Разработка корпоративного портала на "1С-Битрикс24" для компании Step

Step – российская генподрядная компания, специализируется на рынке гражданского и промышленного строительства с 1993 года.

Компанией реализовано более 200 проектов по заказу компаний из 22 стран. В компании работает больше 400 человек.

Step часто сталкивается с непростыми задачами, имеет дело с предприятиями, требующими крайне сложных инженерных решений. Компания строит объекты в условиях вечной мерзлоты, среди тайги и болот, в условиях исторической застройки и там, где в радиусе сотен километров нет цивилизации.

Головной офис находится в Санкт-Петербурге, а география строительства распределена по всей России и даже за ее пределами. Из-за такой распределенности команды чувствовалась нехватка прямой коммуникации между специалистами. При этом инструментов, объединяющих сотрудников и позволяющих делиться опытом, в компании не было.

Для этого решили:

• Создать единое информационное и рабочее пространство для всех сотрудников офиса и строительных площадок

В 2019 году компания активно росла, численность сотрудников увеличилась на 30%, и в 2020 году тенденция продолжилась. Адаптировать новичков стало сложнее, перед компанией остро встали вопросы: как знакомить сотрудников друг с другом и объединять людей, находящихся в разных городах страны, делиться опытом и победами?

Острее стояла необходимость работы со знаниями. Мало использовались отработанные кейсы, многое делалось заново. В компании нужно было не только накапливать экспертизу, но и научиться эффективно распространять ее и применять в новых проектах.

Если подытожить, компания столкнулась со следующими сложностями:

1. Рассылки и встречи не дают сотрудникам возможность получать нужный объем информации о компании, проектах и сотрудниках. Часть формальной и неформальной информации распространяется стихийно.

2. Нет возможности обмениваться знаниями и опытом, накопленными внутри проектов.

3. Не автоматизированы внутренние процессы и заявки в компании, в том числе те, которыми пользуются все сотрудники (например, HR, ИТ-сервисы).

В результате, в компании приступили к организации внутренней коммуникации сотрудников путем внедрения корпоративного портала.

Как правило, разработку корпоративного портала мы начинаем с полноценного обследования внутренней среды компании. Такой подход обеспечивает грамотную расстановку приоритетов и помогает не упустить важную для сотрудников функциональность. Кроме того, чтобы правильно приоритизировать функциональность будущего портала необходимо четко понимать его целевую аудиторию. Для этого мы рекомендуем использовать метод персон. Персона — это не описание реального человека, а обобщенный портрет целевой группы людей. То есть искусственный персонаж, описание которого основано на сведениях о реальных людях. После того, как вы разбили сотрудников на сегменты и поняли, каких персон в вашей компании больше всего вы можете понять, какими сервисами будут пользоваться все сотрудники, какими только часть, с каких устройств и при каких обстоятельствах.

В компании Step ключевые персоны распределились так:

После детального сравнения нескольких интранет-платформ, заказчик выбрал Битрикс24. Основными критериями при выборе платформы стали:

Главной странице интранета мы всегда уделяем особое внимание – ведь это "лицо" корпоративного портала, от которого во многом зависит его эффективность. Для компании Step мы разработали брендированную главную страницу и расположили на ней несколько самых важных для сотрудников блоков:

1. Новости компании и важные сообщения
2. Полезные ссылки на ресурсы портала с возможностью индивидуального управления и настройки под себя
3. Живая лента
4. Сообщества: с возможностью вывода только «Избранных» сообществ
5. Дни рождения и благодарности

В результате через главную страницу сотрудники получили удобный и интуитивно понятный путеводитель по всей интранет-сети, который помогает быстро и эффективно решать рабочие задачи и быть в курсе важных новостей и событий.

Очень важным и полезным инструментом информирования стал блок новостей. Для того, чтобы привлечь к нему внимание сотрудников, было решено для подачи использовать модуль «Сайты». Таким образом, блок новостей оформлен в привычном для пользователя Интернета дизайне и имеет удобный для чтения формат. Также мы разработали особый информационный баннер, с возможностью пролистывания анонсов новостей. Не обратить внимание невозможно. Поэтому новости читать сейчас очень приятно, прекрасное содержимое ложится на живую подачу и возможность комментирования.

