Как создать Welcome book для новых сотрудников и ничего не забыть

Welcome-book – это своего рода «путеводитель» по компании. Она помогает быстро освоиться на новом месте, понять, что от него ожидают и почувствовать себя частью команды.

Единый «центр информации». Новые сотрудники получают всю необходимую информацию в одном месте. Им не нужно тратить время на поиск документов, задавать вопросы коллегам, которых они еще не знают, собирать данные «по крупицам» в разрозненных источниках. Это снижает уровень стресса, которого в первые рабочие дни и так хватает.

Положительный образ компании. Попадая в новый коллектив, человек внимательно изучает работодателя: совпадают ли их ценности, как устроены бизнес-процессы, довольны ли коллеги тем, как организована работа, ценят ли здесь людей. Проработанная книга показывает, что бизнес заботится о своих сотрудниках, готова предоставлять им все необходимые ресурсы и информацию для работы, заинтересована в выстраивании прозрачных коммуникаций. Это создает положительное впечатление о работодателе и снижает текучесть персонала на 82%.

Эффективная адаптация. Можно провести несколько встреч, предоставить новобранцу доступ к сервисам и ждать, пока он сам разберется во всех процессах «как взрослый человек». Если вы думаете, что заниматься адаптацией – значит «нянчить» сотрудника, это заблуждение. В интересах компании вкладывать ресурсы и энергию в онбординг, чтобы люди быстрее разобрались во всех нюансах работы и вышли на высокий уровень продуктивности, внося свой вклад в работу команды.

Экономия времени. Представьте, что HR и руководитель должны рассказывать о компании каждому снова и снова. Если в небольших организациях это возможно, то средний и крупный бизнес, тем более с высокой текучестью персонала или на стадии масштабирования, будут тратить на такие беседы слишком много времени и сил. Welcome book же снимает нагрузку с бэк-офиса без потери качества коммуникаций.

Книги для новичков бывают разными: в печатном и электронном форматах, настоящие корпоративные книги и чат-боты в мессенджерах, с элементами геймификации, сторителлинга или квеста.

Выдаётся при оформлении на работу в составе Welcome Pack или отдельно. Пожалуй, самый затратный во всех смыслах вариант – придется собрать и обработать большой объем информации, сделать книгу универсальной для всех сотрудников и потратиться на ее оформление и издание.

Такая корпоративная книга – это про статус и историю. Ее использование не ограничивается онбордингом – «старожилы» могут найти в ней ответ, если сталкиваются с каким-то вопросом впервые, а клиенты и партнеры – получить в подарок, чтобы больше узнать о компании.

Минусы тоже есть – при любых изменениях книгу нужно редактировать и печатать снова, а это долго, дорого и трудно.

Один из самых известных примеров корпоративной книги – хэндбук американской «Valve» для новых сотрудников. В ней есть верхнеуровневая информация, советы для новичков, правила работы для руководителей и многое другое.

Если брать российский пример, то можно выделить корпоративную книгу «Додо Пицца». Она есть в двух форматах – печатном и электронном. В ней описаны миссия, история, особенности взаимодействия с разными категориями сотрудников и много интересных фактов про путь от одной пиццерии к известной сети.

Вместо стандартного ежедневника можно выпускать воркбуки – тетради с важной информацией, в которых новобранцы письменно отвечают на вопросы по заданиям, делают заметки, планируют рабочий день и не только.

Многие люди предпочитают вести записи вручную, а информация в электронном виде ими запоминается хуже. Тогда воркбук – не просто приятный подарок в первый рабочий день, но и эффективный инструмент онбординга.

Самый распространенный формат печатной книги. Включает в себя краткую информацию об основных направлениях деятельности, ответы на организационные вопросы, описание корпоративной культуры, офисов и так далее.

Электронные форматы превалируют над печатными за счет экономии на производстве и более гибкой системы внесения изменений. Например, если в Welcome book есть информация про руководящий состав, каждый раз при кадровых перестановках придется перевыпускать весь тираж.

Кроме того, удаленный и гибридный формат работы – наша новая реальность, в которой у электронной версии нет конкурентов.

