11 ситуаций, когда компании нужен корпоративный портал

Поиск любой информации у сотрудника отнимает около 100 минут в день (по данным Google, Gartner, McKinsey), в неделю — это больше 8 часов, целый рабочий день.

С корпоративным порталом данные компании хранятся в одном месте, работникам не нужно тратить дополнительное время на поиск важных документов или ключевой информации. Вместо того, чтобы искать в общих дисках или в письмах на электронной почте, все необходимые документы и файлы можно найти во внутренней сети компании.

IDC, Gartner и Forrester Research выяснили, что сотрудники тратят до 30% своего времени на поиск документов: 9% не находят информации, а 7% вынуждены заново создавать потерянные документы. Из-за такого снижения производительности компании теряют 3500 долларов в год (на каждого работника).

При правильном использовании интранет является универсальным источником информации, который повышает производительность. И даже исключает возможность ошибки. К примеру, на портале ПАО «Банк «Санкт-Петербург» заложена функция еженедельного дайджеста: пользователь подписывается на определенный раздел или категорию документов и получает информационную рассылку с перечнем изменений и обновлений в разделе. Это удобно — не нужно постоянно отслеживать изменения в том или ином документе.

Чек-лист. Что должно быть в идеальном поиске:

• проработано ранжирование результатов;
  
• есть поисковые фильтры для уточнения результатов;
  
• есть возможность выбрать категорию (документы, новости, сотрудники, сервисы и др.);
  
• поиск в мобильном приложении, который повторяет результаты десктоп-версии;
  
• поиск по первым символам, без нажатия Enter, который мгновенно выводит информацию.
  

Интранет поможет объединить идеи и экспертные мнения внутри организации. Это выгодно всем: сотрудники получают признание и мотивацию проявить себя, а бизнес получает важные рекомендации — персонал лучше видит, как все устроено изнутри, и часто дает действительно выгодные советы по оптимизации бизнеса. Позвольте коллегам обсуждать идеи друг друга и голосовать за лучшие.

Так, в банке «УРАЛСИБ» любой сотрудник может предложить свою идею на внутреннем корпоративном портале. Затем к работе подключаются эксперты, которые оценивают качество предложения и его выполнимость. По результатам проверки эксперты выносят свой «вердикт», и, если идея одобрена, то ее берут в работу. Каждый сотрудник также может выразить свое мнение по любой идее.

Чтобы поддерживать мотивацию, на корпоративном портале публикуются новости о лучших инноваторах; а также есть отдельная рубрика «Секреты лучших инноваторов» с рассказом о них и советами по генерации, предложению и оценке идей. Также, проводятся различные промо-мероприятия: ежегодная церемония награждения, баннеры на портале и в офисах, акции (сотрудникам раздают шоколадки как напоминание о проекте) и так далее.

Какие возможности в разделе «Идеи» нужно предусмотреть:

• отследить статус идеи — новая, в работе, внедрено;
  
• оставить комментарий или поставить лайк;
  
• тегировать идеи для удобного поиска.
  

Кадровая текучесть, по данным SHRM, может стоить компании от 90% до 200% годовой зарплаты работника. Если процесс адаптации не выстроен, затраты бизнеса возрастают: тратится рабочее время наставников, руководителей и HR-специалистов. Новые сотрудники медленно погружаются в рабочие задачи, не показывают максимальную эффективность. Или вовсе уходят из компании во время испытательного срока.

Но есть и хорошая новость. Качественно выстроенный процесс адаптации может принести компании лояльных и эффективных сотрудников. Если сотрудники проходят через активные программы адаптации, в дальнейшем 69% из них, по данным SHRM, остаются работать более 3 лет.

Интранет для новых сотрудников может стать:

• Хранилищем важной информации. В течение первой недели новички должны будут подписать документы, предоставить контактную информацию, посмотреть обучающие видео, настроить учетные записи, узнать о важных правилах в компании и так далее. Корпортал собирает все это в одном месте. Это экономит время команды, а новому сотруднику сразу же дает чувство автономии.
  
