Как внедрить корпоративный портал в крупной компании: пошаговый алгоритм

Я занимаюсь корпоративными порталами больше восьми лет: сначала внедрял их в компаниях, в которых работал сам, теперь делаю интранеты для других. Вас ждёт подробная инструкция по созданию корпоративного портала: с чего начать, что учесть при внедрении и как не утонуть в обсуждениях.

Почему крупным компаниям труднее создать корпоративный портал? Все просто: есть большое количество заинтересованных сторон, и каждый тянет одеяло на себя. Небольшой бизнес утром обсудил проблему, днём принял решение, а вечером реализовал. В больших компаниях такая скорость — редкость: в 80% случаев необходимо бесчисленное количество коммуникации: встречи, фасилитации, согласования, дискуссии. На моей практике были случаи, когда обсуждение требований к порталу растягивалось на год, при том, что весь проект можно было сделать за 4-5 месяцев.

Поделюсь рабочим алгоритмом создания корпоративного портала. Расскажу, как на каждом этапе эффективно решать основные сложности и не затягивать процесс. Добавляйте в закладки, чтобы почитать на досуге или вернуться к тексту, когда дело дойдёт до реализации проекта.

В команде по внедрению корпоративного портала много людей: руководитель проекта, бизнес-аналитик, HR, системный администратор, дизайнер, разработчики, редактор, контент-менеджер.

Можно сделать всё самому «на коленках», но это неправильно. Чтобы порталом пользовались, он должен быть удобным, красивым и качественным по контенту. «Делать средненько» нельзя – поэтому на команде экономить не стоит.

Обычно они появляются из лучших побуждений: все хотят сделать хорошо, но каждый смотрит на сложную задачу со своей точки зрения. Из-за разногласий внутри команды обсуждение затягивается.

Как настроить командную работу

1. Написать устав проекта. Представьте, что в футболе отменили все правила. Команды по очереди забивают то в свои, то в чужие ворота. Кто-то вообще уходит среди матча, потому что ему надоело. Чтобы ваша командная игра сложилась, нужно сформулировать «правила игры».
2. Нарисовать организационную структуру проекта. Определите руководителя проекта, пропишите, кто и кому подчиняется.
3. Определить зоны ответственности и мотивацию каждого участника. Каждый должен знать, что ему делать и что будет, если не выполнить задачу (а также, какой бонус он получит за хорошую работу).
4. Разработать правила коммуникации. Формализуйте общение о проекте: как ставятся задачи, как они передаются друг другу, в каком формате приходит обратная связь. Приучите команду фиксировать результаты устных обсуждений в письмах или протоколах, их анализ поможет понять, в каком моменте что-то пошло не так.
5. Согласовать нагрузку членов команды с их руководителями. Это стоит сделать на старте, чтобы в самый неподходящий момент член команды не оказался занят другими задачами.
6. Подобрать участников с достаточными компетенциями. Руководитель проекта должен иметь возможность подбирать команду и заменять тех, кто не подходит, в том числе, привлекая сторонних специалистов.

Хотя потребности большинства нужно учесть, каждому угодить не получится. Приоритезация функций должна происходить не на основе личных ощущений («мне кажется, все будут ими пользоваться!»), а на основе аналитики.

Как это сделать

1. Выбрать лидера, который сформулирует основные ценности портала.

Это должен быть человек, способный учитывать мнения коллег, при этом обладающий стратегическим видением и компетенциями для самостоятельного принятия решений. Лучше, если это будут люди, понимающие цели интранета: эйчар или представитель внутренних коммуникаций. В будущем именно им придется максимально тесно работать с корпоративным порталом.

2. Учесть интересы разных целевых групп, используя метод персон.

Пользователям нужны разные функции: отделу качества – инструмент для хранения и ознакомления с регламентами сотрудников, сотрудникам – сервисы для получения справок, согласования отпусков и бронирования переговорных. Чтобы учесть интересы всех групп, используйте метод персон.

Персона – это не описание реального человека, а искусственный персонаж, обобщенный портрет целевой аудитории, описание которого основано на сведениях о реальных людях. Можете дать персоне реальное имя, подумать, чем она увлекается, при каких обстоятельствах и с каких устройств она заходит на корпоративный портал. Вы должны думать о ней, как о реальном человеке.