Самый простой вариант сделать цифровой справочник – оформить Welcome book в формате PDF с кликабельной навигацией по страницам. Такой файл можно рассылать по электронной почте или в мессенджерах, разместить в базе знаний интранета или прикрепить ссылкой в специальном разделе на корпоративном портале. Помимо удобства, это еще и возможность отслеживать, сколько сотрудников открыли или скачали файл.

Люди уже привыкли получать информацию через интернет – удобно, быстро и с любого устройства. Поэтому оформление в формате сайта или лендинга на корпоративном портале может быть более востребованным форматом, повышающим вовлеченность.

Еще один плюс такого подхода – вариативность оформления. Сделать красивую верстку, вынести основную информацию на главную страницу, создать разделы с информацией по каждому пункту входа в новую должность, разместить ссылки на дополнительные ресурсы – всё это легко реализовать на welcome-сайте.

И не забывайте про гибкость и адаптивность. Например, собирая обратную связь от коллег, вы сможете добавлять недостающую информацию, расширять раздел «Вопрос-Ответ», быстро вносить правки и изменения без лишних затрат.

Интерактивная Welcome book – это сайт, который построен по принципу «от простого к сложному» с элементами геймификации. Сотрудник попадает на стартовую страницу, где, как правило, его встречают персонажи-маскоты. Они знакомят его со всеми процессами, и, чтобы перейти к новому разделу, необходимо изучить предыдущий или выполнить задание.

В разработку интерактивной книги придется вложить больше ресурсов – это дольше и дороже, чем собрать PDF-гайд или сверстать сайт. Но такой формат вызывает больше интереса за счет элементов геймификации.

Геймификация повышает вовлеченность сотрудников на 60% (Paradiso), поэтому этот тренд активно применяется и в создании Welcome book. Здесь всё зависит от возможностей компании. К примеру, можно сделать простую геймификацию и начислять баллы за знакомство с разделами справочника, выполнение заданий для закрепления материала и обратную связь по Welcome book.

Если ресурсов больше, можно запустить полноценную онлайн-игру для знакомства новичка с ключевыми подразделениями, коллегами и бизнес-процессами. Сотрудник будет не просто читать, но и выполнять различные челленджи, что уже будет являться частью его адаптационной программы.

Чат-бот объединяет в себе сразу несколько функций: знакомит новичка с компанией и организационной структурой, присылает полезные материалы, напоминает, когда и какое задание по индивидуальному плану адаптации должно быть выполнено и мгновенно отвечает на вопросы.

Удобство чат-бота заключается в том, что не нужно заново разрабатывать материалы и «изобретать велосипед». Умного помощника легко интегрировать с корпоративным порталом и другими сервисами, где хранится весь проектный опыт организации. Он, в свою очередь, передаст всё это новичку в формате текста или ссылок на нужные страницы портала.

Например, используя HRM-платформу K-Team, ответы на вопросы сотрудник будет получать из раздела «Вопрос-Ответ», полезные материалы и шаблоны документов – из базы знаний и других разделов интранета. При этом HR и наставники смогут видеть, на каком этапе адаптации находятся их подопечные, благодаря подробной аналитике по каждому новичку.

Обычно информация в Welcome book в большей части нормативная, поэтому компании стараются делать их достаточно сдержанными, строгими и соответствующими фирменному стилю. Но сейчас, когда привлечь внимание людей становится всё сложнее, в справочники прочно вошли маскоты, элементы геймификации, интересные факты о бизнесе, а также лаконичная верстка, которая привлекает внимание и помогает проще воспринимать данные.

Что касается содержания, оно может отличаться и зависеть от деятельности компании, но есть основные разделы, которые точно стоит включить в любую Welcome book.

