Кто на новенького: роль руководителей и HR в адаптации персонала

За последние 3 года программы адаптации стали мастхэвом для российского бизнеса. Сейчас процедуры онбординга, в той или иной степени, уже есть в 57% компаний, делится HeadHunter.

Помимо кадрового голода растет и текучесть персонала: каждая вторая организация в России уже сталкивается с джоб-хоппингом – сотрудники увольняются, не проработав и года. Причин много: от выхода на работу более свободолюбивых зумеров, которые чаще меняют работу, до отсутствия грамотной системы ввода в должность новичков.

О том, зачем бизнесу нужна система адаптации, в какой компании люди остаются надолго и кто в ответе за то, чтобы знакомство с работодателем проходило комфортно рассказывают тренер-консультант Мария Тихонова и директор по развитию K-Team HRM Антон Бобров.

Если бизнес растет, закономерно расширяется и штат сотрудников. Когда поток новичков становится практически непрерывным, приходит осознание – времени на то, чтобы лично объяснять каждому все детали, попросту не хватает.

Когда в компании отсутствует система онбординга, а роли ответственных за адаптацию новичков размыты, возникают конфликты: руководители, HR и опытные сотрудники начинают спорить, кто и в каких вопросах должен помогать, сколько времени на это выделить, как правильно обучать и оценивать прогресс. От этого страдают все – падает продуктивность, срываются дедлайны, а новички попадают в команду, где им не рады.

Поэтому в 2024 году работодатели начали активно пересматривать и систематизировать свои программы онбординга. Согласно исследованию HeadHunter, главными инструментами для адаптации новичков стали организация рабочего расписания, менторство и цифровые сервисы, которые помогают создать прозрачную структуру, избавиться от рутины и снизить стресс-факторы для всех участников.

Чтобы повысить лояльность и мотивацию новичков и тех, кто отвечает за их знакомство с компанией, достаточно сделать всего один шаг – внимательно посмотреть на корпоративную систему адаптации и улучшить ее с опорой на потребности команды.

Программы адаптации часто разрабатывают сами HR, иногда привлекая руководителей. Их взгляд на потребности новичков может сильно отличаться от реальности. Чтобы найти точки соприкосновения, посмотрим на первые рабочие дни с двух сторон: бизнеса и самих сотрудников.

Руководители и HR считают, что новички хотят:

• Быстрее разобраться, какими задачами придётся заниматься на новом месте
• Познакомиться и найти общий язык с коллегами
• Определиться, хочет ли новичок и дальше работать в компании
• Чувствовать себя комфортно – на рабочем месте, в коммуникациях с коллегами
• Тратить меньше времени на изучение структуры и процедур компании

Эти повседневные вопросы складываются в целую рабочую рутину. При этом эмоциональное состояние новых сотрудников часто определяется словами «тревога», «стресс», «обида» — чувства, которые могут возникать из-за нехватки ответов на такие простые, но важные моменты.

Совместное исследование TalentTech, FL.ru и Нетологии показало, что из-за отсутствия плана введения сотрудника в новую должность от 15 до 29% респондентов уходили с новой работы в течение первых месяцев после трудоустройства.

Как снизить градус эмоций? Плавно погружать новичков во все процессы и заботливо поддерживать при входе в новую для него среду. Помните, что больше всего они боятся не найти общий язык с коллегами и руководством. Поэтому честные и прозрачные внутренние коммуникации – основа эффективного онбординга.

Собрать новичков вместе и рассказать им о компании – отличная идея. Такие встречи обычно проводят рекрутеры. Раз в месяц они собирают новеньких «за одним столом» и рассказывают о структуре и внутренних правилах компании. Как улучшить эту практику?

• Пригласите выступить «вчерашнего» новичка». Он даст полезные советы, расскажет, как сам адаптировался в компании совсем недавно, с какими трудностями сталкивался и как их преодолевал.
• Привлеките успешных руководителей, которые олицетворяют собой «ролевые модели» и долго работают в компании. Их интересно слушать, они дают ценные советы и делятся по-настоящему полезным опытом.
• Дайте слово самим новичкам. Устройте полноценный нетворкинг, где они смогут рассказать о себе, поделиться, почему их привлекла ваша компания. А еще так они быстрее знакомятся друг с другом и заводят друзей, что облегчает психологическую адаптацию.

Такая встреча занимает всего полтора часа, но эффект будет значительно сильнее, чем от лекции со слайдами.

Одна из практик организационной адаптации – вручить новичку в первый рабочий день расписание встреч с контрагентами: коллегами, HR, руководителями и партнерами. Идея хорошая – новичок видит, что о нём позаботились, его ждали и готовы принять в команду. Но есть нюансы, исправив которые вы получите более эффективный механизм.

• Не перегружайте новичков. Больше восьми встреч в день с небольшими перерывами – слишком высокая нагрузка. Сотрудник быстро устанет, не сможет запомнить всех и будет испытывать стресс. Лучше ограничиться двумя или тремя встречами в день с перерывами между ними.
• Подготовьте подробный план. Не ограничивайтесь в расписании датой, временем и фамилией коллеги, с которым предстоит встретиться новичку. Укажите полную информацию – должность, тема встречи, зачем она нужна, где пройдет и какие вопросы стоит задавать. На оформление плана вы потратите больше времени, но он будет по-настоящему полезным и понятным – новичок точно почувствует заботу и будет переживать меньше.

Типичная ситуация – в первый рабочий день сотрудник приезжает в офис, заходит в кабинет HR, где получает увесистую папку с внутренними документами: инструкциями, ЛНА, трудовым договором, заявлением на обработку персональных данных. Он несколько часов погружается в изучение и подпись этих документов, что, хотя и важно, но не самый вдохновляющий старт для нового сотрудника. С чего лучше начать первый рабочий день?

