Внедрение корпоративного портала K-Team для Innostage

Innostage - российская ИТ-компания, которая создает проекты по комплексному обеспечению кибербезопасности для предприятий ключевых отраслей экономики и государственных организаций. Предоставляют услуги в области информационной безопасности, системной интеграции, разработки информационных систем и бизнес-решений. В штате более 1 200 сотрудников.

В компании не было единого информационного пространства, инструмента для работы с задачами и планирования, решения для сбора обратной связи и коммуникации в команде. Новости сотрудники получали в почтовой рассылке с большой задержкой.

Специалисты «КОРУС Консалтинг» сделали брендирование портала и за 1 месяц создали MVP - настроили представление оргструктуры, новостей и создали единую базу сервисов. Выполнили интеграцию с 1С, что позволило оперативно выгружать данные по отдельным пользователям, назначениям на должности, отпускам, оргструктуре.

В течение 3 месяцев команда заказчика тестировала новый интранет - собирала статистику и обучала сотрудников пользоваться порталом. На основе обратной связи внедрили новую функциональность: геймификацию с магазином призов, модуль обучения Impact LMS, бронирование рабочих мест.

С главной страницы пользователи могут в один клик перейти во все разделы сайта. В левой части экрана расположено меню навигации, которое не отвлекает от основных блоков портала. Пользователи могут добавить ссылки на часто посещаемые страницы в стандартное меню, чтобы не тратить время на поиск нужного раздела.

Главная страница портала состоит из:

• Сквозных элементов: логотип, быстрый поиск, обратная связь, фото сотрудника с именем и фамилией, блок уведомлений, меню.
• Виджетов: слайдер, быстрые ссылки, баннеры новостей, дни рождения, лучшие сотрудники, новички, опросы.

В телефонном справочнике сотрудники видят полную информацию о коллегах: имя, электронную почту, телефон, должность, департамент и город. Чтобы облегчить поиск, можно использовать настраиваемый фильтр и функциональный блок «Недавно вы искали», который дает быстрый доступ к информации о сотрудниках, с которыми пользователи недавно взаимодействовали.

О компании

На странице собрана основная информация о компании: таймлайн, первые лица, цели, история, реквизиты и контакты.

Филиалы

Для каждого филиала можно создавать отдельные страницы. Сотрудники будут переходить на них и узнавать больше о жизни коллег из другого филиала: бизнес-процессах, событиях, новостях, именинниках, руководстве, достижениях. Кроме того, здесь легко найти реквизиты и контакты.

В этом разделе компания публикует актуальные новости и изменения компании, рассказывает о результатах и планах.

Чтобы сотрудникам было интереснее читать корпоративные новости, реализована функция таргетинга. При публикации сообщения можно выбрать, показать его на всю компанию или только некоторым филиалам и подразделениям. При желании каждый может подписаться на интересный ему раздел и быть в курсе событий коллег.

Один из самых востребованных и важных сервисов на этапе знакомства сотрудников с новым порталом. Находясь на любой странице, они могут поделиться мнением, сообщить о проблеме, задать вопрос по работе портала. Эта информация позволяет оперативно вносить изменения в портал так, чтобы он стал более удобным и ценным для сотрудников.

Чтобы структурировать информацию, модератор может настроить список тем обращений. Создавая обращение, сотрудник нажимает на кнопку, выбирает подходящую тему и вводит текст. После отправки запрос поступает на обработку ответственному сотруднику.

Администраторы портала имеют доступ к подробной статистике и могут отслеживать важные метрики: список часто посещаемых страниц, просмотры и комментирование новостей, самые активные пользователи портала и другие. Эта информация позволяет создавать востребованный у пользователей контент и определять лидеров мнений, чтобы повышать вовлеченность команды в интранет.

В этом разделе размещаются ответы на часто задаваемые вопросы, что позволяет снизить нагрузку на руководителей и минимизировать число ошибок. Если пользователь не нашел нужную информацию, он может самостоятельно задать вопрос, заполнив форму. Когда модератор на него ответит, сотрудник получит уведомление на портале.