• О компании: миссия и корпоративные ценности, территориальное распределение филиалов, организационная структура и руководящий состав.
• Правила пользования фирменным стилем: логотипы, корпоративные цвета, шрифты и так далее.
• Продукция и услуги компании: на чём специализируется бизнес, какие его основные продукты, клиенты, какой сегмент рынка он занимает, кто конкуренты.
• Корпоративная этика: стиль управления и коммуникаций, дресс код, правила разрешения конфликтных ситуаций.
• Правила информационной безопасности: руководства по использованию корпоративных сервисов, защите персональных данных, действиях в чрезвычайных ситуациях.
• Карьерная политика: возможности обучения и развития внутри компании.
• Забота: well-being системы, пенсионное и медицинское страхования, правила оформления отпуска и других пособий, внутренние спортивные сообщества и многое другое.

1. Будьте лаконичны. Краткость – сестра таланта, и во время бесконечного инфошума эта фраза еще более актуальна. Не перегружайте документ – сосредоточьтесь на главном. Если делаете электронный формат, выделяйте основные разделы, а все дополнительные данные выносить в отдельные блоки.

2. Говорите на одном языке. Welcome book должна быть универсальной, чтобы ее смысл был понятен даже тем, кто только начинает свою карьеру.

3. Добавьте визуальные элементы. Графики, таблицы, схемы и другие визуальные элементы помогут новичку лучше усвоить информацию.

4. Включите раздел с часто задаваемыми вопросами. Так новые сотрудники смогут быстро получать ответы на свои вопросы.

5. Покажите, что вы цените своих сотрудников. Можно рассказать о преимуществах работы в вашей компании, таких как гибкий график, возможность работать удаленно, корпоративные мероприятия, сильные сообщества по интересам, оплата спорта и так далее.

6. Предоставьте контакты. Новый сотрудник должен знать, к кому он может обратиться за помощью или советом в любой момент.

7. Регулярно обновляйте Welcome book. Информация о компании и ее продуктах может часто меняться. Следите, чтобы справочник новичка всегда был актуальным.

Возможность лично пообщаться с СЕО и «старожилами» компании очень вдохновляет. Например, в ГК «КОРУС Консалтинг» раз в квартал проходит KORUS BootCamp – приветственное онлайн-мероприятие для новичков, где они могут задать любые вопросы напрямую руководителям компании.

Welcome pack – это подарок, который компания дарит новому сотруднику в первый рабочий день. Состав может быть самым разным – канцелярия, одежда, инвентарь для занятий спортом, шопер или чехол для ноутбука и многое другое. Здесь всё зависит от вашей фантазии и бюджета.

Чтобы подарок был по-настоящему приятным, избегайте банальностей. Если положить в Welcome pack товары, которые человек может сам купить в магазине, его ценность падает. А вот брендированные вещи с уникальным дизайном, наоборот, вызывают ВАУ-эффект.

Чем быстрее новичок познакомится с коллегами, тем проще ему будет адаптироваться на новом месте. Проведите первую встречу с командой онлайн или очно. Представьте коллегу коллективу, попросите его и каждого участника рассказать о себе что-то интересное. А, чтобы снять напряжение и настроиться на «одну волну», можно добавить элементы викторины.

Кто-то любит читать Welcome book, кому-то нравится поговорить с новыми коллегами вживую, а другие лучше усваивают знания через видео. Запишите приветственное обращение к новичкам от лица генерального директора или руководителя департамента, сделайте короткие видео-уроки по ключевым бизнес-процессам и инструкции по использованию основных ИТ-систем.

Чтобы помочь новичку познакомиться с коллегами, в «CUSTIS» сделали настольную игру, в которой есть карточки с описаниями сотрудников и проектов, основанных на реальных кейсах, а также игровые механики. Задача игры – построить совместную стратегию и погрузить новобранца в важные рабочие моменты.

А в «Google» «старички» и новые сотрудники вместе играют в «Мафию» и «Alias». Такой подход, в совокупности с использованием чат-ботов, пульс-опросов и системы наставничества, позволил повысить эффективность адаптации новичков на 25%.

Сделать Welcome book, которая понравится новичкам – только первый шаг к успешной системе адаптации. Ранее мы подробно рассказывали о том, как построить эффективную систему онбординга, автоматизировать рутину и легко вводить новых специалистов в корпоративную культуру.

Источник