Давайте делать крутые проекты вместе
Оставьте заявку на демонстрацию любого из наших решений, и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Самый популярный бизнес-процесс в любой компании – это согласование отпуска, в котором каждый сотрудник участвует несколько раз в год. Согласно статье 123 ТК РФ, руководитель обязан утвердить ежегодный график отпусков не позднее, чем за 2 недели до начала нового года. А его отсутствие нарушает права работников и может привести к конфликтным ситуациям, если коллеги захотят пойти в отпуск одновременно.
Тем не менее, многие компании создают график отпусков формально. Он есть на бумаге, но фактически люди уходят в отпуск хаотично. Это чревато не только штрафами от проверяющих органов, но и сложностями в формировании ФОТ, а также высокой нагрузкой на HR-департамент и бухгалтерию.
Автоматизация годового планирования и согласования отпусков решает множество проблем и помогает уйти от формального графика отпусков к реальному. Рассказываем, как облегчить работу с оформлением отпусков и сэкономить массу времени с помощью K-Team.
Тем не менее, многие компании создают график отпусков формально. Он есть на бумаге, но фактически люди уходят в отпуск хаотично. Это чревато не только штрафами от проверяющих органов, но и сложностями в формировании ФОТ, а также высокой нагрузкой на HR-департамент и бухгалтерию.
Автоматизация годового планирования и согласования отпусков решает множество проблем и помогает уйти от формального графика отпусков к реальному. Рассказываем, как облегчить работу с оформлением отпусков и сэкономить массу времени с помощью K-Team.
НОВОСТИ И СТАТЬИ
Планирование отпусков на корпоративном портале: как автоматизировать согласование отпуска и ничего не забыть
9 октября
10 минут
Планирование отпусков на корпоративном портале: как автоматизировать согласование отпуска и ничего не забыть
Основные проблемы годового планирования отпусков
1. Конфликты расписания
Сотрудники могут иметь различные предпочтения относительно дат и продолжительности отпуска. Как результат, возникают конфликты, когда несколько человек хотят взять отпуск в одно и то же время, отношения в коллективе портятся и страдает продуктивность.
2. Ограниченные ресурсы
В некоторых организациях есть ограничения, которые не позволяют нескольким сотрудникам пойти в отпуск одновременно из-за дополнительных финансовых издержек или недостатка кадрового резерва. Соответственно, некоторые специалисты не могут выбрать желаемые даты для отпуска.
3. Сложности в планировании
Годовое планирование отпусков в больших организациях с несколькими подразделениями, филиалами или графиками работы - сложный процесс. Чтобы вручную учесть все эти факторы и не устроить коллапс в работе, HR-специалистам приходится серьезно напрягаться. При этом никто не застрахован от ошибок, а значит и ненужных конфликтов.
4. Неожиданные события
В течение года могут возникать чрезвычайные ситуации, которые требуют срочных изменений в расписании отпусков. Например, важные проекты, болезни или семейные обязательства могут потребовать пересмотра планов отпуска.
5. Неудовлетворенность сотрудников
Если сотрудники не могут пойти в отпуск в желаемые даты или процесс планирования отпусков не является справедливым и прозрачным, уровень стресса нарастает, мотивация работать в компании падает.
6. Согласование с другими сотрудниками
Бывает, что несколько сотрудников работают в одной команде или их работа сильно завязана друг на друге. В такой ситуации грамотный учет и планирование отпусков - залог того, что рабочий процесс не получит ущерба.
Сотрудники могут иметь различные предпочтения относительно дат и продолжительности отпуска. Как результат, возникают конфликты, когда несколько человек хотят взять отпуск в одно и то же время, отношения в коллективе портятся и страдает продуктивность.
2. Ограниченные ресурсы
В некоторых организациях есть ограничения, которые не позволяют нескольким сотрудникам пойти в отпуск одновременно из-за дополнительных финансовых издержек или недостатка кадрового резерва. Соответственно, некоторые специалисты не могут выбрать желаемые даты для отпуска.
3. Сложности в планировании
Годовое планирование отпусков в больших организациях с несколькими подразделениями, филиалами или графиками работы - сложный процесс. Чтобы вручную учесть все эти факторы и не устроить коллапс в работе, HR-специалистам приходится серьезно напрягаться. При этом никто не застрахован от ошибок, а значит и ненужных конфликтов.
