Разработка и внедрение корпоративного портала на платформе «Битрикс24» в АО «Первая Грузовая Компания»

В «ПГК» функционировал корпоративный портал, но с ростом компании возникла необходимость пересмотреть его функциональность: улучшить взаимодействие персонала из разных подразделений в рамках кросс-функциональных проектов, создать единую точку доступа к сервисам и информации, дать инструменты для обмена знаниями и взаимодействия.

Действующий интранет был выполнен на платформе SharePoint. Но из-за сильной кастомизации даже небольшие доработки требовали много ресурсов. Руководство решило провести исследование среди сотрудников и определить, нужен ли компании новый корпоративный портал, какая функциональность будет востребована, какие процессы стоит автоматизировать. Для реализации проекта выбрали ГК «КОРУС Консалтинг», с которым ранее «ПГК» разрабатывала систему расчета ставок.

Специалисты «КОРУС Консалтинг» использовали методы анкетирования и глубинных интервью, чтобы оценить ожидания сотрудников от портала. Респонденты отмечали, что у текущего интранета нет мобильной версии, не хватает полезных сервисов. Также на портале не было возможности взаимодействовать с другими сотрудниками, возникали сложности при поиске информации. Чтобы внести эти доработки, было необходимо не только продумать новый дизайн, но и существенно расширить функциональность системы.

Перед компанией встал выбор – улучшать имеющийся корпоративный портал или внедрить новое решение. После анализа стоимости, безопасности, функциональности и удобства дальнейшей работы руководство предпочло перенести внутренние коммуникации на платформу «1С-Битрикс24».

• Провести реновацию интранета, создать единое информационное и рабочее пространство с удобным интерфейсом.
• Повысить доступность информации для сотрудников.
• Сформировать базу знаний, сократить время на поиск необходимой информации.
• Интегрировать платформу с внутренними информационными системами компании: AD, SAP HR.

Целевое видение интранета ПГК: ключевая площадка для трансляции позиции компании и её возможностей для сотрудников, коммуникаций и объединения команды, помощник в ежедневной работе сотрудников и инструмент решения бизнес-задач подразделений.

Команда «КОРУС Консалтинг» разработала архитектуру нового портала и перенесла на платформу данные из старого интранета. Справочники контактов, новости компании, опросы – все это теперь доступно в рамках единой площадки. Также есть функция хранения документов, блоги, раздел с лучшими и новыми сотрудниками, календарь мероприятий, форма для обратной связи, ответы на самые популярные вопросы и многое другое. Встроенная аналитика портала позволяет собирать статистику посещений и использовать ее для дальнейшего развития инструмента.

Это единая точка доступа ко всем сервисам компании – отсюда пользователи могут перейти в любой раздел сайта. Дизайн страницы выполнен в корпоративном стиле ПГК и несколько раз перерабатывался. Здесь собраны основные виджеты портала, среди которых:

1. Stories. В самом верху страницы расположен интерактивный блок сторис, где пользователи по аналогии с социальной сетью публикуют яркие и динамичные сообщения, красиво их оформляют, получают комментарии от коллег. Сторис отображаются в течение суток, можно отслеживать количество просмотров.

2. Популярное. Блок с 9 популярными новостями за последний 21 дней. Они автоматически определяются по числу комментариев и просмотров. Администраторы могут вручную указать позицию новости в общем списке.

3. Главное. Блок с последними 6 новостями, расположенными в обратном хронологическом порядке (с учетом таргетинга). Администраторы вручную назначают первую новость списка.

4. Видео. Блок с 3 последними новостями, у которых активен параметр «Новость с видео» (устанавливается администратором при редактировании публикации).

5. Меню слева. Часть его — наборная, пользователь может добавить сервисы и ссылки, необходимые лично ему.

Заходя в меню поиска, пользователи могут не только вбить ключевые слова, но и сразу выбрать категорию – Документы, Новости, Сотрудники, Сервисы и др. Это значительно ускоряет и упрощает поиск нужной информации. Детально проработано ранжирование результатов в соответствии с требованиями ПГК.

