Как сделать интранет опорой внутренних коммуникаций

Взгляните на чекбокс «из прошлого» — узнаете свои задачи?

• корпоративы, тимбилдинги;
  
• ежемесячные электронные и печатные СМИ;
  
• рассылки с корпоративными новостями;
  
• конференции, выступления топ-менеджеров.
  
  

2020 год перевернул все с ног на голову. Большое количество компаний отправило своих сотрудников на «удаленку» внепланово и без предварительной подготовки. Мы научились проводить встречи в удаленном формате, а видеозвонки позволили сэкономить сотни часов в год на дорогу до офиса.

При этом появились и новые проблемы в таких моментах, как:

• контроль и постановка поручений;
  
• передача знаний;
  
• совместная работа;
  
• доступ к корпоративным сервисам;
  
• адаптация новых сотрудников.
  
  

Контроль удаленных сотрудников для многих менеджеров стал непростой задачей. Некоторые руководители устанавливали на компьютеры программы для слежения за рабочим временем, просили присылать еженедельные или даже ежедневные отчеты. Сотрудники, и так испытывающие стресс от происходящего, получали дополнительное эмоциональное напряжение. Это приводило к росту выгорания, снижению производительности труда, депрессиям, конфликтам.

После отмены «ковидных» ограничений компании постарались вернуть сотрудников в офис, так как это казалось самым простым решением проблем. Однако многие уже не были готовы выйти в офлайн и захотели сохранить удаленный формат работы или перейти на гибридный — с посещением офиса 1-3 раза в неделю.

Окончательный точкой в вопросе того, какой формат работы победит, поставил 2022 год и мобилизация. Роль внутренних коммуникаций в компаниях возросла до небывалых значений. Нужно было сохранить положительный настрой и вовлеченность. Компании начали активно искать инструменты, которые позволили бы успешно решать следующие задачи:

• распространять корпоративные новости;
  
• взаимодействовать со службами поддержки;
  
• создавать базу знаний;
  
• собирать обратную связь;
  
• совместно работать над проектами;
  
• общаться в рабочих группах.
  
  

Практически на любом корпоративном портале появился раздел про мобилизацию, в котором структурировано объяснялось: кто под нее попадает, на основании чего можно получить отсрочку. Компании рассказывали, что делают для защиты своих работников и как действовать, если ты получил повестку.

В период удаленки и гибридного формата работы «лицом компании» становятся цифровые интерфейсы. Личный кабинет теперь — это неотъемлемая часть бизнеса и такой же «гигиенический минимум» как наличие электронной почты или документооборота.

Раньше мы отправляли бумажные письма, подписывали документы в бумажном виде, но теперь это кажется архаизмом. То же и с сервисами для сотрудников: они не должны тратить время коллег или отрываться от работы для того, чтобы получить справку от компании или узнать остаток своего отпуска.

Мы ждем от сотрудников быстрой реакции и исполнения задач, но при этом не даем им удобных инструментов для самообслуживания, совместной работы и коммуникаций. Подобные противоречия приводят к тому, что сотрудники не понимают, что значит цифровизация, и не ощущают цифровой комфорт.

1. Оформляйте новости так, чтобы их прочли, поняли и запомнили

Уделяйте внимание качественным изображениям, используйте видеоконтент и хорошую верстку. В совокупности с персонализацией — такую ленту новостей будут читать.


2. Персонализируйте информацию

Современный интранет позволяет таргетированно информировать сотрудников и отправлять им только те сообщения, которые будут интересны (в зависимости от филиала, должности, отдела).


3. Пробуйте современные форматы контента

Люди не готовы читать объемные тексты и тратить много времени на их изучение. Это диктует необходимость во внедрении новых форматов — коротких и интерактивных, таких как, сториз и видеоблоги.


4. Дайте возможность быть услышанными

Контент сотрудников стал занимать значительное место в современном интранете. Возможность выразить собственное мнение и вести корпоративный блог позволяет чувствовать ценность своего мнения и экспертизы, формирует уверенность в себе и своем профессионализме.

5. Внедряйте механики для вовлечения

Помимо новых форматов контента перед внутрикомами встала задача вовлечения пользователей. И здесь корпоративный портал позволил использовать недоступные ранее механики, такие как онлайн конкурсы, геймификацию, интеграцию с корпоративным телевидением. Одним из самых популярных сервисов стал внутренний магазин. В нем можно потратить баллы на подарки от компании за победу в конкурсах, выполнению заданий геймификации, пройденное обучение.

6. Сделайте личный кабинет удобным

Помимо оформления, обратите на функциональность. В идеальном кабинете сотрудник может решить личные и рабочие вопросы: подписать документы, заказать справки, посмотреть график работы, оформить отпуск, командировку или больничный лист.

7. Анализируйте статистику

Важно не забывать, что, транслируя через цифровые сервисы корпоративные ценности, есть возможность оценить эффект: видеть статистику посещаемости, данные по прочтению новостей, по комментариям, лайкам, прохождению опросов, использованию сервисов. Хорошо понимая, что нравится аудитории, можно создавать такой контент, который будет интересен.

Если взглянуть на вакансии на портале hh.ru, то можно увидеть акценты на новых требованиях к внутренним коммуникациям:

• Придумывать и реализовывать вместе с командой нестандартные коммуникационные проекты, исходя из бизнес-задач и интересов сотрудников;
  
• Ежедневно развивать внутренние коммуникации в компании и делать их максимально эффективными и яркими (мероприятия, видео контент, подкасты, прямые трансляции и т.д.);
  
• Запуск и лидирование внутренних профессиональных комьюнити.
  
  

Без использования digital-инструментов решить подобные задачи невозможно. Однако все эти инструменты присутствуют в современных корпоративных порталах.

Современный интранет объединяет доступы к различным информационным системам и может стать идеальной площадкой для общения сотрудников друг с другом. Главное — не перегружать платформу лишними сервисами и информацией и развивать ее в соответствии с потребностями команды.