4. Неожиданные события
В течение года могут возникать чрезвычайные ситуации, которые требуют срочных изменений в расписании отпусков. Например, важные проекты, болезни или семейные обязательства могут потребовать пересмотра планов отпуска.
5. Неудовлетворенность сотрудников
Если сотрудники не могут пойти в отпуск в желаемые даты или процесс планирования отпусков не является справедливым и прозрачным, уровень стресса нарастает, мотивация работать в компании падает.
6. Согласование с другими сотрудниками
Бывает, что несколько сотрудников работают в одной команде или их работа сильно завязана друг на друге. В такой ситуации грамотный учет и планирование отпусков - залог того, что рабочий процесс не получит ущерба.
Функциональность K-Team для планирования и согласования отпусков
- Формирование ежегодного графика отпусков и согласование плановых отпусков между сотрудниками и руководителями.
- Ознакомление сотрудников с ежегодным графиком отпусков.
- Информирование сотрудника о доступном остатке отпуска.
- Напоминание сотрудникам о плановых датах отпуска.
- Перенос планового отпуска.
- Согласование отпуска за свой счет.
- Согласование отпуска вне графика.
- Выгрузка в Excel согласованного графика отпусков по компании после завершения процедуры планирования, а также графика отпусков на следующий год по компании в целом.
В каких случаях поможет такой модуль в интранете?
Чтобы начать процесс планирования отпусков, необходимо настроить параметры согласования. Для этого нужно прописать за сколько дней до начала отдыха можно подать заявление на отпуск, даты праздничных дней, которые не будут учитываться в отпусках, а также группы ответственных сотрудников на всех этапах планирования графика отпусков.
Далее указываем правила планирования отпусков сотрудниками. Система автоматически проконтролирует их соблюдение.
Далее указываем правила планирования отпусков сотрудниками. Система автоматически проконтролирует их соблюдение.
- Обязательный размер одной из частей отпуска
- Обязательный размер второй части отпуска
- Максимальное количество частей отпуска
- Учет общего количества дней отпуска
- Разрывы между периодами отпуска на выходные и праздничные дни
Затем прописываем регламентные даты процесса планирования графика отпусков.
После того, как параметры ежегодного планирования настроены, ответственный за планирование сотрудник может запустить процесс. Для всех сотрудников будут сформированы задания «Планирование графика отпусков» с указанными сроками исполнения.
Планирование графика отпусков сотрудником
После запуска процедуры годового планирования все сотрудники получат задание «Планирование графика отпусков на следующий год».
На вкладке «Задания в работе» сотрудник открывает задание «Планирование графика отпусков» по кнопке «Приступить» и переходит в форму просмотра графика отпусков.
На вкладке «Задания в работе» сотрудник открывает задание «Планирование графика отпусков» по кнопке «Приступить» и переходит в форму просмотра графика отпусков.
В графике отпусков сотрудник задает периоды своего отпуска (в случае, если отпуск будет разбит на несколько периодов) и отправляет график на согласование. Для этого нужно нажать кнопку «Отправить график на согласование».
Руководители не могут запланировать свой отпуск до тех пор, пока отпуска их подчинённых не будут согласованы.
Руководители не могут запланировать свой отпуск до тех пор, пока отпуска их подчинённых не будут согласованы.
Согласование графика отпусков руководителями
График отпусков сотрудника автоматически направляется на согласование линейному руководителю. Если это необходимо, он может направить график на дополнительное согласование.
Отклонить отпуск можно с помощью одноименной кнопки. По ней откроется окно выбора периода отпуска. Здесь же есть возможность написать комментарий о причинах отказа для сотрудника. Он получит уведомление на электронную почту.
После отклонения графика отпусков руководителем, сотруднику повторно поступит задание «Планирование графика отпусков», где он сможет указать новые даты.
После отклонения графика отпусков руководителем, сотруднику повторно поступит задание «Планирование графика отпусков», где он сможет указать новые даты.
Согласование графика отпусков по подразделению
После того, как все отпуска сотрудников структурного подразделения будут согласованы, руководитель получит задание «Согласование графика отпусков по своему подразделению».