Чтобы правильно создать персоны, обратите внимание на следующие факторы:

• Является ли компания территориально распределенной. Новости для филиала в Сибири будут сильно отличаться от новостей для московского филиала.
• Какой процент сотрудников имеет доступ к ПК? Или же большая часть будет работать с порталом через смартфон?
• Каково распределение стажа работы сотрудников в компании 1, 3, 5, 10, 15 лет?
• Каково распределение возраста сотрудников?
• Каково распределение по категориям сотрудников?

После того, как вы разбили сотрудников на сегменты и поняли, кого в вашей компании больше, вы можете проанализировать, какими сервисами будут пользоваться все сотрудники, а какими – только часть.

Например, если 60% пользователей портала производственной компании – рабочие, которые будут заходить на портал с мобильного, а 25% – офисные работники, которые будут заходить с ПК, нужно отдавать приоритет функциональности полезной большинству и удобной в использовании с мобильных.

Еще пример: просят автоматизировать формирование отчета руководителю. Нужная функция? Несомненно. Но отчет руководителю отправляют только три процента сотрудников. Так что реализация этой функции не будет первостепенной.

3. Собрать запросы от подразделений. Договоритесь о том, что в рабочей группе каждое подразделение будет представлять только один человек.

4. Составить таблицу с приоритетами. Собрать требования, которые каждый участник группы ранжирует по важности, используя шкалу от 1 до 3. Пример такой таблицы выложу в первом комментарии к статье.

Как бороться с желанием сделать всё и сразу

Часто рабочие группы сталкиваются с пожеланием «мы хотим все и сразу». Но все и сразу – это очень длительный проект, часто на 8-9 месяцев. В таком проекте сложно просчитать трудозатраты и риски. Поэтому разумнее сначала внедрить ключевые сервисы корпоративного портала, а потом его дорабатывать.

Отталкивайтесь от функциональности, которая уже заложена в «коробке» — выбранном вами решении. Оцените, что вам из нее потребуется, скройте лишние разделы, настройте навигацию. Закажите бесплатную демонстрацию у внешней компании, которая предлагает свои услуги по внедрению решения: очень часто ТЗ меняется после демонстрации. Не идите на компромисс: если презентация вам не понравилось, не начинайте проект, а попросите презентацию у другой команды (в рамках компании уровень специалистов может очень сильно отличаться) или даже у другой компании. И только после этого составляйте дорожную карту развития.

Не стесняйтесь просить совета у компании-подрядчика: он подскажет, какие функции критичны, какие можно реализовать в рамках развития портала, а от каких лучше отказаться, чтобы быстрее запустить портал и не тратить лишних денег.

Наиболее удачные решения, которые подойдут корпоративному порталу крупной компании в 90% случаев

● Главная страница портала с баннерами, новостной лентой и набором виджетов

В небольших компаниях главной страницей портала являются функции социальной сети, CRM или управления задачами. В крупной компании одна из главных задач интранета – информирование сотрудников, поэтому в 90% случаев на главной странице будет новостная лента. Отмечу, что социальная сеть (живая лента) не подходит крупным компаниям: писать в нее могут все сотрудники, а значит, что важная информация будет теряться в потоке сообщений.

● Сервисы для сотрудников

Небольшой компании нет смысла автоматизировать согласование отпуска, выдачу справок и запрос копий трудовых книжек. В крупной компании автоматизация позволяет не только значительно ускорить обработку заявок, но и навести порядок. Учитывая, что с апреля 2020 года появилась возможность перевести большую часть кадрового документооборота в электронный формат, можно уже сейчас «оцифровать» массовые кадровые документы и подписывать их через электронную подпись.

● Персонализация контента

Пользователь должен видеть первыми новости своего региона, дни рождения коллег из своего подразделения. Сервисы и пункты меню должны быть адаптированы под роль сотрудника (настроить это помогут разработанные ранее персоны).

Техническое задание решает сразу две задачи:

• Фиксирует требования, помогая рассчитать стоимость и длительность реализации проекта.
• Дает возможность сравнивать между собой нескольких подрядчиков.

Кто должен писать документ

Сотрудник с опытом разработки подобных документов, в идеале – бизнес-аналитик. Если в штате такого специалиста нет, то его можно привлечь под проект или обратиться за услугой подготовки ТЗ к подрядчику. Документ действительно непростой, поэтому делюсь типовым шаблоном в первом комментарии к статье.

