Разработка личного кабинета на "1С-Битрикс24" для ПАО «Банк «Санкт-Петербург»

Банк «Санкт-Петербург» – один из крупнейших частных банков России. На 1 июля 2020 года в банке обслуживается свыше 2 миллионов частных лиц и 50 тысяч компаний в 66 офисах в Санкт-Петербурге, Ленинградской области, Москве, Калининграде и Новосибирске, включая представительства в Краснодаре и Ростове-на-Дону. Банк занимает 15 место по объему активов среди российских банков (по данным информационно-аналитического агентства «Интерфакс»). Акции банка торгуются с 2007 года, включены в высший котировальный список Московской биржи с кодом BSPB. Подробнее о Банке: www.bspb.ru

На каждого сотрудника банк оформлял десятки документов: заявления, приказы, листы ознакомления с нормативными документами и прочее. В результате компания теряла массу времени на оформление, сбор подписей и поиск документов, несла огромные затраты на содержание бумажных архивов. Понимая все риски и затраты кадрового бумажного документооборота, банк принял решение переходить на электронный формат взаимодействия.

Команда «КОРУС Колсалтинг» уже давно тесно взаимодействует с банком – ранее ИТ-компания внедрила корпоративный портал на платформе «1С-Битрикс24» и на его основе разработала базу знаний.

В результате последнего проекта у банка появилась единая система для хранения нормативных документов в электронном виде. Логичное и перспективное развитие – встраивание механизма ознакомления сотрудников с документами и их подтверждение с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Действовать решили поступательно и проект разбили на три этапа:

1. Ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА) и информационными документами с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
2. Планирование, оформление отпусков и командировок с применением УКЭП.
3. Автоматизация кадрового делопроизводства: подпись должностных инструкций в электронном виде с применением УКЭП, заявки на подбор персонала и др. кадровые процессы.

Банк «Санкт-Петербург» является аккредитованным удостоверяющим центром и может самостоятельно выдавать УКЭП. Это важный момент, так как без него реализовывать проект было бы дороже: подписи необходимо покупать каждый год, а это миллионные затраты, учитывая, что в штате банка более 4000 сотрудников.

И так, подписи есть, а для технической реализации электронного кадрового документооборота нужны система кадрового учета и система для ознакомления и подписания документов. При этом, последняя должна обеспечивать удобный, понятный и простой механизм ознакомления и подписи документов.

Лучше всего в качестве такой платформы подошел корпоративный портал банка на платформе «1С-Битрикс24», а личный кабинет сотрудника на портале стал единой точкой работы и подписания документов УКЭП.

Проект был реализован совместно с командой банка по гибкой методологии Agile. Весь процесс разработки был разделен на спринты, каждый из которых длился 2-4 недели. Результат каждого спринта – готовая функциональность, или небольшой релиз. Это позволило лучше планировать работу и завершить проект в установленные сроки.

Мы организовали единую точку работы и подписания документов ЭЦП на портале. При регистрации документа в Базе знаний, авторами формируются списки ознакомления, после чего сотрудники там же видят задания на ознакомление со сроками исполнения.

Ознакомление сотрудников с внутренними нормативными и информационными документами с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Процесс публикации новых документов осуществляется в базе знаний и включает несколько этапов согласования. Автор документа может увидеть на каком этапе находится публикация.

Далее запускается механизм ознакомления. Он максимально удобный и прозрачный:

1. Выпускающий редактор WIKI-БСПБ (базы знаний) может создавать и изменять группы пользователей для рассылки. В группе можно указывать как должности (ролевая маршрутизация), так и конкретных исполнителей. Если указаны должности, то рассылка будет выполнена всем сотрудникам, которые занимаю эти должности в указанном подразделении.
2. Автоматически создаётся задание на ознакомление для соответствующих сотрудников.
3. При увольнении сотрудника или уходе в декретный отпуск задания на ознакомление автоматически закрываются с соответствующей отметкой.
4. При приёме нового сотрудника или выходе после долгосрочного отсутствия, например, из декретного отпуска, автоматически формируются задания на ознакомление с новыми редакциями документов, при этом отправляются только актуальные документы, с которыми должен ознакомиться сотрудник в соответствии с занимаемой должностью. Документы, с которыми сотрудник был ознакомлен ранее (до ухода в декретный отпуск) не отправляются.
5. В личный кабинет работника и его руководителя поступают уведомления, если задание не завершено в срок.
6. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления. После формирования реестра по заданным параметрам его можно выгрузить в Excel.

Для оперативности при отправке на ознакомление можно использовать созданные ранее группы рассылки, а также добавлять новых участников (по подразделениям, должностям или пофамильно). После отправки сотрудник может просмотреть, кому отправил задания и при необходимости отозвать их.

При приёме на работу новому сотруднику автоматически отправляются на ознакомление актуальные внутренние документы в соответствии с занимаемой должностью.

Подписание листа ознакомления с документом с применением УКЭП

После ознакомления с документом виза сотрудника добавляется в лист ознакомления:

Сотрудник может отказаться подписывать документ, в этом случае автоматически создается Акт об отказе. После подписания Акта в Систему добавляется скан в формате PDF, акт подписывается УКЭП и задание на ознакомление можно отменить.

Процессы планирования, оформления и согласования отпуска будут проходить на портале через личный кабинет сотрудника. В текущий период эта функциональность тестируется в пяти дирекциях банка с последующим масштабированием на всю компанию. Каждый работник может посмотреть, какое количество дней отпуска у него осталось или уже использовано и сколько дней пропустил, например, по болезни. У руководителя есть удобная функция планирования – он в любой момент может посмотреть график отпусков по своему подразделению.

Весь процесс планирования, оформления и согласования отпуска проходит на корпоративном портале через личный кабинет сотрудника:

• Формирование заявления на отпуск/перенос отпуска и подписание УКЭП
• Согласование заявления на отпуск
• Оформление приказа о предоставлении отпуска
• Подписание Выписки из Приказа с применением УКЭП (контроль сроков подписания Выписки)

Отсутствия всех сотрудников или отдельного работника можно посмотреть в графике отсутствий. Инструмент удобен тем, что наглядно отображает информацию как фактических, так и плановых отсутствий: командировки, больничные, отпуска и отсутствия по другим причинам консолидированы в одной таблице.

Процессы, связанные с командировками также реализованы через личный кабинет, и в ближайшее время будут запущены в работу. Вся информация о командировке – данные участников, маршрут, даты, билеты, бронирование гостиницы и согласующие лица – будут указываться в личном кабинете, и заявка после заполнения будет отправляться на проверку и согласование с руководителем.

Заказ справок и копии трудовой книжки

В личном кабинете можно оформить запрос на подготовку всех справок и копии трудовой книжки:

Запрос формируется автоматически – соответствующее задание получит ответственный сотрудник бухгалтерии или отдела кадрового делопроизводства. После подготовки справки сотрудник получит по почте уведомление о готовности с указанием способа получения документа.