Если график отпусков по подразделению не согласован, руководитель нажимает кнопку «Отклонить». В этом случае необходимо выбрать одного или нескольких сотрудников, отпуск которых отклоняется, и внести соответствующие комментарии. Руководители указанных сотрудников снова получат задания «Согласование графика отпусков сотрудника».
Утверждение графика отпусков
Когда отпуска всех структурных подразделений будут согласованы, сотрудник, ответственный за утверждение графика, получит задание «Утверждение графика отпусков по всей компании». Роли ответственных можно настроить в административной панели портала.
Формирование заявления на отпуск и перенос отпуска
Сотрудники могут оформить отпуск вне графика отпусков, за свой счет или перенести запланированный отдых. Для этого они запускают соответствующий процесс согласования с руководителем.
Система автоматически проверит, хватает ли сотруднику остатка дней отпуска. Чтобы избежать неожиданных заявок, в настройках портала можно задать условие, за сколько дней до оплачиваемого отпуска можно подать заявление. А отпуск за свой счет можно оформить даже с завтрашнего дня.
Система автоматически проверит, хватает ли сотруднику остатка дней отпуска. Чтобы избежать неожиданных заявок, в настройках портала можно задать условие, за сколько дней до оплачиваемого отпуска можно подать заявление. А отпуск за свой счет можно оформить даже с завтрашнего дня.
Печатная форма заявления формируется в K-Team автоматически и подписывается простой электронной подписью. В системе хранится вся история согласований. Инициатор может отозвать заявление на отпуск или его перенос с согласования.
Руководитель также может посмотреть график отсутствий по отделу или подразделению. Это поможет избежать ситуации, когда несколько человек отсутствуют на работе одновременно.
При переходе по ссылке «Просмотреть отсутствия по подразделению», откроется график отсутствий, в котором отображаются отсутствия сотрудников подразделения в выбранный период.
Все визы по документу сохраняются в истории согласования. Ее можно распечатать.
При необходимости руководитель может привлечь к согласованию отпуска других сотрудников.
При задании дополнительных согласующих можно добавлять этапы согласования и тип согласования внутри этапа.
Если хотя бы один дополнительный согласующий не утвердил заявление на отпуск, задание вернётся руководителю, который выдал задание, с комментарием, а его виза отобразится в листе согласования. Такое задание выделяется в списке цветом. Руководитель может согласовать заявление или отклонить его.
Формирование дайджеста по отпускам для руководителей
По заранее определенным дням руководитель получает на почту дайджест. В нем содержится список отпусков, которые начинаются в ближайшие 20 рабочих дней. Это позволит ничего не забыть и вовремя назначить приоритетные задачи.
На этом этапе руководитель должен подтвердить ближайшие отпуска. Для экономии времени, можно выбрать сразу несколько пунктов.
На этом этапе руководитель должен подтвердить ближайшие отпуска. Для экономии времени, можно выбрать сразу несколько пунктов.
В отличие от систем КЭДО, где можно только сформировать и подписать заявление на отпуск, K-Team предоставляет полноценную автоматизацию процесса планирования и согласования отсутствий. Также K-Team можно интегрировать с системами КЭДО для подписания и хранения документов в них.
Основные преимущества функциональности по планированию и согласованию отпусков в K-Team
- Двусторонняя интеграция с 1С:ЗУП и системами КЭДО
- Наглядное представления графика отсутствий и подробная отчетность
- Удобные интерфейсы для сотрудника и руководителя для планирования и согласования отпусков
- Гибкие возможности по настройкам и доработкам процессов согласований: сроки планирования и согласования, ответственные сотрудники, дополнительное согласование и многое другое
- Автоматическое создание заданий для сотрудников в личных кабинетах
- Выгрузка в Excel согласованного графика отпусков по компании после завершения процедуры планирования по компании или отдельным подразделениям
Хотите поделиться своим опытом и экспертизой в сфере HR и внутрикома?
Тогда приглашаем стать экспертом блога K-Team.
Тогда приглашаем стать экспертом блога K-Team.
Вам также будет интересно
ВОВЛЕЧЕННОСТЬ
#