  
• Местом для обучения. Иногда рядом может не оказаться специалиста, который ответит на вопросы. Особенно в быстро развивающихся компаниях, когда у людей просто нет времени обучать новых сотрудников. Интранет выступает в данном случае площадкой, где они могут пройти обучение, узнать о ваших событиях событиях и участвовать в жизни компании с первого дня.
  
  
• Площадкой для общения с текущими сотрудниками. Интрасеть — это место для знакомства новых сотрудников в масштабах всей организации. Можно найти группы и темы для обсуждения, поделиться идеями и мыслями в блогах, посмотреть, о чем пишут коллеги и так далее.

Корпортал хорош для бизнеса, потому что помогает быстро развивать и знакомить с культурой организации. Новые сотрудники имеют под рукой все, что им нужно, чтобы узнать об основных ценностях, командных мероприятиях и обо всем, что им нужно знать по мере роста в компании.

Несмотря на оцифровку рабочих мест, многие компании по-прежнему используют мессенджеры и электронную почту для постановки задач.
Современный интранет помогает четко поставить задачи каждому подразделению и специалисту, а также связать их с общими целями компании. Сотрудники могут легко просматривать все задачи, проекты, их цели, задачи и прогресс на одной площадке. И что самое важное: увидеть, как их работа влияет на бизнес-результаты компании.

Читать статью: Как связать бизнес-цели компании с KPI сотрудников

Наем — трудоемкий и затратный процесс. Беспроигрышный вариант — если команда HR может находит классных кандидатов внутри компании. Специалисты по подбору персонала могут создать внутреннюю доску объявлений о вакансиях, где сотрудники будут просматривать открытые позиции.

К примеру, в компании ПГК сотрудникам приходят уведомления о новых вакансиях через портал. Вакансии, участвующие в реферальной программе, отмечены анимированным стикером. А для рекрутеров реализована статистика по откликам.

В итоге на одну позицию сейчас в среднем 1 отклик внутреннего кандидата и 2 кандидата по реферальной программе.

Согласно отчету Gallup State of the Global Workplace, только 20% сотрудников вовлечены в жизнь компании. Также исследование Gallup показало, что в компаниях с низким уровнем вовлеченности текучесть кадров в среднем на 31–51% выше, чем у компаний с вовлеченными сотрудниками.

Заинтересованные сотрудники с меньшей вероятностью уйдут с работы и с большей вероятностью будут ответственнее относиться к своей работе, что приведет к повышению производительности. Кроме того, высокая текучесть дорого обходится компании.

В условиях, когда работодателям становится сложнее удерживать опытный персонал, вовлечение в жизнь компании может сыграть ключевую роль. Интранет — отличный способ поддерживать связь внутри организации.

В некоторых компаниях есть сотрудники, которые работают вне офиса. К примеру в рознице, где команды распределены по торговым точкам. Чаще всего они не включаются в корпоративные коммуникации. Их вклад и достижения также остаются незамеченными. Это заставляет чувствовать себя обделенными.

Корпортал поможет создать атмосферу, благодаря которой сотрудники будут включены в жизнь компании: делиться мнением, самостоятельно создавать контент, оставлять лайки и комментарии, участвовать в конкурсах, публиковать личные объявления. Используйте для этого современные инструменты, например, корпоративную социальную сеть, где есть возможность вести блог, выкладывать сториз, оставлять комментарии и так далее.

Ежедневно сотрудники пользуются разными приложениями и инструментами. И в течение дня приходится между ними переключаться. Это отнимает время, а концентрация на задаче теряется. Единая панель с ссылками на рабочие инструменты поможет сэкономить время (и нервы!) и сделает доступ к ним удобнее.

