Внедрение новых HR-технологий: как избавиться от «зоопарка систем» и создать единое рабочее пространство с помощью интранета?

Для начала необходимо определиться со сценарием внедрения. Готова ли ваша команда самостоятельно разработать портал или лучшим решением будет обратиться к подрядчику? Между этими подходами есть принципиальные различия.

Написать портал собственными силами — заманчивая идея. Вы сможете сделать интранет, который полностью соответствует вашим потребностям и ожиданиям. Но здесь есть несколько «но».

Во-первых, высокая стоимость разработки. В среднем самописный продукт всегда дороже готовых решений. Во-вторых, реализация проекта может занимать много времени, выходить за рамки первоначального бюджета и требовать серьезных усилий на этапах тестирования и доработки. Кроме того, вы не можете быть уверены, что результат получится именно таким, каким вы представляли его на этапе планирования.

Такой вариант подойдет, если портал должен решать узкоспециализированные задачи, для которых требуется доработка более 70% функциональности готовых решений.

Оптимальное решение для создания корпоративного портала в компании любого размера и направленности бизнеса — выбрать готовый продукт. Они могут быть разными: облачными и on-premise, с разными моделями лицензирования, широкой или узконаправленной функциональностью. Но одно из ключевых различий — открытый или закрытый исходный код.

2.1. Готовое решение с закрытым исходным кодом

Многие вендоры выпускают закрытые решения, которые внедряются в типовом виде и сложно дорабатываются под задачи конкретной компании. Самые популярные платформы в данном сегменте — Мираполис, Сбер Пульс, HR-box, Моя команда, а также VK People Hub с частично закрытым кодом

Моя команда и HR-boх - облачные платформы, как правило, их выбирают небольшие компании, готовые адаптировать свои бизнес-процессы под функциональность этих платформ.

Сбер Пульс и Мираполис - комплексные HR платформы с довольно широкой функциональностью, что позволяет закрыть множество задач одним инструментом.

У данных платформ также есть несколько серьезных барьеров. Так, у Сбер Пульс есть только облачное решение. Многие компании не готовы переходить на платформу по причинам информационной безопасности. А в портфолио VK People Hub на данный момент единицы внедрений из-за высокой стоимости платформы и малого количества партнеров, которые делают внедрения.

Вывод — в случае крупного бизнеса с уникальными бизнес-процессами закрытый исходный код становится серьезной проблемой — функциональности «коробки» не хватает, она не адаптирована под сложные задачи, а портал не закрывает значительной части потребностей организации. Для внесения даже небольших изменений приходится обращаться к вендору, нести дополнительные финансовые и временные издержки.

2.2. Готовое решение с открытым исходным кодом

До 2022 года большинство интранетов работало на Microsoft SharePoint. Но он перестал обслуживать российских клиентов.

Сейчас большая часть корпоративных порталов в России сделаны на базе Битрикс24, в котором используется открытый исходный код. Так, по результатам Russian Intranet Awards 2023, Битрикс24 был признан победителем в специальной номинации «Самая популярная ИТ-платформа для интранета и HR-сервисов» и занял первую позицию по доле рынка в enterprise-сегменте.

Как показывает наша практика — для крупного бизнеса недостаточно типовой функциональности «коробки» Битрикс24. В ней либо отсутствуют нужные модули, либо те модули, которые есть, неудобно использовать.

В текущей ситуации стоит обратить внимание на гибкие платформы, которые входят в реестр Российского ПО и имеют уникальные модули, расширяющие функциональность типового Битрикс24. Например, интранет-платформа K-Team. Она позволяет управлять различными аспектами HR-менеджмента. Все инструменты современного HR, такие как коммуникации, онбординг, управление по целям и KPI, предоставление корпоративных сервисов и многие другие, объединены в едином окне.

К коробочному Битрикс24 мы добавляем кастомизированные модули, которые чаще всего необходимы бизнесу. Например, «Личный кабинет сотрудника», «Адаптация», «Геймификация», «База знаний» и многие другие. Они значительно расширяют базовую функциональность портала и позволяют объединить востребованные сервисы, которыми пользуются сотрудники, на одной платформе.

Выбирая такой подход, вы можете:

• Быстро запустить портал. Внедрение интранета с типовыми интеграциями в среднем занимает не более 1 месяца.
• Оптимизировать бюджет. Стоимость готового решения ниже, чем собственная разработка примерно вдвое.
• Снизить риски. Развивать портал можно постепенно, тестируя функциональность и собирая обратную связь от сотрудников. Во время использования интранета возможно внести изменения, устранить ошибки, дорабатывать портал под реальные задачи бизнеса и добавлять новые полезные модули.

K-Team совместим с РЕД ОС, Astra Linux и Maria DB, работает в формате On-Premise, а также может работать в полностью закрытой инфраструктуре без доступа в интернет. Сегодня решение используют крупные логистические и строительные компании, ведущие банки, ритейлеры, высокотехнологичный бизнес и другие.

1. Стоимость. Закладывайте в бюджет стоимость покупки и владения платформой — цену лицензий, технического обслуживания, условия продления. Например, Битрикс24, VK People Hub, Neon работают по подписной модели — продлевать лицензии необходимо ежегодно. Есть платформы, стоимость которых привязана к числу пользователей или серверов, на которых развернута система.

2. Функциональность. Обратите внимание, какие модули входят в базовую версию (MVP), а что нужно разрабатывать или приобретать дополнительно. От этого зависит срок запуска корпоративного портала.

3. Готовый дизайн. Разработка уникального дизайна — это дорого, долго и не всегда результат будет таким, как вы планировали. Оцените, как выглядит коробка и запросите примеры завершенных проектов. Если дизайн в них вам нравится, то с высокой вероятностью ваш проект тоже будет хорошим.