Что обязательно включить в ТЗ

1. Назначение и цели создания системы.
2. Организационный объем (в рамках каких подразделений или организаций выполняется проект).
3. Требования к надежности.
4. Требования к безопасности.
5. Требования к интеграции со смежными системами.
6. Требования к дизайну.
7. Функциональные требования.
8. Требования к мобильной версии.
9. Состав и содержание работ (результаты работ).
10. Требования к документированию.
11. Порядок контроля и приемки системы.

О чем помнить при составлении

• Чтобы данные на портале всегда были актуальными, они должны обновляться автоматически. Портал не может быть запущен без интеграции с корпоративными системами Active Directory и кадровой учетной системой (ЗУП, SAP, Босс кадровик). Данные на портале будут отображены именно в том виде, в котором они хранятся у вас в системе. Вручную актуализировать их не получится.
• От того, сколько пользователей будет работать с порталом и как много будет информации очень сильно зависит подход к реализации функциональности, обязательно указывайте справочники, в которых будет много значений.
• Бэкапирование (резервное копирование) данных и отказоустойчивая архитектура закладываются на старте проекта, требования к ним должны быть отражены в техническом задании, а не когда всё уже сломалось.
• На вашем портале будут персональные данные и конфиденциальная информация – позаботьтесь о том, чтобы обеспечить их безопасность и согласие на размещение.

Открывать или не открывать доступ к интернету?

Часто крупные компании по соображениям безопасности не хотят открывать доступ корпоративного портала через Интернет. Сейчас, с вынужденным переходом на удаленку, компании, которые не соглашались на это годами, за пару недель открыли доступ в сеть. Подобные решения обычно принимаются «сверху» – достаточно убедить в этом руководителя. Сегодня есть множество решений, позволяющих сделать доступ безопасным. Приводите пример других компаний, дайте руководителю вашей компании пообщаться с коллегой-руководителем, которой понимает важность доступа извне и согласовал его в своей компании.

Всё и сразу подключать долго, поэтому «слона нужно есть частями»: разрабатывать портал итеративно и внедрять сервисы постепенно. Но есть функциональность, которую не стоит откладывать на потом в силу сложностей интеграций и тяжелой разработки на бэкэнде.

По опыту лучше подключать сервисы в следующем порядке

1. Новостная лента

Новости компании можно запустить, даже если не сделана интеграция с кадровой службой. Для работы этого модуля не нужна организационная структура.

2. Интеграция с Active Directory и кадровой системой

Очень большое количество сервисов завязаны на этих интеграциях и с ними всегда есть сложности, важно начинать данные работы как можно раньше.

3. Адресно-телефонный справочник

По статистике данным сервисом большинство пользуется чаще всего.

4. Документы

Единое хранилище шаблонов корпоративных документов, регламентов, локальных нормативных актов и других документов с функцией ознакомления сотрудников. Это очень сэкономит время ваших кадровиков, при этом может увеличить эффективность работы всего коллектива.

5. В помощь новому сотруднику

Реализовав функции для онбординга новых сотрудников, вы значительно сократите сроки адаптации новичков, а также сэкономите время HR-специалистов.

6. Сообщества (рабочие группы и клубы по интересам)

Организация рабочих групп – один из самых эффективных инструментов современного организационного развития. Работа в группах позволяет преодолевать ограничения индивидуальных компетенций, передавать знания, методы работы, расти профессионально.

Сервисы для сотрудников – не приоритет

Конечно, они необходимы, это важная часть портала. Но к этим сервисам сотрудники не будут обращаться ежедневно. К тому же их невозможно сделать быстро: необходимо корректно описать бизнес-процессы, предусмотреть различные ситуации (отсутствия, увольнения, влияние смежных процессов друг на друга). Часто реализация сервисов требует интеграции с другими системами, и это тоже занимает время.

Рекомендую реализовывать эту часть как самостоятельную, в параллель к остальному проекту – или как проект развития.

Экономить можно и нужно. Главное, делать это с умом.

Как сэкономить при внедрении корпоративного портала

Использовать готовые решения. Взять готовые решения из типового функционала вашей платформы. Есть готовые решения и у компаний, которые предлагают внедрение порталов – типовые модули, которые есть в любом проекте, а также наработки от старых проектов, которые можно доработать под вас.