Корпортивный портал — это система, которая объединяет все рабочие инструменты в компании. Как правило, он легко интегрируется с другими приложениями и сервисами. Если есть единая точка входа, то сотруднику потребуется только один раз авторизоваться на портале и не запоминать 100500 паролей и логинов от других систем. А IT-отделу не восстанавливать утерянные учетные записи.

Если нет внутренней системы для общения и обмена важными документами, то приходится пользоваться внешними облачными сервисами (к примеру, Яндекс.Диск). Поскольку они не контролируются ИТ-отделом, эти инструменты могут быть более уязвимы, чем локальная система. Когда вы используете корпоративную интранет-платформу, вы сможете хранить конфиденциальную информацию внутри компании.

Отделы кадров и ИТ тратят много времени на поддержку сотрудников. А им, в свою очередь, часто приходится ждать ответа день или больше. Весь процесс в итоге долгий, дорогостоящий и трудозатратный.

Корпоративный портал решает эту проблему и дает быстрый доступ к сервисам самообслуживания (создать заявку на отпуск, забронировать переговорку, заказать справку 2НДФЛ и т.д.), поддержке коллег (где пользователи отвечают на вопросы друг друга) и базе знаний (инструкции и видео, часто задаваемые вопросы и т.д.)

Результат: сотрудники могут быстро получать ответы и решать проблемы. Отдел кадров и ИТ освобождается от необходимости бесконечно отвечать на одни и те же вопросы и может сосредоточиться на более приоритетных задачах.

Когда неотложные ситуации возникают за пределами офиса, может понадобиться мобильная интрасеть для доступа к важным документам или контактам на телефоне. К примеру: сотрудник только что ушел с работы, но нужно посмотреть файл, чтобы срочно решить задачу. И в этом случае мобильная версия точно будет полезной.

Мобильный корпортал выручает и внеофисных сотрудников: не нужно лишний раз ехать в головной офис. Есть решения, которые объединяют все кадровые сервисы на одной онлайн-площадке и доступны даже с мобильных устройств. К примеру, с помощью личного кабинета сотрудника на корпоративном портале компании создают «единое окно» доступа к HR-сервисам. Со смартфона пользователи могут быстро решить практически любые личные и рабочие вопросы:

• подписать документы;
  
• заказать справки;
  
• посмотреть график работы;
  
• оформить отпуск, командировку или больничный лист.
  

Момент 1. Концепция интранета

Не зная конкретных потребностей, трудно сказать, какие функции корпортала окажутся полезными и будут соответствовать целям компании. Поэтому разработку или реновацию интранета стоит начать с концепции.

Концепция — комплекс ключевых положений, правил и рекомендаций, которые дают единое и целостное представление о будущем интранете.

Концепция:

• Помогает определить самые сильные «боли» сотрудников и подобрать инструменты их решения.

• Формирует у всех участников одинаковое видение реализации проекта.

• Защищает компанию от невыгодных вложений.
  

Момент 2. Продвижение интранета и обучение

80% сотрудников, работающих в средних и крупных организациях, заявили, что в их компании есть интрасеть и что они регулярно пользуются этим инструментом (Igloo's State of the Digital Workplace report). И это хорошие новости.

Но в том же отчете есть и такие статистические данные:

• Только 29% сотрудников знали, как предложить идею на корпортале.
  
• Только 50% знали, как подать заявку в IT-отдел или заполнить форму на отпуск.
  

Вовлечение должно сопровождаться поддержкой. В противном случае внедрение портала не принесет результаты. Поэтому стоит заранее продумать вовлекающие механики и обучение, чтобы корпортал использовался на 100%.

Подробнее о том, как продвигать интранет и вовлекать в его использование сотрудников, смотрите в записи онлайн-интенсива.

Корпоративный портал помогает повысить вовлеченность сотрудников, наладить внутреннюю коммуникацию и оптимизировать бизнес-процессы. Но нужно обязательно связать будущий функционал с целями вашей компании. И не забыть о продвижении и обучении его использованию. В этом случае вы увидите, как раскрываются преимущества корпоративного портала.