4. Модификация и развитие. Проект не заканчивается запуском базовой функциональности. Всегда есть и будут доработки, внедрение новых модулей, корректировка дизайна и так далее. Поэтому важное условие при выборе платформы — исходный код и возможность установить ее на собственные сервера.

5. Технологический стек. Оцените, какие ИТ-специалисты есть в вашем штате, на чём они пишут, есть ли у них свободное время на обслуживание и поддержку портала. Если большинство разработчиков пишут на Java, заводить новый стек будет нецелесообразно.

Как уже было сказано выше, в Битрикс24 используется открытый код, который позволяет дорабатывать функциональность портала под цели и задачи конкретного бизнеса. Если вы выбираете решения с закрытым кодом, чтобы внести даже минимальные изменения в функциональность придется ждать выхода обновлений от вендора, и то, если они есть в бэклоге.

Не менее важно понимать, как развивается вендор. Так, команда Битрикс24 регулярно выпускает новые релизы продукта, анализирует потребности бизнеса и добавляет полезную функциональность. В ноябре 2023 года в Битрикс24 появился искусственный интеллект CoPilot, созданный по технологии генеративных языковых моделей (GPT), новый удобный чат М1, обновленное мобильное приложение и другие возможности, которые упрощают работу с корпоративным порталом как для сотрудников, так и для разработчиков.

Платформа K-Team также регулярно обновляется. Например, осенью 2023 года в коробочной версии портала появилась интерактивная карта офиса, автобрендирование, которое позволяет изменить цветовую схему портала и отдельных элементов, удобный инсталлятор обновлений и множество других полезных решений.

6. Количество успешных кейсов. Проверьте, есть ли у подрядчика кейсы внедрения интранета в компаниях, схожих с вашей по численности сотрудников, сфере деятельности, бизнес-процессам.

Например, в портфолио «КОРУС Консалтинг» более 750 выполненных проектов, в том числе для крупных компаний федерального значения. Около 100 из них — в сфере автоматизации HR-процессов. Мы регулярно публикуем кейсы на сайте в открытом доступе, и также консультируем компании по всем вопросам запуска интранета и более подробно рассказываем о проектах со схожей функциональностью.

7. Репутация. Обратите внимание, сколько лет вендор работает на рынке, какой у него штат, есть ли специалисты поддержки и развития продукта в команде. Важно, чтобы подрядчик выпускал обновления информационной безопасности, консультировал по возникающим вопросам, обновлял ПО под актуальные версии системного окружения, был финансово устойчивым.

8. Список партнеров. Помимо внедрения, продукт нужно дорабатывать. А еще обучать пользователей работе с ним. Поэтому команда партнеров, которые будут этим заниматься, должна быть большой. В идеале в списке должны быть как крупные интеграторы для реализации сложных задач, так и небольшие компании, которым можно делегировать простые поручения.

Кроме того, стоит оценить, есть ли на корпоративной платформе необходимая для эффективной работы функциональность. По нашему опыту можно выделить 10 ключевых сервисов, которыми сотрудники пользуются чаще всего.

1. Инструменты для коммуникаций. Обмениваемся сообщениями, файлами, проводим видеоконференции и обсуждаем рабочие вопросы в группах, сообществах, корпоративных мессенджерах и видеочатах.

2. Управление задачами. Планируем и отслеживаем выполнение задач, устанавливаем сроки, распределяем ресурсы и контролируем прогресс проектов.

3. Совместная работа с документами. Храним и совместно пользуемся документами, вносим правки и видим, кто и когда вносил изменения в файлы.

4. Личный кабинет сотрудника. Запрашиваем справки, создаём заявки и контролируем статус их исполнения, узнаём остаток отпуска и получаем расчётные листки.

Рис. 1. Личный кабинет сотрудника

5. Справочник сотрудников. Быстро находим контакты коллег и их место в оргструктуре, видим ответственных и руководителей из разных отделов.

6. Новостная лента. Узнаём о последних событиях и не выпадаем из корпоративного контекста.

7. База знаний. Храним всю информацию по проектам и продуктам, шаблоны документов, инструкции, полезные статьи и отчёты.

8. Адаптация. Быстро и комфортно выводим новых сотрудников на нужные показатели эффективности, повышаем их вовлеченность и продуктивность с помощью индивидуальных планов развития, снижаем уровень стресса при знакомстве с компанией и поддерживаем на всех этапах онбординга.

Рис. 2. Сотрудники на адаптации

Рис. 3. Личный кабинет сотрудника на адаптации

9. Целеполагание. Декомпозируем стратегические цели компании и каскадируем их до целей сотрудников, согласовываем цели и KPI между руководителем и подчиненным, назначаем показатели результативности и контролируем их исполнение с учетом весов показателей.

Рис. 4. Целеполагание

10. Геймификация. Нескучно вовлекаем сотрудников в рабочие процессы, используя различные игровые механики. Например, внутреннюю валюту, магазин призов, систему рейтингов, квесты, опросы, адаптационные задания и так далее.

Рис. 5. Геймификация

Корпоративный портал, выбранный и настроенный с умом, — это современный инструмент, который постоянно развивается. Интранет позволяет снять рутинную нагрузку с back-офиса, автоматизировать документооборот, снизить количество времени и ошибок, связанных с оформлением справок, отчётов, графика отсутствий и рабочего времени.

Внедрение интранета — необходимое решение для тех компаний, которые стремятся развивать корпоративную культуру, повышать вовлеченность и разрабатывать эффективные системы мотивации персонала. А выбор проверенного годами отечественного решения защищает бизнес от угроз, связанных с обслуживанием и доработкой функциональности со стороны вендора.

Источник: CNews