Интегрировать с другими системами с учетом типовых возможностей выбранной платформы. Как правило, в ней есть коннекторы к наиболее распространенным учетным системам.

3. Использовать готовую документацию, разработанную для других проектов. Даже при высоких требованиях к качеству далеко не всегда нужно делать документацию заново. К примеру, руководство администратора или пользователя корпоративного портала для типовой функциональности не меняется от проекта к проекту.

Использовать готовое мобильное приложение. К примеру, свое приложение есть в «Битрикс24». Его можно настраивать и дорабатывать под вас, это гораздо проще, чем разработать новое.

Делать уникальный дизайн только для главной страницы. Индивидуальный дизайн может очень сильно увеличить стоимость и сроки проекта. Измените только главную страницу, на остальных модулях используйте корпоративные цвета и брендирование, но не меняйте дизайн полностью.

На чем экономить не стоит

1. На создании технического задания. Если у вас нет опыта, не стоит писать его самостоятельно: вы точно сделаете это хуже того, кто это делал многократно. Процесс займет значительно больше времени, чем у профессионала, и, скорее всего, такое ТЗ не учтет все необходимое.

2. На тестировании. Ни один разработчик, даже самый профессиональный, не может написать код без ошибок. Дело не в том, что он плохой или невнимательный, а в том, что человеческий мозг просто не в состоянии проанализировать все варианты исполнения кода и использования функциональности. Сокращая время на тестирование, вы перекладываете эту работу на пользователей. В ответ получите негативную реакцию и нежелание использовать корпоративный портал.

3. На опытной эксплуатации. Запускать портал сразу на всех не стоит. Лучше получить обратную связь от лояльного подразделения, чем негатив со стороны сотрудников всей компании. Вернуть таких сотрудников в портал будет во много раз сложнее, чем привлечь в первый раз.

4. На подрядчике. Сравнивать по стоимости нужно, но этот критерий точно не может быть ключевым: его вес не должен быть более 50%. Если кто-то из компаний предлагает вам стоимость за работы, которая существенно ниже конкурентов, скорее всего, что-то не так. Они невнимательно прочитали задание, они работают с неквалифицированными исполнителями, уходят от налогов, используют серые схемы, демпингуют. Велик риск того, что компания не доделает проект или будет делать его некачественно.

При выборе подрядчика ориентируйтесь на его опыт и референсы. Возьмите контакты его прошлых клиентов, поговорите с ними. Смотрите не на портфолио, а на реальных клиентов.

Всё просто, достаточно

1. Договоритесь командой о дате запуска портала, она должна быть неизменной. Сообщите об этой дате сотрудникам компании, сделайте этот день необычным: украсьте офис, закажите угощения. Сделайте корпоративный праздник по этому поводу, пусть дата запомнится.

2. Заранее подогревайте интерес любопытными и интригующими фактами о процессе разработки и возможностях будущего портала:

● Снимите видеоинтервью с ключевыми лицами, пусть они расскажут, почему этот проект важен для них.
● Повесьте постеры в переговорных, лифтах и других офисных локациях с высокой проходимостью.
● Проведите конкурс на лучшее названия для интранета.

3. Заручитесь поддержкой лидеров мнений до момента запуска портала. Проведите для них отдельное обучение, расскажите о функциях и возможностях — пусть они будут драйверами успеха портала.

4. Не запускайте портал сразу на всю компанию. Проведите полноценную опытную эксплуатацию в одном из подразделений. Если есть недочеты, пусть их найдет лояльное подразделение. У вас будет время, чтобы их исправить до массового запуска.

5. Создайте прямо на портале удобный инструмент для сбора обратной связи, чтобы обращения оперативно поступали и обрабатывались командой поддержки. Сообщайте плановые даты, когда замечания будут исправлены.

6. Настройте системы аналитики. Вам потребуются следующие метрики:

● количество уникальных посещений,
● cтатистика просмотра новостей,
● рейтинг сообщений и публикаций по лайкам,
● кто самый активный автор,
● кто самый активный комментатор,
● статистика использования сервисов и заявок,
● среднее время исполнения заявок.

Это только основная часть метрик, в идеале прикрутить к порталу сервис BI-аналитики и строить большее количество отчетов.