Как развивать корпоративный портал

Следите за техническим состоянием площадки
Согласитесь, неприятно, когда на портале постоянно вылезают ошибки. Чтобы этого не происходило, проводите:

1. Функциональное тестирование — заранее проверяйте, верно ли настроены пользовательские сценарии, решает ли интранет поставленные задачи.
2. Нагрузочное тестирование — убедитесь, что портал справится с одновременным наплывом большого числа пользователей.
3. Регрессионное тестирование — после любых доработок портала убедитесь, что внедренная ранее функциональность не сломалась.

Для более надежной работы платформы подключите службы мониторинга, например, Zabbix. Это поможет отследить, все ли сервисы работают исправно и справляются ли сервера с нагрузкой. Если замечаете проблему — сразу ищите причину и устраняйте неполадки еще до того, как с ними столкнутся пользователи.

Проверяйте доступность
Если вы хотите охватить всех внутренних пользователей, нужно упростить работу. Сотрудники не должны тратить время на освоение портала. Наиболее успешные порталы не характеризуются тем, сколько времени на них проводят каждый день. Скорее, их успех зависит от регулярного использования в течение ограниченного периода времени (3–10 минут) как можно большим количеством сотрудников.

Тестируйте разные форматы контента
Поверьте, компаниям всегда есть о чем рассказать. Вот несколько форматов, которые точно заинтересуют персонал:

• Новости
• Формат «Вопрос-ответ» (ответы руководителей на вопросы сотрудников)
• Инфографика с важными для бизнеса показателями
• Блоги
• Сториз от сотрудников

В идеале, чтобы каждый пользователь корпортала смог вести свой блог, создать сообщество, опубликовать историю, прокомментировать новость, написать коллеге в чат или отправить благодарность.

И не забывайте: впечатления от портала на 50% зависят от оформления контента.

Отслеживайте, что вызывает больший отклик аудитории — анализируйте просмотры, лайки и комментарии. Поощряйте активность на портале, участвуйте в дискуссиях, оставляйте реакции на сообщения коллег. Так вы сплотите коллектив, улучшите внутренние связи и повысите интерес к корпоративной жизни.

Таргетируйте новостные сообщения
77% сотрудников не возражают, чтобы их работодатель собирал и анализировал личные данные, если это приведет к улучшению условий работы. Такие данные приводит исследование «Пауза, разворот или план: HR-тенденции 2023 года» от компании isolved. Таргетирование новостей и информации на корпортале — один из удачных вариантов персонализации.

Пользователь должен видеть первыми новости своего региона, дни рождения коллег из своего подразделения, а сервисы и пункты меню должны быть адаптированы под роль сотрудника. Это поможет избавить от информационного шума. вместо того, чтобы пробираться через неактуальный контент и ненужные сервисы, сотрудник получит инструмент, удобный для ежедневного использования.

Проводите Customer Development с сотрудниками и руководителями
Придерживайтесь продуктового подхода — это поможет лучше понять потребности аудитории и постоянно развивать площадку. Проводите интервью с пользователями и собирайте обратную связь — как упростить их взаимодействие с компанией, улучшить пользовательский опыт и исключить ошибки, которые приводят к финансовым или репутационным потерям.

Проверяйте актуальность информации
Каталог со списком сотрудников, департаментов и подразделений, информация о компании, новости — все это нужно постоянно актуализировать.

Чтобы увеличить вовлеченность сотрудников, важно предоставить всем равные возможности для использования платформы. Что я имею в виду. Многие компании сейчас продолжают удаленный формат работы или переходят на гибрид. Мобильная версия портала позволит внеофисным сотрудникам поддерживать связь со своими коллегами, независимо от местоположения. К примеру, линейный персонал (продавцы, мерчендайзеры) должен иметь такой же доступ к новостям, информации, документам компании и сервисам, как и все остальные.