• Устройте завтрак с коллегой. Представьте, новичок приходит в офис и просто беседует с кем-то из команды – HR или коллегами за чашкой кофе. Мотивации и энергии начать в таком случае станет намного больше. А если добавить в первый рабочий обед с прямым руководителем, будет еще интереснее.
• Переходите на КЭДО. Вся бумажная волокита станет в разы проще – подписать все необходимые документы новичок сможет в один клик прямо со смартфона, а свободное время проведет, погружаясь в реальные рабочие задачи.
• Предоставьте доступ. Многие компании открывают доступ к корпоративным сервисам постепенно. Случаи, когда новички неделями не могут попасть в интранет или CRM – не редкость. Ожидание снижает желание работать, человек испытывает стресс, ему нужно постоянно спрашивать что-то у коллег. Поэтому лучше решить технические моменты заранее.

По данным опроса HeadHunter, важнейшими элементами онбординга 76% работодателей считают грамотную организацию рабочего расписания и информирование сотрудников о внутреннем распорядке компании. Однако сами сотрудники считают иначе. В июле 2024 года исследователи HeadHunter провели опрос и обнаружили, что самое ценное для новичков – это внимание людей.

• На первое место по важности для адаптации новые сотрудники поставили фигуру наставника или бадди (72% опрошенных посчитали их самым важным фактором адаптации) и личные встречи с коллегами (49%) – люди выбирают живое общение вместо скучных welcome-book и инструкций.
• Экскурсии по офису важны, но не настолько (37%) – возможно, большинство новичков предполагают, что при наличии наставника будет легко узнать, где они будут работать, в какой переговорке можно провести встречу с клиентами, как найти кулер и кофемашину, куда идти на обед.
• Презентации с основной информацией (24%) и обучающие видео (19%) набрали сравнительно немного голосов. Сотрудникам важно больше узнать о компании и процессах, которые в ней происходят. Но изучение текстов не кажется им самым ценным для их адаптации.
• Геймификация (14%) – если в компании есть игровое приложение для смартфона или компьютера, где новичков поэтапно знакомят с компанией, обязанностями и правилами – это дополнительный плюс.

Нередко руководители стараются сразу погрузить новичка во все процессы – познакомить с коллегами, дать разнообразные задачи, рассказать про всех клиентов. А бывает и наоборот – новичок попадает в команду, где с первого дня руководитель становится недосягаемым. Чтобы действия руководителя в момент адаптации были эффективными, а новые сотрудники чувствовали себя комфортно, можно опираться на 9 простых правил.

1. Уделять личное внимание – в первый рабочий день, через неделю и спустя месяц после начала работы. Кажется, что индивидуальные встречи проводят все, но это не так – только 59% руководителей в 2024 году лично общались с новичками.
2. Провести адаптационную беседу – поговорить о том, как чувствует себя новичок, о чём переживает, что ему нравится, а что, напротив, вызывает вопросы и дается с трудом.
3. Познакомить с коллегами – представить новичка команде, заранее спланировать такое знакомство. Зачастую руководитель проводит нового сотрудника по всем кабинетам и называет имена 30-50 коллег. Конечно, имена мгновенно забываются, а новичок чувствует стресс. Лучше знакомиться постепенно и целенаправленно, например, в контексте совместных задач.
4. Назначить наставника – закрепить за новым сотрудником опытного коллегу. Наставником не должен быть прямой руководитель – с ним новичку труднее общаться искренне. Подобрать бадди, или создать условия для его выбора: например, общие встречи новичков.
5. Дать мотивирующие задачи – подобрать дела, в которых новичок может проявить свои сильные стороны и завоевать авторитет в коллективе с первых рабочих дней.
6. Предоставить индивидуальный план адаптации – продвинутые компании оцифровывают этот процесс и проводят онбординг в ИТ-системах. Например, на корпоративном портале, HRM или обособленной платформе для адаптации. Сценарии адаптации необходимо создавать под разные роли и подразделения, высылать продуманные задания поэтапно по принципу «от простого к сложному», напоминать о необходимости выполнить задачу или пройти тест – всё это легко автоматизируется, а освободившееся время наставники могут уделить общению с новичком.
7. Подготовить рабочее место – обеспечить нового сотрудника всем необходимым оборудованием, предоставить доступ к системам и информационным ресурсам.
8. Рассказать о корпоративной культуре – правилах взаимодействия, традициях, дресс-коде, режиме питания и отдыха, системах компенсаций и бенефитов, обучении.
9. Разрешить ошибаться – терпеливо относиться к ошибкам и вопросам, а еще лучше – помогать исправлять их и вместе формулировать выводы, чтобы работа была качественной.

Главные факторы успешной адаптации не всегда очевидны. Чтобы сделать онбординг в компании комфортным для всех участников, важно опираться на обратную связь сотрудников – новичков, руководителей, HR, менторов. Вместо того, чтобы действовать по интуиции или копировать опыт крупных компаний, спрашивайте своих людей, что им помогало адаптироваться, что оказалось для них ценным и важным в первые месяцы работы. Так вы сможете сформировать систему, которой будут довольны все и, скорее всего, сэкономить на неэффективных решениях.

Кроме персонализированного подхода есть инструменты, которые ценят абсолютно все: мотивирующая организация труда, четкие правила и прозрачные коммуникации, индивидуальное внимание и менторинг, а также психологическая безопасность. Чтобы сделать хорошо, не нужны большие бюджеты – достаточно слушать друг друга, делать выводы и выстраивать системную работу в каждой роли.

Источник: бренд-медиа Т-банка «Бизнес-секреты»