Ответьте на вопросы:
- Что можно автоматизировать?
- Каковы трудозатраты на выполнение задач до автоматизации?
- Каковы предполагаемые трудозатраты на выполнение задач после внедрения?
Высокая окупаемость инвестиций и низкая сложность реализации — функционал, который необходимо внедрить в первую очередь. Принцип Парето никто не отменял: 80% пользы может дать 20% функционала. Приведу примеры.
Подписание заявления на отпуск
Для оценки трудозатрат учтите следующие процессы:
- Получение графиков отпусков от подразделений, составление единого графика и его корректировка.
- Оформление приказа на отпуск.
- Время, потраченное на поиск шаблона заявления и его заполнение.
- Время на поиски всех согласующих для получения подписи на заявлении.
- Время на обсуждение и согласование дат отпуска.
- Сколько раз в среднем за год сотрудники ходят в отпуск.
Теперь считаем суммарные трудозатраты в год. Трудозатраты = ( (Tс*Чп+Тз) *Чс*Ко) + (Тг+Тп* Чп), где
- Tс — время на каждое согласование
- Чп — число подписантов
- Tз — время на оформление заявления
- Чс — число сотрудников компании
- Ко — среднее количество отпусков в год на сотрудника
- Тг — время на составление единого графика
- Тп — время на оформление приказа на отпуск
Подписание локальных нормативных актов
Дано: крупная компания со штатом 3 тыс. сотрудников.
Задача: изменился один внутренний регламент, с которым надо ознакомить всех сотрудников под подпись.
Решение
До автоматизации: чтобы поставить на документ подпись, сотрудник должен был приехать в головной офис. Рекрутер тратил немало времени на сбор подписей, а компания несла расходы на бумагу и хранение документов. Подписание одного документа всеми сотрудниками в очном формате обходилось компании в среднем в 700 тыс. руб.
После автоматизации: мгновенная рассылка документа всем сотрудникам в электронном виде и подпись его с помощью ЭЦП, хранение документа в электронном архиве.Вы готовы презентовать итоги работы топ-менеджменту. Прежде чем назначить встречу, убедитесь, что верно подобрали аргументы и они решают проблему конкретного отдела или департамента, где будет проходить защита. Например, база знаний корпоративного портала может стать незаменимым инструментом для отдела продаж. Донесите ценность базы знаний до директора по продажам и узнайте, сколько он готов за нее заплатить.
Покажите исполнителям и разработчикам основные релизы, продемонстрируйте порядок выполнения работ и примерные сроки.
Во время защиты проекта перед топ-менеджментом покажите:
- основные выгоды от реализации той или иной функции;
- свое видение стратегии в глобальной перспективе, например, в горизонте 3–5 лет;
- сроки реализации каждой функции;
- ресурсы, которые потребуются для внедрения. Вы должны понимать, кто будет работать над проектом и в какой роли, потребуется ли нанимать новых людей, есть ли необходимые компетенции внутри компании.
Вы можете воспользоваться классической схемой развития интранета. Она включает три этапа:
1. Традиционный интранет: информирование, корпоративный новостной канал.
2. Улучшенный интранет: социальные коммуникации, совместная работа, интеграция с приложениями и автоматизация бизнес-процессов.
3. Digital Workplace — цифровое рабочее место, которое обеспечивает сотруднику единую точку доступа ко всем необходимым инструментам, процессам и данным
Как провести переговоры?
1. Уделите особое внимание созданию правильного контекста в начале беседы.Обстановка должна быть доброжелательная, непринужденная, но при этом ни у одной из сторон не должно появиться сомнений в значимости обсуждаемой темы.
2. Управляйте переговорами.Составьте примерный сценарий беседы. Будьте инициатором и, передавая партнеру слово, не забывайте возвращать разговор в нужное русло.
3. Не затягивайте с приветственными репликами.После короткого приветствия переходите сразу к делу. Обрисуйте проблему, покажите, что именно идет не так в компании и предложите решение.
4. Будьте готовы услышать «нет».Не упускайте возможность еще на старте разрешить сомнения руководителя. Основные возражения, которые вы можете услышать: «это дорого и не окупится», «это не нужно компании», «сотрудники не справятся с новой системой», «давайте выберем подрядчика побюджетнее», «у нас нет на это времени, все специалисты заняты», «у нас уже есть что-то похожее», «у нас в команде нет с этим проблем». Парировать их можно только при помощи цифр и точных данных, заранее соберите мнения коллег, подсчитайте рентабельность и т.д.
5. Выбирайте позицию равноправного партнера.Не приходите на переговоры с нуждой. Отложите разговор на более поздний срок, если не уверены, что вам хватит твердости отстоять интересы.