Как привлечь сотрудников на корпортал: механики и инструменты

На этапе разработки и запуска корпоративного портала подогревайте интерес к платформе.

Вот несколько идей, как это можно сделать:

1. Запишите видеоинтервью с топ-менеджерами. Например, главный бухгалтер расскажет, что на корпоративном портале можно будет за пару кликов заказать справку 2-НДФЛ или расчётный лист. А гендиректор может анонсировать возможность ведения блогов и рассказать о своем.
   
2. Назначьте торжественную дату запуска портала. Разместите печатные баннеры с информацией о дате и QR-кодом, ведущем на эту новость (например, в корпоративном ТГ-канале) в общих зонах: на кухне, в коридорах и лифтах. В день запуска в идеале — устроить небольшой праздник для команды (онлайн или офлайн).
   
3. Проведите конкурс на лучшее название для корпоративного портала, символ или персонажа. В качестве поощрения — полезные подарки (powerbank, наушники, сертификаты в книжные онлайн-магазины и так далее).
   
4. Заранее создайте текстовые и видеоматериалы с инструкцией по использованию портала (кратко — общая информация о портале, более подробно — о каждом модуле). Один из популярных вариантов сейчас — это инструкции от лица маскота (персонажа-символа компании). О нем чуть подробнее расскажем далее в статье.
   
5. Проверьте, соответствует ли портал современным трендам. Вот четыре тренда, которые помогают сделать портал интереснее и эффективнее для сотрудников:

• Геймификация — интересный формат обучения и задачи для вовлечения в процесс.
• Микрообучение — обучение занимает минуты, поэтому не нагружает и не отвлекает от основных рабочих задач.
• Мобильность — все инструменты доступны как на компьютере, так и на смартфоне.
• Персонализация — контент таргетирован под сотрудников (в зависимости от их отдела, интересов, должности и так далее).

Не забудьте создать форму обратной связи, чтобы сотрудники могли отправлять свои обращения в команду поддержки портала.

Предложите коллегам стать частью тестовой группы. Во-первых, людям всегда интересно попробовать что-то новое в числе первых. Кроме того, участники тестовой группы запустят «сарафанное радио» и расскажут коллегам о полезных функциях интранета. Мнение других людей будет стимулировать интерес к порталу.

Во-вторых, для команды разработки — это возможность на небольшой группе пользователей проверить, правильно ли все работает, и оперативно исправить баги. Можно спросить тестовую группу о функциональности, удобстве, доступности необходимых процессов.

К примеру, еще на этапе разработки нового портала в АО «Первая грузовая компания» сформировали тестовую группу: опубликовали новость на старом портале и пригласили протестировать новый. В итоге первыми новый портал увидели самые активные сотрудники, которые дали обратную связь. Они получили фирменные призы и поучаствовали в розыгрыше умных колонок.

Важно организовать привлекающую внимание церемонию открытия корпоративного портала. Постарайтесь собрать команду в офисе или провести собрание по видеосвязи. Подготовьте презентацию, в которой отразите основные преимущества портала.

Чтобы придать событию больший вес, привлекайте первые лица компании — учредителя, генерального директора, HRD и других руководителей, к мнению которых прислушиваются сотрудники.

Корпортал может на начальном этапе внедрения включать в себя только базовый функционал. Но уже с первых дней сотрудников стоит мотивировать им пользоваться. Например, посмотреть график отпусков и внести туда свои даты, заказать справку в отделе кадров и так далее. Это простимулирует людей чаще обращаться к корпоративному порталу и войдет в привычку.

Маскот-символ — это персонаж, от лица которого вы сможете делать обучающие видео и использовать его для создания инструкций. Также маскот-символ отлично подходит для оформления оригинальных стикерпаков, эмодзи и мемов.

Ко Дню Святого Валентина некоторые компании запускают обмен виртуальными валентинками. На дни рождения — поздравление с помощью digital-открытки. При выполнении плана на месяц — интерактивную игру с призами от компании.

Еще один вариант геймификации — это бейджи. Сотрудники получают значки или могут «качать» рамку фото за:

• срок работы в компании;
  
• прохождение обучения;
  
• победу в конкурсе;
  
• участие в проекте.
  

Большинство сотрудников прислушиваются к руководителям, но не забывайте о лидерах мнений внутри компании. Иногда новые идеи, о которых рассказывает руководство, воспринимаются как дополнительная нагрузка. Мнение же авторитетных коллег способно быстрее расположить коллектив к нововведениям.

Чтобы команда получила от лидеров мнений подробную информацию, проведите для них обучение, расскажите о возможностях и преимуществах сервиса.

