Бизнес на высоких оборотах: как наращивать скорость корпоративных процессов и не выгорать

Первое, что удивило меня в начале работы в ГК «КОРУС Консалтинг» — скорость и темп, с которыми функционирует компания. Так, мой первый рабочий день начался не с оформления кадровых документов и традиционной экскурсии по офису, а с командировки в Москву на проект, в котором срочно были нужны мои компетенции.

К этому моменту я не только был официально оформлен, но и получил все документы для командировки, включая авиабилеты. Это поразило меня, и я задался вопросом: «Как это устроено изнутри? Что позволяет компании решать все вопросы так быстро?».

Больше 10 лет назад любой сотрудник ГК «КОРУС Консалтинг» мог оформить и согласовать командировку за 5 минут, еще за 10 — выбрать билеты и купить их. Все процессы уже тогда происходили онлайн, самостоятельно, без участия секретарей и менеджеров.

При этом темп работы был очень высоким. Пару раз в неделю я летал в командировки и регулярно встречал 5-7 коллег в аэропорту. Компания стремительно развивалась, и на контрасте я часто думал о том, почему некоторые организации значительно более медленные и неповоротливые.

Сегодня клиентские требования меняются, а рыночная конкуренция становится все более ожесточенной. Бизнес «соревнуется» не только продуктами и услугами, но и своей способностью быстро адаптироваться к новым требованиям рынка, реагировать на них. А ключевым преимуществом становится скорость работы компании, которая строится на производительности, оперативности и гибкости.

Фактор №1. Поощрение инноваций и предпринимательства

Важно, чтобы любой сотрудник мог пообщаться с руководителем своего отдела, генеральным директором или президентом компании. 65% руководителей считают, что сотрудники могут предложить идеи, которые усилят бизнес. При этом только одна из шести российских компаний ведет политику открытости и поощряет инновационные идеи своих коллег.

Руководство нашей компании мотивирует команду к личному общению и поощряет создание новых направлений. Поэтому сотрудники вдохновлены и смело предлагают что-то новое, а топ-менеджмент обсуждает и принимает предложения во внимание. Это позволяет оперативно реагировать на изменения рынка, внедряя полезные идеи в работу компании.

Сотрудники предлагают идеи лично или через банк идей на корпоративном портале. Этот инструмент прекрасно работает не только в нашей команде, но и у клиентов K-Team. К примеру, ИТ-компания Innostage выбрала свой талисман с помощью опроса в банке идей, а также запустила онлайн-трансляцию холодильников, чтобы сотрудники видели, когда в офис привозят еду.

Фактор №2. Эффективность процессов и систем внутри компании

Оптимизированные рабочие процессы и автоматизация рутинных операций значительно ускоряют работу и повышают производительность.

Поэтому важно уделять внимание подготовке инструкций для менеджеров и руководителей. Мы стараемся стандартизировать процессы, регулярно проводим работу над ошибками. Например, запустили центр управления проектами (ЦУП) и корпоративный портал, которые стали основой для эффективных коммуникаций, обмена документами и работы с поручениями. Кроме того, внедрили новую систему электронного документооборота (СЭД).

На мой взгляд, эти системы значительно повлияли на эффективность и скорость работы.

• ЦУП помогает планировать ресурсы и финансы, понимать особенности проекта в режиме реального времени, оценивать загруженность сотрудников и необходимость привлечения дополнительных специалистов.
• Корпоративный портал позволяет автоматизировать кадровые процессы: оформление отпуска, заказ справок, планирование обучений и так далее. Так, в пандемию мы не столкнулись со сложностями при переходе на удаленку и продолжили работать в привычном темпе.

• СЭД ускоряет согласование документов и позволяет направлять готовые шаблоны по упрощенному маршруту к получателю. Если кто-то из сотрудников вносит правки в договоры, коллеги получают уведомление, могут посмотреть историю версий документа или запросить комментарии юристов по каждому пункту.

Фактор №3. Непрерывное обучение и развитие

Только 58% российских компаний инвестируют в обучение сотрудников. 64% организаций разрабатывают собственные обучающие программы, а 36% — используют сторонние продукты. При этом лучшие результаты показывают организации, в которых сотрудники непрерывно учатся, посещают тренинги, семинары и курсы повышения квалификации.

В нашем департаменте есть традиция развивающих встреч, для которых создан специальный модуль на портале. Мы собираем обратную связь от самого сотрудника, его коллег и руководителя. На ее основании строим треки профессионального развития и планируем обучающие мероприятия. Прогресс анализируем каждые 6 месяцев.

Развитие компетенций сотрудников способствует высокой скорости работы компании в целом. Сотрудники быстрее справляются с задачами, тратят меньше времени на поиск информации, реже отвлекают коллег и допускают ошибки.

Главное преимущество компаний во время быстрых изменений — адаптивность. Выигрывают гибкие открытые, а те, кто придерживается устаревших методов и практик проигрывают в скорости процессов. Кроме того, чтобы двигаться вперед, важно смотреть в сторону новых вендоров, продуктов и методологий.

Ещё один важный параметр высокой адаптивности бизнеса — свобода принятия решений и делегирование. В этом вопросе помогут автоматизация и расширение полномочий сотрудников.

При этом работать на износ в погоне за скоростью — не лучшая идея. Чтобы сохранять высокий темп на больших дистанциях, стоит развивать корпоративную культуру и оптимизировать рутинные задачи.

Развитая корпоративная культура, эффективные процессы и системы, планомерное обучение сотрудников и готовность к изменениям — ключевые аспекты скорости работы компании. В тандеме они создают динамичное, успешное и вдохновляющее рабочее окружение.