Для повышения интереса сотрудников к корпоративной культуре и вовлечения во внутренние коммуникации на портал добавлены несколько интерактивных разделов. Один из них – конкурсы и голосования. Алгоритм прост: администраторы заранее создают конкурсный раздел, определяют даты проведения и критерии оценки, а сотрудники публикуют в нем фото и видео, голосуют друг за друга, обсуждают результаты.

Также пользователи могут отправлять друг другу открытки и стикеры. В день рождения поздравить коллег можно с главной страницы портала, в других случаях –в личном чате. Функциональность пользуется популярностью у сотрудников ПГК – получать открытки на день рождения гораздо приятнее, чем пару текстовых строк.

Компания ПГК много времени уделяет развитию сотрудников, поэтому на портале было важно собрать и удобно структурировать информацию о доступных программах обучения и курсах, карьерном консультировании, менторах из числа сотрудников компании. Этому посвящен целый раздел. Заходя на страницу, пользователи видят, каких компетенций им не хватает для карьерного роста, какие курсы будут полезны, к кому можно обратиться за помощью и консультацией.

Элементы страницы:

Баннер. Дает общую информацию о разделе. Администраторы могут его отображать или скрывать, менять цвета и текст.
Программы обучения. Списки с несколькими тематическими курсами, объединенными в программы.
Менторинг и Карьерное консультирование. Администраторы назначают менторов и консультантов из справочника всех сотрудников на портале. Есть возможность добавить их компетенции, информацию о карьерном росте и образовании. На странице каждого ментора пользователи могут оставить отзыв или записаться к нему на консультацию.
Корпоративная библиотека. Раздел с полезным контентом, который публикуют администраторы. Можно редактировать описание, добавлять изображения и ссылки.

Также на портале есть блок с вакансиями компании — позиции для сотрудников и те, что участвуют в реферальной программе (сотрудник может рекомендовать кандидата и получить вознаграждение при успешном прохождении испытательного срока). Для рекрутеров реализован удобный интерфейс для работы с откликами, рекомендациями и статистикой по ним.

Наиболее востребованные разделы портала адаптированы для просмотра с мобильных устройств. Теперь сотрудники всегда остаются на связи, имеют доступ к сервисам, следят за корпоративными новостями и вовлекаются в общение.

Корпоративный портал — пространство для коммуникации всей команды. Особенно он выручает наших коллег на удаленке и в условиях распределенной команды.

Помимо полезных сервисов, сотрудники могут сами создавать контент, объединяться в группы по интересам и общаться друг с другом. Это новый функционал, которого не было на старом портале.
Например, каждый пользователь может вести свой блог на портале, создать сообщество, опубликовать историю, прокомментировать новость, написать коллеге в чат или отправить благодарность.

Компания ПГК начала свой путь цифровой трансформации давно, поэтому большая часть сервисов для сотрудников уже реализована на сторонних платформах, это:

1.Кадровые сервисы:

планирование отпуска,
оформление командировки,
заказ справок, табель учёта рабочего времени,
расчётный лист.

2.Командировки.
3.Управление целями.
4.Консультация по HR-вопросам.
5.Кафетерий льгот.

Дополнительно сотрудники производства имеют доступ к узконаправленным отчетам, размещенным в сторонних система.

Перед командой «КОРУС Консалтинг» стояла глобальная задача провести полную реновацию корпоративного портала Первой грузовой компании. Это потребовало разработать и внедрить более 20 модулей и 20 сервисов на платформе «1С-Битрикс24», интегрировать площадку с кадровыми системами компании, тщательно проработать дизайн и мобильную версию.

Теперь корпоративная коммуникация и решение всех рабочих задач оператора происходят в рамках единого информационного пространства. Платформа доступна с любых устройств и в любое время. Персонал компании получил удобный инструмент для планирования и совместной работы, ведения проектов, достижения целей и профессионального развития, взаимодействия и общения, обмена знаниями и опытом.