Как понять, что пора менять подрядчика и не навредит ли его замена корпоративному порталу?

1. Медленное выполнение поставленных задач и срывы дедлайнов

Самая распространенная причина срыва сроков — непостоянная команда и отсутствие понятной дорожной карты проекта. Важно с самого начала работы над проектом определить ответственных сотрудников со стороны клиента и подрядчика, прописать их сферу ответственности.

Не забудьте подготовить регламенты и документы, в которых будут определены все процессы — от структуры согласования до расписания установочных встреч и промежуточных результатов.

2. Проводите регулярные собрания и обмен информацией

Организуйте регулярные встречи с сотрудниками один на один, где можно обсудить важные вопросы, новости и изменения. В K-Team руководители проводят такие совещания продолжительностью от 30 минут до часа с каждым прямым подчиненным раз в неделю. За это время мы успеваем обсудить не только ключевые задачи, но и то, что волнует людей.

1. Доносите цели и регулярно подводите промежуточные итоги
   
   

Предоставляйте сотрудникам всю необходимую информацию, связанную с работой. Например, изменения в политике компании или стратегических целях. Если есть успехи в достижении этих задач, стоит обращать на них внимание и давать обратную связь. Такой подход воодушевляет, создает положительный настрой. Если на пути к цели возникают сложности, будет правильно разобраться - почему так происходит, дать рекомендации или совместно скорректировать цели.

1. Используйте эффективные инструменты коммуникации
   
   

Например, создайте рабочие чаты и группы на корпоративном портале, предоставьте людям возможность писать комментарии к новостям, ставить реакции. Не забывайте отвечать на них, чтобы люди понимали, что их мнение важно. Также дайте сотрудникам возможность задать вопрос руководству, в том числе и анонимно.

Руководителям следует вести собственные блоги и регулярно появляться в корпоративном портале или чате. Можно организовать видеообращения и поздравления от топ-менеджеров, прописав к ним субтитры на случай, если не все сотрудники могут посмотреть ролики в наушниках. По опыту K-Team мы вывели правило для топов: публикация минимум 1 поста, 2 ответа на комментарии и 3 лайка в неделю. Это займет всего 5 минут, но команда увидит вовлеченность со стороны руководства, и разрыв между уровнями управления сократится.

Например, в блоге генерального директора можно рассказать о ценностях и миссии организации, разъяснить нововведения, поделиться результатами проектов и отметить достижения членов команды.

1. Соберите и актуализируйте проектную документацию

Вам понадобится базовый набор документов: техническое задание, проектные решения, описание разработок и настроек. При их отсутствии соберите руководства пользователя и администратора.

В случае, если нужных документов нет, первая задача нового подрядчика — написать их и провести аудит системы. Придется заново провести интервью. Просто дать доступ к коду не получится — нужно объяснить подрядчику, как была задумана та или иная функциональность, работает ли она корректно или с ошибками.

2. Заберите Git себе

Как правило, подрядчики работают в своем Git. С их уходом вы рискуете потерять всю историю изменений файлов. Поэтому система контроля версий должна остаться у вас.

3. Уведомьте прошлого подрядчика о завершении сотрудничества в соответствии с договором

Минимум за 1 месяц до окончания работ обсудите их завершение с подрядчиком. Договоритесь, что это время — переходный период, в который будет меньше новых задач, но нужно будет консультировать нового подрядчика по возможным вопросам.

Не стоит разрывать взаимоотношения одним днем, даже если вы были сильно разочарованы в сотрудничестве! Это может обернуться конфликтом и дополнительными сложностями при передаче дел новому исполнителю.

4. Отключите все учетные записи старого подрядчика и предоставьте доступы новому

Это базовое правило безопасности и защиты ваших данных. Особенно, если с предыдущим подрядчиком вы расстались на конфликтной ноте.

5. Дайте новому подрядчику время

Начинайте с небольших задач, чтобы подрядчик мог спокойно разобраться в коде и особенностях системы. Помните, что изучить весь код в рамках аудита невозможно. Если вам обещают быстро изучить систему за небольшие деньги, скорее всего подрядчик проанализирует только основные моменты, не уходя в детали.

Смена подрядчика - серьезный процесс, который потребует от вас временных и финансовых затрат. Бывает, что компании часто меняют исполнителей, но из раза в раз остаются недовольны результатом. В таком случае стоит поменять принцип выбора подрядчика или же пересмотреть собственные ожидания, которые могут быть не самыми реалистичными.