Сделайте несколько рассылок от лица руководителей и лидеров мнений, в которых они поделятся своими впечатлениями от портала, расскажут, как интранет помог им оптимизировать рабочие процессы и снизить время на рутинные задачи.

Иногда сотрудники не пользуются корпоративным порталом, потому что не понимают всех его преимуществ, а изучать функционал просто не хотят. Решить отчасти эту проблему поможет обучение и наглядная демонстрация возможностей портала.

Вот несколько простых методов, которые помогут донести пользу корпоративного портала до команды:

1. Записать краткие онлайн-уроки или провести очное обучение в несколько этапов, не перегружая людей огромным объёмом информации.
2. Назначить ответственного, который будет оказывать техническую поддержку коллегам в рабочее время.
3. Реализовать на портале систему интерактивных подсказок, которые будут служить навигатором по сервису, знакомить людей с интерфейсов и помогать разобраться в функциях портала.
   

В качестве «виртуального помощника» для сотрудников, некоторые компании делают отдельного чат-бота. Он всегда на связи, ему не стыдно задать любые вопросы, а ответы можно получить максимально быстро.

Заранее создайте конкурсный раздел, определите даты проведения и критерии оценки участников. Затем оповестите сотрудников о том, что на корпоративном портале проходит интересная активность с призами.

В конкурсном разделе сотрудники смогут публиковать фото, видео, голосовать друг за друга, делиться мнениями. Например, можно провести конкурс на лучшую аватарку, сделанную в офисе, самую креативную фотографию с удалёнки или интересный пост по заданной теме.

Чтобы проверить, как сотрудники усвоили информацию о портале, какие трудности у них возникают и что стоит доработать в будущем, проведите марафон «Знатоки портала». Для этого подготовьте анкеты с вопросами и задания. Например, заполнить профиль в личном кабинете, опубликовать пост на портале, пройти тест на знание функционала.

В качестве награды обычно используются виртуальные баллы, которые затем можно обменять на корпоративный мерч.

Делайте посты о портале в корпоративных чатах и рассылках. Заранее продумывайте контент-план, чтобы ваши сообщения было интересно изучать. Например, можно рассказывать о нововведениях: возможности отправить заявление на отпуск через портал или назначить встречу с коллегами в переговорной. Анонсируйте и контент корпортала.

Рассказывайте о корпоративном портале не только в сети, но и очно. Для новых сотрудников — добавьте стикеры с маскот-символом в велкоп-пак. Для поддержания интереса у сотрудников — разместите плакаты, холдеры или календари с символикой корпоративного портала и QR-кодом в офисе.

Кейс. В банке «УРАЛСИБ» любой сотрудник может предложить свою идею на внутреннем корпоративном портале. Затем к работе подключаются эксперты, которые оценивают качество предложения и его выполнимость. По результатам проверки эксперты выносят свой «вердикт», и, если идея одобрена, то ее берут в работу. Плакаты с лучшими авторами идей размещают в офисах банка.

После 1-3 месяцев запуска портала проанализируйте следующие данные:

• количество уникальных посещений;
  
• статистика просмотра новостей;
  
• самые активные авторы/комментаторы;
  
• статистика использования сервисов и заявок;
  
• среднее время исполнения заявок.
  

HR также играет ключевую роль в качестве наблюдателя, чтобы гарантировать, что инструменты ИИ и чат-боты работали так, как задумано. Важно, чтобы в компании не «настроили и забыли» бота. Вот пример от компании KTS. Для проведения performance-review они запустили Telegram-бота, чтобы автоматизировать процесс ревью. Бот брал информацию из таблицы Google. Через какое-то время после запуска таблица с результатами ревью оказалась недоступной, потому что боту случайно закрыли к ней доступ. Люди ответственно отвечали на вопросы, а их ответы просто исчезали, не сохраняясь в таблицу. В итоге сотрудником пришлось тратить время и заново отвечать на вопросы.

И главное — чтобы инструменты были не врагами или дополнительной нагрузкой. Так случилось в американской страховой компании MetLife. Когда сотрудник разговаривает с клиентом по телефону, он должен запускать приложение Cagito, основанное на ИИ. Это приложение дает сигналы сотруднику во время разговора. Слишком быстрый темп речи? Программа мигает иконкой спидометра, указывая на то, что он должен притормозить. Слишком «сонный» голос? ПО отображает изображение кофейной чашки. Недостаточно эмпатичен? Появляется значок сердца.

Хороший корпоративный портал — это возможность удобно решать рабочие вопросы и укреплять личные связи внутри команды, чтобы быстро и эффективно достигать цели бизнеса. Но останавливаться только на «сухом» функционале не стоит — внедряйте новые технологичные решения, геймификацию и атрибуты корпоративной культуры, чтобы портал был интересным и живым.