем готовый портал K-Team, то функциональность протестирована многократно, и в основном мы делаем фокус на интеграционном и нагрузочном тестировании в окружении заказчика. Это позволяет сократить сроки и затраты на тестирование в два раза.

Корпоративный портал — это не только площадка для общения, но и инструмент для быстрого поиска информации, совместной работы, хранения данных и автоматизации процессов. Он позволяет сократить число каналов внутренней коммуникации и дать сотрудникам единый доступ к приложениям и контенту компании.

Стоимость внедрения зависит от функциональности и степени кастомизации под конкретный бизнес.

Как экономить?

Выбирайте готовые решения и модули. Внедряйте сначала MVP — пробную версию портала с самыми важными функциями, а затем при необходимости расширяйте функциональность. Это позволит запустить платформу максимально быстро и по выгодной цене. Например, если разработка с нуля будет стоить не менее 3 млн рублей, то цена на готовый портал K-Team начинается от 500 тысяч.