Сложности при запуске базовой функциональности портала

Стоит иметь в виду, что организационная структура, телефонный справочник, дни рождения и многие маршруты заявок завязаны на персональные данные сотрудников из кадровой системы. То есть, без интеграции с 1С:ЗУП или Босс кадровик невозможно запустить эту функциональность. Временно импортировать на портал данные сотрудников из Excel — не вариант. Потом, когда вы сделаете интеграцию, учетные записи могут дублироваться или придется дорабатывать типовые обмены, чтобы этого не произошло.

Следующий момент — это авторизация пользователей. Как правило, она происходит на основе интеграции с Active Directory. Правильнее делать эту интеграцию первой, а уже затем обогащать учетную запись пользователя на портале информацией из кадровой системы. Если сделать пользователей на портале на основании данных из кадровой системы, то логины и пароли будут другие и авторизация через Active Directory работать не будут.

Часто данные в кадровой системе не готовы к выгрузке на портал. Пока они доступны только специалистам кадровой службы, данные могут выглядеть как удобно HR. Но, как только речь заходит о том, что информация будет видна всем сотрудникам, сразу начинаются проблемы. Часто сотрудники формально числятся в одном подразделении или юридическом лице, а на портале — должны быть в другом. Такая же чехарда и с руководителями: реальными и формальными. Простой и логичный совет — приводите данные в порядок заранее, а не когда программистам поставлена задача сделать интеграцию.

Если в компании большая команда, то выводить на главной странице личного кабинета дни рождения всех сотрудников не имеет никакого смысла. Важно таргетировать эту информацию и показывать в первую очередь дни рождения коллег из подразделения, а затем уже по всей компании. И еще не стоит забывать: если кто-то родился на выходных или праздничных днях, то эту информацию могут пропустить и не поздравить сотрудника. Показывайте в первый рабочий день дни рождения тех, кто родился в такие дни.

При запуске новостей обязательно заранее готовьте контент план на месяц вперед, думайте над тем, кто и о чем будет писать. В идеале — перед запуском портала у вас уже должны быть готовы материалы, фотографии и видеоролики. Используйте современные блочные конструкторы контента, а не устаревшие визуальные редакторы. Пользователи привыкли к современной структурированной верстке, и сейчас никто не будет читать лонгриды текста.

Что делать далее:

• обязательно анализируйте количество просмотров новости, лайки, комментарии;
  
• собирайте обратную связь — какие темы и новости сотрудникам интересны;
  
• добавьте возможность подписываться на интересующие теги (темы) новостей. Тогда сотруднику будет приходить уведомление на почту о том, что появилась интересная ему новость.
  

Если вы хотите автоматизировать процессы, то не забывайте про заместителей. Любая автоматизация ломается в тот момент, когда заявка или процесс попадают на сотрудника, который заболел или в отпуске. Важно правильно перенаправлять задания и уведомления по процессам на заместителей в период отсутствия.

Один из самых первых процессов, автоматизируемый на портале. Я очень часто вижу, что не учитывается потребность в отзыве запущенного согласования, изменении согласованного отпуска, его отмене. В идеале, должен быть не только процесс согласования, но и график отпусков, на основании которого руководитель может принимать решение: отпустить ли сотрудника? И нет ли пересечения отпусков?

Совет: полезно показывать остаток отпусков по сотрудникам и напоминать о неиспользованных днях или запланированных отпусках в виде ежемесячного дайджеста.

Если на первоначальном этапе предусмотреть все эти моменты, то сложностей с внедрением базового функционала интранета не возникнет. Сотрудники с первых дней смогут начать пользоваться нужными им инструментами. Кроме того, хорошая база интранета даст возможность эффективно развивать его в дальнейшем, внедряя новые модули и функции.