На странице с вакансиями пользователи видят, каких сотрудников компания ищет в данный момент. Каждый желающий может откликнуться на интересную для него вакансию или предложить кандидата в один клик, нажав на кнопку «Предложить друга» или «Откликнуться». После этого нужно заполнить короткую форму и отправить резюме.

Отклики поступают напрямую ответственному HR-менеджеру в раздел «Статистика».

В личном кабинете сотрудник видит полную информацию о себе: персональные данные, подразделение, непосредственного руководителя, даты запланированных отпусков, информацию о постоянном рабочем месте и компетенциях. Из личного кабинета можно быстро перейти в избранные сервисы, список которых каждый сотрудник настраивает самостоятельно.

При клике на кнопку «Отпуск» пользователи могут ознакомиться с графиком отпусков коллег, в «Мои запросы» – увидеть статус исполнения всех обращений.

На вкладке «Сервисы» пользователи могут воспользоваться:

• Кадровыми сервисами: заполнить заявление на отпуск или отгул, заказать справку или расчетный листок
• Сервисами АХО: заказать поездку или доставку документов
• ИТ-сервисами: запросить доступ в информационные системы
• Сервисами развития персонала: оставить заявку на обучение, запросить доступ к библиотеке Альпина
• Проектными сервисами: увидеть учет трудозатрат по проекту
• Сервисами «Бенефиты»: оставить обращение по ДМС или запросить добавление в программу лояльности
• Заявками на партнерство с вендором
• Иным заявкам
  

Каждый сервис можно добавлен в «Избранное», кликнув на звездочку. После этого он отобразится в поле быстрого доступа в Личном кабинете пользователя.

Каждый из перечисленных сервисов можно создать самостоятельно с помощью «Конструктора сервисов» за 1 или 2 шага, если требуется согласовать его с руководителем.

Новые заявки поступают ответственным администраторам и отображаются в их личном кабинете.

За стаж, день рождения, активность на портале, победу в конкурсах и так далее сотрудники получают бонусные баллы - внутреннюю валюту. Ее можно обменивать на товары из магазина подарков или передавать на благотворительность.

Магазин подарков состоят из 7 разделов:

1. Контентная страница «О магазине»
   
2. Каталог товаров с возможностью выбрать цвет и размер товара, если цветовая гамма и размерный ряд настроены
   
3. Детальная карточка товара с подробными характеристиками
   
4. Подбор параметров по цене
   
5. Корзина пользователя
   
6. Передача валюты на благотворительные цели
   
7. Персональный раздел
   

Одним из самых востребованных модулей нового корпоративного портала стало «Бронирование рабочих мест на карте офиса», объединившее в себе сразу два решения.

Теперь сотрудники могут:

• Посмотреть карту помещения
  
• Забронировать доступный стол для себя или коллеги
  
• Найти и зарезервировать за собой постоянное рабочее место
  
• Ознакомиться с информацией о сотруднике, который выбрал себе постоянное рабочее место
  
• Просматривать свой журнал бронирования
  
• Отменять, редактировать и завершать бронирования
  
• Получать быстрый доступ к информации «о рабочем месте» или «где сотрудник сегодня» в личном кабинете

Интранет для Innostage внедряется поэтапно. Сейчас на корпоративном портале уже есть оргструктура, магазин подарков, новости, личный кабинет, вакансии и многое другое. До конца 2023 года компания планирует внедрить модули для адаптации, оценки персонала методом 360 и базу знаний, которая позволит организовать удобное хранение корпоративных документов.

Личный кабинет сотрудника будет дорабатываться так, чтобы каждый мог быстро подать заявление на отпуск, увидеть свои KPI и отследить динамику по задачам. В ближайшей перспективе пользоваться порталом начнут все сотрудники Innostage, для этого руководство компании разрабатывает план вовлечения с учетом возраста и специфики работы специалистов.