Виртуальные встречи у кулера
Сделайте корпоративный портал местом, где можно виртуально собраться, поделиться идеями, актуальной информацией, общаться и сотрудничать. Интранет с социальными функциями улучшает командную работу, помогает найти сторонников HR-бренда, а также создает сообщества. Попробуйте добавить разделы, посвященные темам, не связанным с работой.

Поощряйте сотрудников размещать контент в сообществах интрасети компании. Они могут писать свои собственные посты в блогах, публиковать видео и делиться фотографиями. Другие сотрудники могут «лайкать» и «расшаривать» их внутри компании. Постарайтесь вынести возможность ведения блога (сториз, видео) на главную страницу. Чем больше людей увидят контент, тем больше вероятность того, что они будут участвовать в обсуждениях или сами начнут его создавать.

Важный момент. Топ менеджмент компании задает тон остальной части организации. Если сотрудники видят, что руководители активно используют интранет для регулярного общения, они, скорее всего, будут делать то же самое.

Помочь сотруднику проявить себя, предложить и реализовать идею для достижения целей компании можно с помощью банка идей. Такой модуль есть на платформе K-Team. Он дает возможность:

• отследить статус идеи – новая, в работе, внедрено;
• оставить комментарий или поставить лайк;
• тегировать идеи для удобного поиска.

Мы говорили о необходимости сосредоточиться на пользователях интранета. Однако важно убедиться, что корпоративный портал помогает и в достижении стратегических целей компании. Без этого направления интранет не принесет пользы. А если он не приносит пользы, то вскоре выпадет из списка приоритетов. В лучшем случае он останется без дальнейшего развития, а в худшем — вообще будет исключен из списка инструментов.

Вот шесть вопросов, которые нужно периодически задавать:

• Каковы долгосрочные стратегические цели бизнеса и какую роль может сыграть интранет в их достижении?
  
  
• Соответствует ли корпоративный портал целям каждого отдельного департамента?
  
  
• Регулярно ли пересматриваются цели? Например, если стратегической бизнес-целью является выход на международный рынок, отражено ли это как-то на портале?
  
  
• Облегчает ли интранет совместную работу в разных городах, странах?
  
  
• Все ли нужные функции корпортала сейчас внедрены?
  

Как интранет может положительно повлиять на бизнес-показатели?

Представьте: у компании есть ежегодные планы, но о них забывают уже через месяц. К концу года все пытаются наверстать упущенное, при этом отсутствует постоянный контроль за выполнением общих целей компании. Кроме того, не всегда сотрудникам и вовсе рассказывают о конкретных целях компании и об их роли в достижении этих целей. Хотя от того, как вы замотивируете команду, будет зависеть то, как она будет работать. Когда сотрудники видят, как их работа влияет на результат, это влияет на их эффективность.

В такой ситуации будет полезен инструмент автоматизации управления по целям. Как он работает.

Топ менеджмент ставит стратегические цели компании, разбивает их на руководителей подразделений, а те — распределяют задачи и назначают KPI по отдельным сотрудникам. При этом на одном экране — разбивка всех целей и результативность исполнения.

На каждую цель можно назначить различные показатели, чтобы оценить эффективность её выполнения. Каждому показателю можно присвоить, вес, единицу измерения, методику расчета, периодичность отчетности. На основании исполнения плановых значений по ключевым показателям рассчитывается суммарная результативность исполнения по цели.

Современные платформы для интранета дают возможность постоянно совершенствовать внутреннюю сеть и внедрять новые модули к уже существующим.

Главное — понять, что нужно компании и не перегружать портал лишней информацией. Добавляйте только ту функциональность, которая необходима сотрудникам именно сейчас. Так вы быстрее окупите вложенные затраты и улучшите внутренние процессы компании. А чтобы измерить успех внутренней сети, можно воспользоваться чек-листом от команды K-Team. Он поможет отследить популярность портала и его отдельных разделов, а также найти новые идеи для развития интранета.