Модуль строительных проектов стал своего рода информационным центром для распределенной команды компании, он позволяет сообщать всем о том, какие строительные проекты ведутся или велись, накапливать экспертизу и делиться опытом. С его помощью можно легко получить информацию о проекте, его руководителях и ассистентах проектов. Кроме того, модуль позволяет настроить гибкую систему работы по проекту внутри команды.

Модуль включает в себя следующие информационные блоки:
1. Команда проекта
2. Описание проекта
3. Видеотрансляция
4. Особенности проекта
5. Фотогалерея

Компания активно растет и взаимодействие новых сотрудников с корпоративным порталом должно быть простым и прозрачным, поэтому решили сделать максимально быстрый доступ к службе поддержки, чтобы возникающие вопросы решались «здесь и сейчас».

1. При возникновении любых вопросов по работе на портале пользователь может нажать на кнопку «Поддержка портала». Откроется час с технической поддержкой.
2. Настройка ответственных за чат происходит в административной части портала.

Для проведения опросов в компании реализован блок «Опросы». Можно проводить как массовые – на всю компанию, так и таргетированные – видны пользователям, которым были адресованы. Результаты опроса можно выгрузить в формате Excel. Опросы могут проводиться в различном формате: опросы, голосования, их результаты можно опубликовать на портале. Используя разграничение прав доступа, можно управлять доступом сотрудников к участию в различных опросах, а также к просмотру результатов.

Особенности блока:
1. Отображение опроса на главной странице
2. Улучшенный дизайн
3. Разные типы вопросов: открытые, закрытые, с использованием чек-боксов
4. Различные виды отображения результатов опроса

На корпоративном портале каждый сотрудник может создавать два вида сообществ: профессиональные и по интересам.

В профессиональных решают рабочие задачи, делятся опытом и успешными кейсами, рассказывают об ошибках, которые можно избежать.

Сообщества по интересам объединяют единомышленников: любители спорта, рыбалки, онлайн игр и другие

С помощью системы аналитики можно посмотреть статистику по количеству уникальных пользователей в каждом сообществе: здесь видно какая группа самая популярная и посещаемая, а какая из них потеряла актуальность.

Раздел «Личный кабинет» состоит из профиля сотрудника и персональной области.

Профиль сотрудника доступен для публичного просмотра, содержит фото и контактные данные, сведения о руководителе и положение в структуре компании.

Персональная область доступна для просмотра только самим сотрудником, содержит:

1. Уведомления об изменении статусов направленных заявок/справок/запросов
2. Информацию об отпусках, отсутствиях, больничных
3. Уведомления об активностях и обновлениях в профессиональных сообществах
4. Информацию о социальном пакете
5. Календарь мероприятий

Из личного кабинета сотрудник может фильтровать контент, который видит на главной странице корпоративного портала: подписываться на определенный новости, выводить избранные сообщества и т.д.

Для информирования коллектива об актуальных вакансиях компании разработан блок «Вакансии» в виде списка последних вакансий со ссылкой «Все вакансии», ведущей в раздел с полным перечнем актуальных вакансий.

При клике на вакансию открывается карточка с её полным описанием: локация, должность, требования, условия и другие данные. У пользователя есть возможность отправить резюме либо рекомендовать друга на вакансию, при этом письмо автоматически формируется и отправляется на почту ответственного HR специалиста.

Модуль содержит блок аналитики, где можно посмотреть статистику откликов на вакансии

Любой сотрудник компании может разместить пост в живой ленте. Коллеги его увидят и по желанию оставят комментарии.

Большая часть сотрудников работает «в полях», а значит, у них на вооружении ноутбуки и телефоны. Мы это учитывали при разработке интерфейса портала, создали мобильную версию с адаптивным дизайном. Чтобы инструмент использовался сотрудниками каждый день, с ним должно быть удобно взаимодействовать, даже когда ты находишься на стройплощадке. Все корпоративные сервисы и модули доступны в смартфоне или планшете.